新建企业档案信息化建设的必要性研究

2018-11-25中核天津机械有限公司梁志伟

办公室业务 2018年22期

文/中核(天津)机械有限公司梁志伟

新建企业在开业伊始许多工作环节未理顺，各个环节形成的科技文件也很难被完整地保护，给新建企业的档案工作造成了阻碍，但同时也给档案信息化工作埋下了伏笔。这个阶段的企业内部，档案种类少，分类简单，库存量小，所以档案信息化的前期工作也很容易开展，这个阶段是新建企业实现档案信息化建设的最佳时期。

一、档案库房容量与档案数量增多的矛盾突出

档案库房作为档案保管、存储、整理和利用的主要场所，它的建设质量、容量大小都会对企业档案的载体耐久性、档案的存放量造成影响。企业的不断发展，档案的连续生成，导致档案库房容量问题更加突出，这迫使档案人员寻求新的管理办法。随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。企业只有通过档案信息化的建设，才能从根本上解决库房不够用的长远问题。

二、档案提供利用方式的多样化需求日益提高

档案提供利用服务，是档案开发利用工作的基本内容之一，指采用多种有效的方式，直接提供档案实体及其信息产品，满足利用者的档案信息需求。提供利用服务主要分为档案借阅、档案信息交流和档案咨询等方式。

（一）档案借阅服务。档案借阅服务是档案提供利用的最基本形式，指档案部门直接提供档案原件、档案复制件和档案编研成品等档案实体的服务。档案借阅具体分为阅览、出借、复制等服务形式。1.阅览服务形式。企业阅览服务的形式采取的是闭架阅览，这种阅览形式，是档案人员根据利用者提供的检索信息，调出所需档案的实体供利用者使用。但对不熟悉档案的利用者而言，这种阅览形式存在一定的盲目性，有时需要来回沟通、反复调卷才能检索到准确的档案，达到利用目的。2.出借服务形式。出借档案是指档案部门按照相关制度，允许利用者办理一定的审批手续，将档案带回工作场所利用一段时间，并按时归还的服务形式。根据我单位近5年档案出借量可以看出企业档案出借量比较大，但存在以下问题：第一，出借档案范围界定不明确。企业档案部门制定了出借档案的相关制度，允许利用者办理一定的手续即可将档案借出。但制度未对借阅者一次出借档案的数量、出借档案与借阅者的职务活动的相关性作出明确规定。第二，档案出借后的保护不到位。出借档案借出档案部门后，已不受档案人员的严格控制，出借档案归还时经常出现涂改、勾画或其他标记，甚至发生丢档事件。第三，出借档案手续复杂耗时。利用者利用档案时必须提出书面申请即填写档案借阅申请单，经相关负责人批准后才可借出档案，很大程度上影响工作效率。3.复制服务形式。企业档案复制形式是通过复制审批手续，由利用者将档案携出自行复制，这样对利用者自身素质要求很高，很容易造成档案载体及档案内容的损坏或遗失。随着企业的不断壮大，传统档案管理模式已经无法满足档案提供利用方式的多样化需求，必须创新档案管理工作，加快档案信息化建设，引入新技术、新方法来更好的完成档案的提供利用工作。

（二）档案信息交流服务。档案信息交流，是指档案部门以档案信息产品作为交流媒介，以推介或交换的方式促进档案信息的社会传播，充分实现其价值的主动服务方式。档案信息交流强调服务的主动性、信息交流的社会性和双向性。传统的档案交流只能对利用者提出的需求做出回应，被动提供服务；传统的提供服务只能作用于档案所有者内部，信息交流局限于组织内部，企业档案信息的影响必然越来越小；传统档案信息交流一般都是单向的，缺乏互动、互利，档案信息交流逐渐失去活力。诸多因素决定必须加快推动档案信息化建设的进程。