信息时代医院文书档案的信息化管理探微

2018-11-25潍坊市人民医院刘洋

办公室业务 2018年22期

文/潍坊市人民医院刘洋

在医院信息化管理中，文书档案管理工作是医院管理工作中的重要组成部分，文书档案记载了医院工作的方方面面，对医院的发展历史具有重要的利用价值。随着我国进入信息化时代的进程加快，各行各业都在进行信息化建设，因而传统的医院文书档案管理方式已经不适应时代的发展。对文书档案实行信息化管理，不仅提高了医院的服务管理水平，还大幅度提高了办公效率。

一、医院文书档案信息化管理存在的问题

在实际工作中，文书档案信息化管理工作受到主客观因素的影响，还存在诸多问题，需要对这些问题进行分析，提出有效解决措施。

（一）管理模式相对落后。信息化技术的发展不断为医院档案管理工作提供便利，优化工作效率，但是大部分医院文书档案管理工作还是延续传统的管理模式，沿袭了以往的手工管理模式。这样的工作方式在一定程度上浪费了人力、物力，对医院文书档案管理工作产生了巨大的影响。很多管理工作人员由于一时无法适应信息化管理模式，抑制了信息化管理模式的推广，加上部分工作人员的计算机水平还有待提高，导致整个工作效率低下。

（二）信息化基础设施的不完善。在新时期医疗改革背景下，加重了医疗任务，文书档案管理人员在面对大量信息和文件时会产生懈怠的情绪，档案管理人员的专业素质不高导致工作效率不高。医院文书档案信息化管理工作缺少最基本的网络设施，系统的安全性较差，导致医院文书档案管理工作存在安全隐患问题。工作人员现有的专业技术能力欠缺以及信息系统建立不全面，在工作质量和工作效率双重影响之下，使得医院文书档案管理工作难以顺利实施。

二、加强文书档案信息化管理的重要性

文书档案管理信息化，不仅能在日常档案管理工作中减少无谓的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，极大地发挥信息化技术在文书档案管理工作中的重要作用。

（一）有利于对文书档案进行查缺补漏。在医院文书档案管理工作中，传统的管理方式是对档案进行立卷管理，在日常管理工作中，需要不断和文书档案进行接触，在一定程度上会对纸质档案造成磨损和消耗。如果在管理工作中发现档案有遗漏或不全时，需要对档案进行拆卷重组，这样会导致工作任务加重。加强信息化管理，在资料系统中输入修改程序，可以在现有的工作基础上保持档案的完整性和系统性，还可以改善传统的工作条件，极大程度上提高了工作效率。

（二）有利于保存医院文件资料。在对医院文书档案进行信息化管理时，只要将原始文件进行计算机扫描，这样在日常管理工作中，使用其原始文件的电子版即可。医院文书档案信息化管理能有效地保护好一些珍贵的原始资料，保持原始资料原有的面貌，有利于医院信息保存的完整性

（三）有利于更准确便捷的查询资料。利用信息化管理技术对文书档案进行管理，采用电子目录对资料进行归档管理，为资料的查询提供了便利的条件。同时，有利于各个科室和部门对资料进行有效查询，达到资源共享的目的，提高了资源利用率。信息化管理技术，不仅提高了工作效率，加快了查询速度，在一定程度上还保障了资料的安全性。

三、加强医院文书档案信息化管理的建议措施

信息化发展是当今时代发展的必然趋势，需要积极去适应时代的变化。文书档案管理是医院文化建设的基础，是医院有序开展医疗工作的重要凭证，做好医院文书档案信息化管理工作，是提升医院综合水平的保障。

（一）创新医院文书档案信息化管理模式。目前，医院文书档案信息化管理水平已经不能满足信息化时代发展的需要，需要引进先进的信息化管理技术，将医院文书档案管理与科学技术相结合，创新文书档案信息化管理模式。工作人员需要自主研发出适合本院实际发展情况的档案管理技术，提高工作质量和效率。

（二）不断完善基础办公设施。医院文书档案信息化管理工作的有效实施依赖于完善的基础办公设施，只有这样，管理人员才能精准地完成每一项任务。利用先进的技术和高级的科学设备，才能提高管理人员的工作效率，不断完善基础办公设施是信息化管理工作的重点，是维护医院正常工作秩序的保证。

（三）提高文书档案管理人员的综合素质。为提高医院文书档案信息化管理水平，离不开专业人士的指导和培养。为了适应现代化文书档案信息化管理的要求，管理人员都要从实际工作出发，不断加强自身的业务学习能力和工作能力的提高。要积极参加院内组织的业务培训，丰富专业知识，在实际工作中，要注重同事间的相互交流，创造性开展工作，通过自身业务水平的提高来带动整个文书档案管理水平的提高。