构建数字化档案管理体系的对策探析

2018-11-25黄龙管理局张晓蓉

办公室业务 2018年22期

文/黄龙管理局张晓蓉

一、构建数字化档案管理体系的必要性

（一）顺应社会发展的需求。随着计算机网络技术的日新月异，数字化技术、网络化技术越来越成熟，将其运用到现代档案管理工作当中，能够改善传统的档案管理模式，全面提升档案管理的效率，进而打造出高效的数字化档案管理体系。数字化档案管理体系不受时间、空间限制，只要管理人员、使用人员具备对应的权限就能够加强对档案资源的应用。另外，数字化档案管理体系是以计算机技术与设备为基础的档案管理模式，意味着档案管理环境将会更加优化，而且在良好的运作体系之下，能够确保档案管理的准确性、安全性。

（二）实现资源共享。大数据时代背景下，资源共享可以说是“老生常谈”的问题。任何领域如果实现了资源共享，能够不断挖掘更多数据，能够为后续使用打下坚实的基础。档案资源共享是现代社会发展的必然趋势，数字化档案管理模式依托网络技术能够全面实现资源共享。比如，利用先进的设备对传统纸质档案进行扫描，并且分类上传到对应的数据库，方便管理人员、使用人员的后续管理与使用。

（三）计算机技术的发展推动着数字化档案管理体系的构建。计算机技术以及相关的网络技术、软件系统、硬件设施等等，与人们的生活、工作紧密相连，时代发展离不开计算机技术的支持。尤其档案管理，档案资源具有不可再生、繁杂、数量多的特点。传统的档案管理模式无法满足现代社会的需求，计算机技术发展则能够弥补传统管理模式的不足，在设备与技术的支持下，能够有效降低工作强度，并且随着计算机技术与软件系统的更新，还能够不断完善数字化档案管理体系，使其能够更好地为档案事业服务。因此，计算机技术的发展与革新必将推动数字化档案管理体系建设。

二、构建数字化档案管理体系的对策

（一）制定并完善数字化档案管理体制。为了确保数字化档案管理体系能够全面实施，制定并完善数字化档案管理体制是非常重要的手段。各个档案管理部门应该根据自身的实际情况，尤其是要掌握档案类型、使用情况以及客观环境，可以在现有的档案管理制度上进行完善，以确保数字化档案管理制度更加科学合理。管理体制在实际运行的过程中，还需要不断实践与考核，由于数字化技术发展速度较快，很多管理制度制定出来之后已经不适用于当前的数字化管理手段，因此，应及时发现问题及时加以改善。另外，数字化档案管理体制包括了数字化档案收集制度、整理制度、保管制度，根据档案资源的特点，还需要明确数字化归档的具体范围、数字化档案保管的期限等等方面。

（二）严格规范数字化档案的使用方式。数字化档案管理其实质是加强对档案资源的利用，因此，还需要有一定的原则，比如相关的查阅、借阅规定，使用者在具体使用档案资源时，首先要有对应的权限才能登陆进行借阅、查阅。虽然数字化档案管理体系带来了极大的便利，同时也存在被侵害的风险。因此，无论是数字化档案管理，还是使用者权限都需要根据相关制度来制定。比如，可以根据档案内容密级开放对应的借阅权限，没有达到查阅、借阅权限标准的管理人员、使用人员不能涉及到档案管理与使用。针对没有开放的电子档案内容，要指定严格的标准，比如不能借阅、拷贝等等，若有特殊情况需要使用该档案，则要根据相关规定在档案管理人员的监控之下进行查阅。数字化档案能够实现档案资源的共享，但是共享过程则需要涉及到网络，因此，档案管理部门需要对含有密级信息的电子档案给予加密处理，还需要做到不定期或者定期对“密匙”进行修改，最大限度保障档案资源的安全。同时，还要避免使用人员在借阅过程中对数字化档案的损坏或者非法修改档案内容。随着时代的进步，各行各业所产生的信息将会越来越多，随之而产生的档案信息数量也将会越来越多，必然会对数字化档案储存设备与系统运行带来极大的压力。同时，随着用户需求的提升，数字化档案检索利用率必然会越来越低。笔者相信遇到这些问题只是时间上的问题，因此，可以根据档案数据的访问频率来对档案数据进行管理，根据具体情况将数字化档案分类、分级处理，在满足使用者的需求基础上，同时还要不断优化储备成本，让数字化档案管理体系保持着良好的运行水准。

（三）纸质档案数字化外包。为了最大限度控制传统档案数字化的成本，提升档案管理工作效率，笔者建议从这些方面入手：第一，档案管理部门根据实际情况，评估纸质档案数字化服务公司的技术能力、服务能力，选择综合实力较好的公司。第二，签订保密协议，明确工作人员的保密义务与责任。第三，及时归还档案原件，不得擅自留存或者复制。例如，开远市档案馆按照“分批实施、逐步完善”的原则，以招投标的形式选择了云南兰台商贸有限公司，做好纸质档案的数字化扫描，并建立对应的数据库。2015年，第一批录入条目38543条、扫描604597页；2016年，第二批录入条目139050条、扫描648514页；2017年以后继续做第三批。将传统纸质档案数字化能够提高档案利用率，进而为社会提供更加便捷的档案服务。