档案信息系统建设若干问题分析

2018-11-25西安市不动产信息档案管理中心刘啸

办公室业务 2018年22期

文/西安市不动产信息档案管理中心刘啸

随着社会经济的快速发展，市场经济体制不断完善，尤其是社会信息化进程加快，档案信息化建设已成为行业发展的大趋势，这也是提高档案信息化水平的主要保障。档案信息化建设，通过建设档案信息化资源，带动档案管理标准化与现代化建设，有效提高档案资源的利用率。

一、档案数字化管理的优缺点

（一）档案数字化管理的优点。1.降低财政运营成本。由于档案数字化管理是通过软件服务完成相关机构的档案工作，因此可以通过需求的资源数量以及使用时间的具体情况进行处理。同时还能通过及时使用更新资源。管理机构同时在服务器、网络、机房以及数据中心方面的投资建设费用以及维修费用也会大大降低。2.满足档案信息的扩展需要。为满足当前工作需要，需要进行使用软件的二次开发。具体包括路由器、服务器以及数据库，内容繁琐，同时改造周期较长，对当前工作的开展会造成一定的影响。3.提升档案管理工作效率。档案信息化的发展对于简化档案人员工作具有非常重要的意义。档案数字化管理的使用可以为各单位日常档案工作提供专业的技术服务和技术保障。因此供应商团队应该积极提供软件更新、应用以及安全问题的咨询。从而通过档案数字化管理不断提高档案管理的工作效率。

（二）档案数字化管理的缺点。档案数字化管理的缺点主要体现在初期建造成本较高、档案数字化管理安全性有待提高。1.建造成本较高。档案数字化管理本身是信息技术在档案管理中的一种发展。当前由于相关技术的影响，导致档案数字化管理系统的搭建需要较大的投入成本。由于每年财政预算的控制，加上不同档案类别的不同领域的不同技术问题，导致搭建档案数字化管理系统较为缓慢。2.性能有待提高。档案数字化管理本身是一种虚拟平台，由于相关技术的不完善，导致存在一定的安全问题，对于信息泄露以及丢失呈现出较大的风险。各单位由于自身的发展问题，数据的稳定性及可变性难以控制。同时数据在云存储的过程中也容易受到病毒攻击以及破坏，对日后发展产生了一定的障碍。

二、档案数字化管理的优化措施分析

（一）提高档案管理重视度。企业中档案管理工作是最基础的重要工作，也是保障部门管理的保障措施，构成核心资源的信息类型，从这里可以看到档案管理工作的重要性。这就需要改变传统不重视档案管理的观念，明确档案管理工作的重视度，依托具体情况给出切实可行的信息化建设方案，促使档案管理工作全部落到实处。政府支持部门档案信息化建设工作，增加资金与技术投入力度，推动部门档案信息建设工作。

（二）完善信息化档案制度。随着科学技术的快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。明确个人岗位与责任，统一管理各门类与载体档案，确保档案管理与现实工作同步。完善档案计算机管理系统，借助计算机数据处理功能，建设局域网，有效连接各单位职能部门，实现内部资源统一化管理，促进资源使用率提高。创新档案管理工作方法的主要手段就是借助各种现代化手段提高管理效率，提高其中技术含量与水平，创新档案管理。

（三）提高档案管理人员素质。企业档案管理工作质量直接受到档案管理人员素质的影响，特别是档案信息化建设过程中，需要针对性引入专业档案管理人才，档案信息化建设依托于计算机基础，确保日常档案管理工作顺利进行。政府可以采取公开招聘的方式，选择优秀的档案管理人员，严格考核，确保其具备相应的职业素养与道德修养。此外，要对现有的档案管理人员开展专业培训工作，提高档案人员计算机信息化能力，只有如此，才能保证档案管理工作顺利完成，提高档案管理人员的综合素质。

（四）搞好信息化建设。1.相关硬件设施。档案信息作为政府的主要资源，信息化建设与维护过程中需要完善档案管理信息系统的安全，当出现意外情况时可以保证档案信息安全。做好硬件设备运行与维护工作，保证硬件运行安全。及时查看服务器与网络设备运行状态及日志，发现安全问题，及时排除隐患。2.网络安全。网络在体现方便的同时，因为本身的开放性也产生一些安全隐患，如病毒、木马等，通过系统漏洞窃取资料，甚至涂改与删除部分资料，给企业造成损失。此时可以引入防火墙技术，提高网络安全性。3.数字档案馆。政府档案馆建设本身就是一个功能集成的过程，在企业内部局域网中构建一个大规模的内部档案资源库，员工可以随时检索与访问信息资源，提高工作效率与质量。4.档案室之间相互联系，通过相互弥补提高档案管理质量。如财务部建设网上档案馆、业务部建设网上档案馆，方便后期查找，确保档案信息的真实性与全面性。