新时期下岗失业人员档案管理创新策略

2018-11-25保山市昌宁县人力资源开发服务中心段竹芳

办公室业务 2018年22期

文/保山市昌宁县人力资源开发服务中心段竹芳

近年来，随着国内国外经济形势的逐渐低迷，中国的部分企业为了自身的发展不得不裁员，更有甚者，因为经济的不景气而破产倒闭，这些问题的发生都导致了中国失业人员的增多，为了使失业人员再就业，需要相关部门做好档案管理工作。下岗失业人员作为目前社会中的弱势群体，需要相关政府工作人员给予这类群体更多的关注和重视，特别是对下岗失业人员档案管理工作的重视，因为档案关系着下岗失业人员的再就业和以后办理其他事项。档案主要记载这部分失业人员的个人信息、工作经历、思想品德、工作年限及表现等，这些信息恰好为以后失业人员再就业提供了参考。

一、下岗失业人员档案管理工作存在的问题

（一）职工档案由多个部门管理，职责分工交叉重叠。企业改制后，原工人身份的下岗失业人员档案已移交县职业介绍服务中心托管，实行社会化管理。但原干部身份的下岗失业人员档案仍滞留在县人事局，这样不利于下岗失业人员养老保险关系接续，给将来办理退休手续，领取养老保险金等带来不必要的麻烦。

（二）下岗失业人员档案管理混乱，查找困难。企业改制时，由于移交下岗失业人员档案需要一笔费用，有些企业或企业主管部门不愿意为职工出这笔费用，下岗失业人员档案至今仍滞留在改制重组后的企业或原企业主管部门中或暂归留守处管理，造成管理混乱、查找困难，给下岗失业人员办理最低生活保障、落实有关优惠政策、到龄办理退休等带来极大的不便，严重损害了下岗失业人员的切身利益。如县国营水泥厂、国营化肥厂改制后下岗失业人员档案仍滞留在留守人员个人手里或重组后的企业公司，部分乡镇供销社改制后下岗失业人员档案仍滞留在单位，至今没有向县职业介绍服务中心办理移交手续。

（三）档案材料的客观性、准确性、完整性差。具体表现有：第一，档案材料不全。如缺招工录用、转正定级手续，历次调资手续不全，劳动合同不连续，解除劳动合同协议书没有装入个人档案。有的复转军人只有安置手续，入伍、退伍档案仍滞留在武装部或民政局，没有并入职工个人档案，对工龄的连续计算造成很大困难，在企业改制按工龄发放经济补偿金时出现了很多上访的现象。第二，对同一事项前后记录不统一。如职工名字、出生时间、档案年龄与身份证不一致、参加工作时间、工种记录不清、从事特殊工种时间等，导致下岗失业人员不能按规定办理退休，直接侵害了职工的合法权益。

二、下岗失业人员档案管理工作的几点建议

（一）明确改制企业下岗失业人员档案管理的机构及其职责，保证下岗失业人员档案管理的连续性，从根本上解决下岗失业人员、灵活就业人员以及退休人员的档案归属问题。企业的下岗失业人员，档案全部移交劳动部门的职业介绍服务机构，实行劳动事务代理，重新被用人单位招用的，由职业介绍服务机构将本人档案移交用人单位；改制企业已办理手续的退休人员，其档案在企业改制时一并移交县劳动保险事务所进行统一代管。”县职业介绍服务中心为托管档案的下岗失业人员办理养老保险接续、医疗保险参统、最低生活保障申报以及到龄职工退休等手续，解除他们的后顾之忧；县养老保险所依据职工档案为已退休的下岗失业人员办理养老金调整以及年检认证等手续，为维护下岗失业人员的切身利益起到了积极的作用。

（二）实行集中管理，提供专门场所，确定专人负责，配备专柜保存，避免改档、失档等违反档案管理规定的行为，确保下岗失业人员档案的完整、真实和安全。县职业介绍服务中心确定档案管理专业人员，建立档案室，配备档案密集柜、电脑，将下岗失业人员档案信息录入微机，进行现代化管理。在咨询、审档、存档、调档和审工龄、办理退休等一系列工作中都有严格的制度，规范管理。截止2010年10月底，县职业介绍服务中心共接收37户改制企业3125名下岗失业人员的档案，为495名到龄下岗失业人员办理了退休手续，受到了下岗失业人员的一致好评。

（三）档案材料不全问题的处理办法。企业职工档案丢失或短缺，在企业改制移交档案时，企业应充分利用各综合档案馆馆藏档案，为丢失档案人员提供依据，及时补办档案材料。特别是涉及职工特殊工种、工龄认定的，直接影响到职工退休时间和养老金的领取标准，企业更应高度重视，积极为职工寻找依据，在移交档案前补全有关手续。档案丢失暂时无法补办的应由劳动和社会保障部门进行劳动关系确认。下岗失业人员可以通过劳动关系确认书办理社会保险等相关事宜。

三、下岗失业人员档案管理工作应采取的对策

（一）进一步提高认识，增强责任感，面对改制、破产企业现状。一是各级领导要进一步加强对下岗职工档案处置工作重要性的认识，将档案的清理处置工作列入议事日程。严格执行《劳动法》和《档案法》健全档案管理制度，保证职工档案的完整性、真实性。二是要组织劳动人事部门工作人员做好下岗失业档案的收集工作。引起相关部门对档案收集、管理的重视和利用。三是及时和县（区）就业服务部门联系，做好下岗失业职工档案移交工作。使下岗失业人员的档案及时转到就业部门保管，以便于对档案的利用，以及享受国家的各项优惠政策。

（二）进一步完善失业人员档案管理体制。认真贯彻“依法治档，科技兴档，强化服务，发挥效益”的工作方针，使下岗失业人员档案管理工作走上规范化、标准化、科学化、法制化轨道，需对现行下岗失业人员档案管理进行改革和完善，做到方便、快捷、准确地为下岗失业人员服务。

（三）加强基础失业人员档案的设施建设。加快下岗失业人员档案工作基础设施建设步伐，改善档案保管环境，是档案管护的客观要求，是保护下岗失业人员档案的重要举措。县（区）就业服务部门应设置必要的符合要求的档案专用库房，档案阅览室，购置必要的档案箱柜、灭火器、温湿显示仪和档案管理所需用具等。有条件的还应购置去湿机、加湿器、扫描仪等现代管理设备，为有效保管保护好下岗失业人员档案创造条件。

（四）强化失业人员档案管理监督和指导。档案行政管理部门和就业服务部门应加强对县（区）下岗失业人员档案工作的指导，协助县（区）就业部门有计划、有步骤地对下岗失业人员档案工作进行业务指导，发现问题，及时解决。

（五）进一步规范失业人员档案业务建设。一是加强档案法制宣传教育。通过对《劳动法》和《档案法》等法律法规的宣传学习，使档案工作人员明确下岗失业人员档案管理工作职责，掌握有关档案工作的法律法规，学会依法治档。二是加强档案业务培训。上级主管部门要经常组织相关工作人员开展劳动力培训，逐步提高其工作技能，达到学以致用，学了会干的目的。三是加强计算机网络技术的学习，掌握现代档案管理手段。

（六）充分发挥失业人员档案信息作用。县（区）下岗失业人员档案管理工作人员，要做到对库房档案信息了如指掌、如数家珍，除准确、快速提供利用档案信息外，还应根据下岗失业人员在劳动就业，政府扶持，退休申办的需要，主动热情服务，充分发挥失业人员档案信息的凭证作用。