图书情报档案信息一体化管理探究

2018-11-25西安工程大学图书馆刘瑞

办公室业务 2018年22期

文/西安工程大学图书馆刘瑞

现代社会经济背景下的互联网事业的兴起，在一定程度上对传统的图书情报档案管理工作带来了冲击，但换个角度考虑，也是传统图书情报档案信息管理的另一种途径和渠道，互联网技术的影响促进了图书情报档案信息管理的系统化和一体化，通过互联网数据平台的使用以及后台数据分析技术的使用，提高图书情报档案信息在增加、录入、删减等传统经营过程中的效率，还能够提供传统管理方式中难以达到的数据的及时调取和部分数据在整体数据中的分布情况等。

一、一体化管理在档案信息管理中的必要性和价值

从图书情报档案信息管理这项工作本身的角度来考虑，会将复杂和系统作为图书情报信息管理的两个关键词。图书情报档案信息管理的复杂性体现在传统模式下信息载体的传播过程艰难，以及更多的信息载体受时间的影响和变迁而成为无用信息，在空间的限制下，由于纸张载体的特点难以得到广泛的传播。计算机系统的引入对于图书情报档案信息管理的复杂性是程度加深的过程，增加了整个管理过程中的系统维护和技术支持的工作任务，但是从某种程度上看，也是一种将复杂的和割裂的信息糅合成为整体的数据库的过程，这个过程使得图书、情报、档案三个方面的内容能够集合成为“信息”门类来提供给读者服务，因此在计算机系统发展下对于信息资源的复杂性是一种升级，而计算机系统的引入实际上针对于图书情报档案信息管理内部的专业运作，随着互联网技术的发展和深入，才使得这些复杂的信息能够及时有效传递给读者以供社会参考和运用。

图书、情报、档案三个方面信息的复杂性还体现在其历史记录的综合与整体，体现了这项工作的系统性，对于信息的历史记录是图书情报档案管理的一个重要方面，当代互联网社会发展下产生了“信息资源爆炸”的局面和结果，由于互联网平台对于资源的不断吸收并且在信息传播过程中提供了多种途径，不仅大规模扩张了信息资源的收集和利用，更是为广大网民带来了多变而复杂的信息资源。这些信息资源在数量和规模上能够带给网民更加深刻和广阔的信息，但同时也使得部分网民陷入接收信息的混乱和无效的过程中，反而徒增了更多筛选和整合的必要过程。因此互联网技术和计算机系统在图书情报档案信息管理中能够产生巨大的价值，但这种价值的有效性还需要不断优化来增加系统使用的整体性，在现有的行业趋势发展中已经开始逐渐摸索出一体化管理和系统管理的重要解决方式，对于解决信息资源爆炸和图书情报档案信息管理过程中的复杂问题是一种有效的措施。

二、传统档案信息管理过程中的缺陷和不足

为了更好地运行和发展图书情报档案信息管理的一体化管理，需要对传统图书情报档案信息管理过程中的缺陷和不足进行深入分析并对症下药。传统的图书情报档案信息管理最主要的缺陷在于效率的低下，这源于信息管理过程中资源的庞大和复杂，也源于传统模式下的过程设计并没有将效率作为重点关注的方面，而现代社会对于信息资源的使用与否，更多在于这项信息资源在获取和摄入过程中的难度和复杂性，显然传统图书情报档案信息管理中的信息资源搜寻难度和整合难度都足以使得部分要使用这些资源的人们放弃使用。因此传统图书情报档案信息管理中突出问题在于对于效率的忽视。另一个不足之处在于传统图书情报档案信息管理的方向割裂和区分，一般情况下，在获取和使用信息时并不存在严格的方向区分，尤其是进行学术研究过程中对于文献资料和图书资料的需求，传统的图书情报档案信息管理中的信息获取过程需要在三个部分进行信息搜寻和获取，这极大影响了信息获取的难度并且常常割裂信息之间的联系，一般情况下，图书的撰写也会参考很多重要的文献资料，而完成好一本图书的目的往往也是为整个研究数据库提供更多的研究成果和信息资源，但传统的情报档案信息管理并没有将这种需求作为必要的措施进行研究，并且受到客观条件下的技术限制难以达到实际的整合，因此针对于传统图书情报档案信息管理中效率低下和资源割裂的不利因素而衍生出行业发展中对于一体化管理的诉求。

三、图书情报档案信息管理中一体化诉求的解决方式

（一）解决传统模式中的信息割裂问题。当代社会对于信息共享的需求已经体现在了互联网中各类信息整合网站的迅速发展中，广大网民在进行信息搜寻和获取过程中往往需要更加全面和综合的信息，而不是错落于各个角落的分散的信息。整合互联网中割裂和分散的信息需要与图书馆等实体机构以及档案管理等行政机构进行联合，以互联网为平台和依托来共同完成信息资源的录入与共享，为现代社会公民和科研院所提供更多和更加方面快捷的信息服务。具体的信息资源管理过程包括了信息的收集和采纳、信息的录入和编辑、信息的平台发布和提供查询，这些过程的进行和管理各有其特性和不同之处。信息的收集和采纳过程需要建立在宏观的资源规模下进行，需要收集和采纳者将信息和全面系统作为整个过程中的原则和规范，需要保持理性和发展的眼光来看待长期需要和必备的信息资源，当然这是针对于系统运行条件有限的不足之处而产生的措施，一般情况下的系统信息资源收集和采纳需要充分考虑原有信息资源的全面程度以及重点关注部分，要将信息的收集和采纳过程建立在原有的系统信息资源基础上来进行，划分信息收集时的界限并提供一定的底线，在收纳过程中要对信息进行价值评价，决定是否应该收纳此类信息，或者在收纳信息资源后能否为整体系统带来价值和新鲜活力。部分信息资源在现有的客观条件下也许并不能显现出深刻的价值，但是可能具有一定的突破性和颠覆传统逻辑的独特性，因此对于此类信息资源的收集和采纳需要考虑其价值，也需要考虑其独特性在领域内可能会产生的意义和突破。信息的录入和编辑工作需要全面细致的专业人员来进行，一般情况下对于信息资源的录入和编辑并不是全盘接受的过程，而是依赖于编辑从业者的专业化水平而进行的不必要信息的剔除以及重复性信息和管理。整合系统和一体化的过程也是剔除重复性信息资源的一个方式。

很多互联网信息资源虽然展现了丰富性，但其中也存在大量没有得到整理的重复性信息来扰乱网民和科研院所在信息搜寻过程中的进程，重复性信息不仅在系统内部是多余和无用的，在文献搜集和参考过程中还会增添复杂性和难度，而信息的录入和编辑能够整合三个系统内部的信息资源来增强图书情报档案信息管理的有序性和条理性。例如在进行近代史研究中不仅能够在文献搜集过程中发现领域内具有一定研究成果的文献，还能够掌握近代史研究中需要的原始资料信息，包括近代报纸和书籍等资料，涵盖了图书管理、情报管理和档案管理三个方面的内容，比起单纯的领域内文献成果的参考多了现实意义的资料和书籍，使得研究更加能够依托于具体发生过的历史事实。因此对于信息资源的编辑从业者来讲，在进行历史资料的记录和录入过程中要充分整合各个方面的信息资源，并且在进行编辑时适当涉猎具体研究的发展态势和方向，在近代史资料的编辑和整合过程中需要编辑从业者掌握基本的历史研究方法和常识，才能够在信息资源的整合中不遗漏任何能够为研究提供价值的信息资料，能够对信息资源进行重点突出和意义强化来为科研院所提供一定的便利。

（二）加强图书情报档案信息管理一体化过程中的技术支持。在图书情报档案信息管理一体化管理过程中，需要依托数据平台的技术支持以及数据分析技术的支持，图书情报档案信息管理数据的复杂和庞大决定了后台技术服务会出现一定的困难，而随着互联网技术的发展以及数据程序技术的发展，在进行数据平台技术支持过程中也涌现了很多具有针对性的措施。一体化管理的技术支持首先体现在计算机系统的发展下，能够容纳大量的图书信息资源、情报管理资源以及档案管理资源，在图书资源管理方面不仅具有详细的类别区分下的实体图书馆资源，还包括了数字化图书馆的运行和管理，图书馆资源中整合了各个领域的专业书籍，也整合了代表着行业领域发展态势的研究性期刊内容，当然这些期刊内容在通过计算机系统的录入后能够获得更高效率的传播。

计算机系统中情报管理资源和档案管理资源在行政系统中获得了普遍的应用，尤其是政府部门在进行文件传达和下载资料上传后能够为民众省去大量的信息接收时间，民众需要办理的业务可以通过网站信息的搜寻和获取来进行文件下载，而现如今大部分业务办理可以通过完全的在线网络运行来完成，不仅方便了民众的业务办理过程，更能够从进程和技术方面提高行政系统中工作人员的处理效率和速度。除了计算机系统在一体化管理过程中能够得到充分使用以外，计算机多媒体技术也为一体化管理提供了信息获取和供应的技术支持，与以往的信息资源保存大量的文字资料有很大区别，当代社会对于信息资源的掌握不再局限于纸质化的媒介基础上，图片、声音、文字、视频等综合的媒介使用使得信息资源在传播过程中呈现着多样化的特性，并且在进行信息保存时图片和视频能够保证信息资源的原始程度和不被改变的程度，文字资料在传播过程中会受到不同知识背景的理解和分析，这种理解和分析会使得信息资源在传播过程中产生异化。使得真正的信息资源的传播意图没有得到有效的理解。视频资料与图片资料虽然也会产生不同程度的缺陷，但是能够解决一部分文字资料传播中产生歧义的问题。这也是多媒体技术在发展中为一体化管理所起到的不可忽视的作用。