略论民政档案的管理现状

文/山东邹城市民政局 李养峥

民政档案资料记录了民政工作发生发展的历史过程以及取得的重要成就，是开展民政业务工作和进行民政史研究必不可少的重要资料。民政档案资料管理工作是民政工作的重要组成部分，包括制定民政档案管理的规章制度并组织实施，检查、指导、监督民政系统的档案资料工作，收集、保管、编研民政档案资料并提供利用，向国家综合性档案馆移交档案等。鉴于民政档案资料的重要性，如何更好地加强对民政档案的管理与利用，逐渐被提上日程。

一、民政档案的形成特点

（一）形成内容的专指性和丰富性。由于民政部门涵盖多个专业业务，每种专业档案反映着特定的专业活动，因此，从内容上看每种专业档案都具有专指性。如婚姻登记档案反映人们婚姻登记情况，收养档案反映儿童的收养情况，将各种专业档案综合起来考量，就构成了民政专业档案内容的丰富性。

（二）形成过程的直接性和档案管理的动态性。每种专业档案都是在业务活动过程中直接形成的，是该项专业活动形成的副产品。如婚姻登记、社会组织登记等工作形成的文件材料绝大多数是格式文件、弹性表格等。业务工作的连续性和动态性决定了业务文件材料和业务档案管理是一个动态的过程。如城乡低保审批管理工作、伤残抚恤人员审批管理等。

（三）形式的多样性和同定性。民政的各个专业既有纸质档案，又有特殊载体档案。既有文字、图表、音像为记录手段的档案，又有电子档案。各个专业有特定种类的文件材料，数量繁多，规格不同。另外，专业档案的形式是固定的，不仅载体固定，如纸质档案、特殊载体档案，而且又根据各自形成领域，有固定的文件名称和结构形式。

二、民政档案管理现状

鉴于以上所述民政工作的特点，决定了民政部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案还需直接为社会提供利用，为广大民政对象服务，这种情况在县(区)级民政部门表现得尤为突出。

长期以来，在各级地方档案行政管理部门的监督和指导下，各地民政档案工作有了很大发展。各级民政部门对档案工作比较重视，在贯彻落实档案管理法律、法规方面采取了一些措施。民政档案部门一般都设有专职或兼职档案管理员，配有综合档案室；对机关文书档案、财会档案的管理比较规范，社团登记、婚姻登记、收养登记、勘界、地名等专业、专门档案材料，也按有关要求进行了立卷归档；并且开展了档案利用工作，为各项民政工作及广大民政对象服务。长期以来，在各级地方档案行政管理部门指导下，各地民政档案工作取得了很大进展，但是也还存在着一些问题：

（一）不少地方的民政部门没有实行档案综合管理。民政厅(局)办公室作为本机关主管档案工作的职能部门，未能按照有关规定要求集中统一管理机关各部门形成的全部档案，充分履行应有的管理职责，致使机关部分专业、专门档案的管理和直属企事业单位的档案工作处于放任自流的状态。

（二）档案管理规章制度不健全。一些地方民政部门只有文件材料的归档制度，没有档案保管、查(借)阅等方面的制度及档案管理人员的岗位责任制；各地普遍缺少机关档案综合管理和专业、专门档案管理的制度，目前，民政系统除1983年制定的《全国地名档案管理暂行办法》和1997年颁布实施的《勘界档案管理暂行规定》外，多数专业、专门档案基本上没有全国统一规范的管理办法和管理标准。

（三）对机关全部档案缺少必要的总体分类。长期以来，一些地方民政部门对档案没有进行总体分类；有的虽然作了分类，但又各不相同，五花八门，例如将安置对象档案、优抚和社会救济对象管理档案列入财会档案、文书档案或人事档案等等，管理很不规范。

（四）档案保管条件较差。相当一部分地、县级民政部门没有档案保管专用库房或专用设备，一部分档案柜仍是陈旧的木质文件柜，既不能防火、防鼠、防虫，又不能隔潮，对于长期保存档案十分不利。

三、今后民政档案工作的几点建议

今后一个时期的民政档案工作要与形势发展相适应，从民政档案管理的实际情况出发，全面贯彻落实有关法律法规，积极配合档案行政管理部门，以实现档案法制化、规范化、现代化管理为目标，以实行档案综合管理为手段，进一步提高民政档案的管理水平。

（一）进一步完善管理体制，明确管理职责。根据《中华人民共和国档案法》规定的各项原则，各级民政部门的档案工作要继续认真接受同级档案行政管理部门的监督和指导，在一定范围内对民政系统的档案工作进行必要的监督和指导；通过制定某些专业、专门档案的管理办法和业务标准，推行档案综合管理；召开有关档案工作会议，组织经验交流，开展业务培训等，加强对各类民政专业、专门档案的管理。

（二）大力开展机关档案综合管理。鉴于民政部门档案的复杂性，各级民政档案部门要认真按照有关规定的要求，切实履行应有的管理职责。通过档案综合管理的形式，将本机关的全部档案尤其是各业务部门形成的专业、专门档案，进行集中统一管理，决不能对其不管不问、放任自流。同时，还要加强对直属企业、事业单位档案工作的监督和指导。

（三）建立健全规章制度，加强民政档案法制建设。增强档案法治观念，是加强民政档案法制建设和民政事业发展的需要。各级民政部门要依据国家有关法律、法规，结合自身实际，建立健全档案管理的各项规章制度。根据多数民政专业、专门档案缺少统一规范的管理办法和管理标准的情况，民政部档案资料馆将积极会同国家档案行政管理部门及有关业务部门，在充分调查研究的基础上，抓紧起草制订各种业务档案管理规章。

随着档案部门的数字化发展，各级民政部门应当立足当前，着眼未来，积极采取措施，努力掌握现代科学技术知识，加快档案管理信息化建设，以逐步实现民政档案管理的现代化。