大数据时代档案安全管理新理念新方法

文/湘潭市桥梁维护管理处 陈国姣

档案信息安全问题，关乎党和国家、人民群众的根本利益。如何全面提升档案部门的安全管理能力，建设以现代先进技术为手段，以档案规范管理为支撑，以制度建设为保障的档案安全管理体系，是档案工作面临的课题。

一、大数据时代档案安全工作面临的新问题

面对各种档案特别是数字档案快速增长，加上档案安全意识淡薄、保管条件差、防范措施不到位，管理不严、自然灾害频发等多种原因，档案实体安全和信息安全存在许多隐患：一是信息系统缺乏抵御灾害的能力。信息形成过程中缺乏安全监控手段，电子信息在传输过程中易造成信息泄露。数据库、电子文件既无备份，也无过硬的保护、保密措施，绝大多数单位没有实行重要文件异质异地备份，一旦发生计算机使用者操作失误、计算机病毒感染或自然灾害，就会导致数据丢失和破坏，造成无法挽回的损失。有些单位档案查阅利用缺乏监控，任人抄写、拍照，档案原件在利用中被窃取、撕掉、泄密时有发生。二是设施设备投入不足。一些单位档案室库房破旧，没有空调机、抽湿机、灭火器、吸尘器等必需的设施设备，防潮、防尘、防火等安全防范措施无法落实。

二、大数据时代档案安全策略

（一）建立新的档案安全制度。要建立和完善档案安全管理工作的组织机制，构建一把手负责、职责部门具体抓、单位全员参与的档案和数据安全管理格局，形成人人抓安全、事事重安全、时时保安全的良好氛围，做到责任到人、措施到位、方法得当。围绕重大安全事件策划宣传活动，通过多种途径发布档案安全信息，将档案安全管理作为创建文明城市、平安城市建设的一项重要内容，增强社会档案安全意识。同时，要建立健全档案安全管理制度。如安全知识学习培训制度、电子文件保管、查阅制度、数据异地备份制度、档案信息系统网络管理制度等。要建立档案安全应急处置协调机制，制定应急预案，包括抗震防灾、防泥石流、防水、防火、防盗、防社会群体事件等应急处置预案，经常演练完善，不断提高应急处置能力。把档案馆(室)列入重点保护范围，确保档案受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。

（二）配备现代化档案保管保护设备。严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房，进一步提高档案库房的安全防灾标准，配备安全监控系统、消防系统、温湿度自动监测系统及空调设备，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密，改善档案保管的条件，最大限度地延长其寿命。

（三）强化档案信息安全措施。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。进一步完善数字档案馆(室)测评标准，严格执行档案安全保密管理制度，对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。加强技术防范措施，对数据与电子档案应当采用加密技术，采用先进技术，确保计算机档案信息网络系统软、硬件升级、数据迁移时的安全，保证信息网络系统的畅通，发现病毒、黑客攻击，能迅速处理，恢复网络系统正常运行。

（四）对重要档案实行异地异质备份保管。重要档案(包括新闻类电影、电视片、照片、录音、录像等音像档案)应实行异地备份保管，对重要电子档案实行异地异质备份保管，有多套纸质档案的，要用多套纸质档案备份；只有一套纸质档案的，要制作成缩微胶卷或数字光盘；照片、录音、录像等档案，也要通过复制、转换为数字光盘存储，进行备份，确保档案部门在发生毁灭性损失时，用备份档案避免或弥补档案损失。备份介质，从存取速度来看，硬盘最快，光盘次之，磁带最慢；从保存时间来看，光盘最长，硬盘次之，磁带最短；从备份的成本来看，磁带最低，光盘次之，硬盘最高。异质备份的意义是什么?国家档案局在2009年召开的电子文件管理国家战略学术研讨会认为：就信息的长久流传来说，电子文件本身具有一些与生俱来的致命弱点，具有天生的、难以克服的脆弱性。只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服，我们就不得不在保存电子文件的同时对它进行异质备份，把它转化为不易被篡改但又易于识读的其它载体。目前档案异质备份的普遍采用的方法是：将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案(光盘、硬盘)，将原来保管的照片、录像带翻拍翻录制成光盘等；将网上收文下载转换成纸质文件等。

（五）加大安全保密执法检查力度。档案行政管理部门要会同保密、公安、消防等部门，经常对档案馆(室)进行安全保密执法检查，发现隐患及时督促整改。对发生档案安全事故的，依法追究有关领导和责任人的责任。各档案馆(室)要建立健全并严格执行各项规章制度，经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。

档案安全体系建设是一项系统而艰巨的任务，涉及到人、物、技术、管理、法律、制度等方方面面，随着社会的发展和科学技术的进步，影响档案安全的因素会越来越多，越来越复杂，这就要求档案部门以科学发展观为指导，在各级领导的重视支持下，经过广大档案工作者坚持不懈的努力，最大限度地保证档案实体和信息的安全，确保档案和数据长期可读可用。