档案管理过程中的主要问题以及应对措施

文/白城市水利勘测设计院 王妍

一、档案管理的一般工作流程和要点

在档案管理中存在的问题都是在具体的工作中发现的，其具体的工作流程主要是档案资料的收集、档案信息的归类、存入档案库、借用与回还、销毁和清查维护等过程。

在档案管理工作之中，有两部分内容值得注意，其一，档案的收集交接过程都是由工作人员来完成的，负责提交、申请使用的人员属于非专业的档案管理人员，负责收集、整理归档的人员属于专业的档案管理人员，因此其中需要做好共同协调，在专业人员的主导中进行工作。其二，由于档案管理中所涉及的人员、资料范围十分广泛，因此规范化的流程、相应的技术对于保证档案管理工作顺利进行具有重要意义。多数问题，都囊括在以上两部分内容中。

二、档案管理工作中存在的问题及应对措施

（一）人员因素产生的问题及应对措施。1.档案管理人员的专业素质不足及应对措施。在档案管理过程中，人员因素对工作产生着具体的影响，由于档案管理员的专业素质不足，会使得档案管理过程中问题的出现增多。在档案的收集管理工作中，需要人员对于分类和规划的清晰把握，随着企业的不断发展，档案的分类细化过程需要跟随实际的发展过程做出规划性的调整。电子信息技术的应用已经十分普遍，在一些企业中，管理人员由于不能跟随着行业的进步而对自我调整完善，对于电子技术掌握力度不足，以及电子档案系统不能够充分利用，甚至在使用过程中产生问题。专业的档案管理人员应该随社会进步的步伐，树立终身学习的观念，在工作中不断地对自我的专业知识进行学习。企业和单位应该对人员进行定期的技术学习安排，并在其后进行考核。以确保人员的知识更新速度和发展需要相匹配，保证学习的质量，使培训真正能对工作产生帮助。2.档案收集和借用工作中的人员因素问题及应对措施。由于整理工作需要对各部门的信息进行整理，又有各部门的使用借还，因此交接工作也是档案管理的重要组成部分。在档案的交接过程中，注意内容的正确性和完整性，在一些情况下，部门内部没有专门的资料管理者，资料管理人员需要对部门内部的工作有充分了解，以便于资料的整理归纳。在资料借用过程中，流程的完整进行是对于档案资料工作的有力保障，除此之外，档案管理人员要对不按时归还档案的人员进行及时催还，保证档案的安全和循环使用。并且对于档案进行定期的整理和清查工作，在这个过程中，注意防止档案出现脱漏的状况。

（二）流程和技术因素产生的问题以及应对措施。1.流程因素产生的问题以及应对措施。在现代的行政管理制度中，对于资料档案管理的流程方案，已经达成了共识。这套流程适用于大多数企业和单位的档案管理工作，但是在不同的情况下会有不同的问题产生。应该以企业以及单位的现实发展状况作为流程制定的指导方向，在参考公共流程的同时，结合企业自身情况和各部门相互协调配合，制定出最实用的个性化档案管理工作流程，为实际的管理提供便利。甚至可以采用简化简易的流程，提高档案管理工作的工作效率。2.技术因素产生的问题以及应对措施。电子信息管理系统的应用已经十分广泛，甚至于手机办公、移动办公的应用都出现在当代人的日常生活中。在一些企业和单位，仍旧以传统的实物资料信息档案储存为主。事实上，在现代化的档案管理过程中，电子化的趋向已经十分明显，甚至在我国最专业的古籍档案整理领域中，电子资料的应用已经十分普遍。传统的实物性档案在现代的档案管理手段中，重要程度已经在渐渐地下降。因此企业需要及时关注电子信息档案管理系统的发展动态，及时引进先进的电子系统并对人员进行培训。

电子档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，电子档案管理系统既可以自成系统，向企业提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

三、充分认识档案管理工作的重要性

在目前，许多企业和单位，仍然不能充分认识到档案管理工作的重要性。因此在档案管理工作中的投入不足。然而在实际的工作工程中，许多问题都可以从以往的发展经验中得到解决办法，档案资料的完备，为经验的应用提供准确的支持。因此，管理者应该充分认识档案管理工作的重要性，档案管理人员也需要正视自己的工作意义。

四、结束语

档案的管理保存即为单位发展过程中具体的发展过程表现、结果的具体记录，其中人员、技术、财务、业务等多种资料都得到了归纳管理。这些档案的充分利用，可以为下一步的计划制定、预应问题的应对提供有效的参考；推动工作的持续进行对于工作目标的明确、工作效率的提高都具有推动作用，通过各种细节的完善，使企业整体得到发展。