新闻媒体在重大活动档案管理工作中的问题与对策

2018-11-25湖北广播电视台沈茜

办公室业务 2018年22期

文/湖北广播电视台沈茜

重大活动档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的纸质、电子、声像以及标志性实物等不同形式的历史记录。自1999年绍兴市人民政府颁布《绍兴市区重大活动档案管理办法》起，山西省、浙江省、湖北省、福建省、洛阳市、宁夏回族自治区等省、市、自治区均颁布了重大活动档案管理办法，对重大活动档案管理进行了制度上的探索与建设。这些地方法规除了对重大档案活动的定义、范围、管理方式等作出明确规定外，还有一个共同之处就是提到了新闻媒体的参与，并对其在开展重大活动档案管理方面提出了要求，如“负责重大活动宣传报道工作的单位以及工作人员应当予以配合”，“负责新闻报道等工作的单位，应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案”，“新闻工作者参与重大活动过程中形成的各种档案材料，由权利所有人按照事先约定提供给活动主办方”。新闻媒体一方面需要做好本单位主办的重大活动档案管理工作，另一方面需要对参与重大活动中负责宣传报道形成的各种档案资料做好管理。

一、新闻媒体在重大活动档案管理中存在的问题

同为记录社会历史的发展进程，新闻媒体和档案部门有很大的互补性和合作空间。新闻媒体因其行业性质，经常能够参与各种重大活动的宣传报道，同时具备真实性可靠、硬件设施好等优势，但不可否认的是其在重大活动档案管理过程中也存在一些问题。

（一）对重大活动档案管理重视程度不高。一是新闻媒体单位领导重视不够。这是因为新闻媒体的主要任务是精心组织宣传报道，抓好经营生产业务，对于档案管理，特别是重大活动形成的各种档案资料未能得到足够的重视，单位领导忽略了新闻媒体在档案管理工作中发挥的重大作用和效益。二是新闻媒体单位的档案管理部门重视不够。这是因为新闻媒体档案部门一般更注重本单位产生档案的收集整理工作，更注重日常工作中各部门产生的文书、科技、声像、电子档案的收集整理，对于单位主办或参与其他单位重大活动形成的档案的收集、整理及移交缺乏监管。这些都不利于重大活动档案工作的开展。

（二）重大活动档案管理制度落实不到位。尽管全国大部分省、市已经颁布了《重大活动档案管理办法》，但是新闻媒体单位对于重大活动档案管理的相关制度落实不到位，有的没有结合单位实际情况制定相关制度，重大活动档案管理缺乏制度保障；有的制定了制度没有督办落实，文件成为一纸空文。这就使得重大活动档案管理工作中，档案管理权责和管理要求无章可循。

（三）档案管理部门缺乏事前介入和全过程监管。正因为重大活动具有“重大”的特点，举办一次重大活动往往由主办单位、承办单位等多个单位共同配合完成，有时候还会成立重大活动临时组委会，抽调各单位有关人员参与组织活动。但是，无论新闻媒体作为重大活动的主办单位还是参与单位，其档案部门一般未能参与到活动的具体承办中，缺乏应有的事前指导与全过程监管。而重大活动是一项重要的工作，集中产生的档案数量巨大、类型复杂，如果没有档案部门人员参与，对随时形成的档案进行跟踪指导和监督，而仅仅是依靠活动工作人员自发完成，极不利于重大活动档案的收集、鉴别和管理工作。

（四）重大活动工作人员档案业务素质不强。在负责宣传报道方面，新闻媒体能够真实、完整地记录重大活动的原始进程，特别是参与重大活动的往往是新闻媒体单位派出的政治素质高、专业能力强、作风纪律严的采编队伍，但是因为未接受专业的档案培训，档案意识和档案基本知识欠缺，使得重大活动档案在收集、整理、移交等过程中出现档案资料不符合归档标准、丢失、拖延移交、据为己有等问题。

二、新闻媒体做好重大活动档案管理的对策

（一）加强宣传，引起各方重视。重大活动档案管理作为档案管理中的重要内容，必须引起新闻媒体单位领导、新闻媒体采编人员、档案工作人员等各方重视，将其纳入单位档案管理工作的重要议事日程和年度工作计划，纳入新闻媒体采编人员的业务学习范围，纳入档案执法年检、档案目标管理考核等工作的重要指标。

（二）明确职责，做好配合工作。新闻媒体单位作为重大活动档案的参与者和见证者，在加强自身重大活动档案管理的同时，与重大活动的主办单位和其他承办单位、参与单位做好配合工作。主要体现在三个层面责任：一是明确主办单位、承办单位、档案行政管理部门在重大活动档案管理中的责任，主办单位对档案管理负主导责任，承办单位负协办责任，档案管理部门负监督指导责任。二是明确重大活动档案在活动各个环节的收集、整理、鉴定、保管、编研、移交等工作中的责任，特别是明确专人进行档案管理。三是明确重大活动中产生的各门类档案的管理责任，新闻媒体单位主要承担起声像档案的管理责任。

（三）建章立制，细化实施方案。新闻媒体单位要根据当地已出台《重大活动档案管理办法》结合本单位实际情况，加快制定本单位重大活动档案管理办法及实施方案。细化方案需涵盖以下几个要点：一是档案部门需提前介入重大活动的档案管理。档案部门应对归档质量进行超前控制。新闻媒体单位在组织或参与重大活动前，需向本单位档案部门报备，以便获得档案部门的指导和监督，特别是明确档案的归档范围、时间和方式，有助于做好重大活动档案管理工作。二是对档案管理标准的进一步细化，包括电子文档的格式，数码照片的像素、大小、分辨率、格式，音频、视频格式，套数，密级，存储载体等。一方面有助于档案规范化管理，另一方面避免档案管理风险。三是建立责任追究制度。对于将档案据为己有拒绝归档、造成档案损毁、丢失、涂改等问题的，需要追究相应责任。

（四）加强队伍建设，全面提高档案专业水平。新闻媒体单位除了加强对本单位档案员的培训外，应将广大媒体工作者纳入到档案培训的范畴，进一步加强档案管理宣传教育和档案法治教育培训工作，提高其档案意识和档案管理水平。比如针对传统媒体与新媒体融合时代下档案管理的特点和要求，结合媒资档案管理等媒体从业人员日常工作设置相应的培训课程。