大数据视角下的电子信息档案管理探讨

文/河南省安阳市社会福利院 南燚

一、大数据视角下电子信息档案管理面临的机遇

（一）有利于优化单位的档案管理模式。顾名思义，大数据技术针对的主要内容是数据，单位档案管理与大数据衔接的前提条件就是将单位电子档案中的档案信息转化为数据，实现单位档案电子化。只有将档案信息转化为数据内容，才能利用大数据技术进一步整合、分析。一方面，传统档案管理模式在查阅、拆装档案时容易损坏档案的实体，而单位档案电子化则有效避免了这一点，实现对档案信息的永久保存与备份，避免涉及重大利益的信息丢失导致不可弥补的损失。

（二）有助于提升单位的档案利用率。在将单位的档案信息电子化之后，大量的档案数据被储存至TB级或者ZB级的云端上，在云端上可以对档案信息进行分析、预测。典型如单位人事档案电子化之后，可以通过大数据对人事的年龄构成、职务变动、学历基本信息等档案信息进行统计、分析、预测，无需人工重复查卷。同时，对于需要内部共享的档案信息，单位的内部机构可以输入密码之后在云端上进行查阅，单位内部信息共享网络机制得到建立健全。另外，在档案信息发生变动的时候，只需一个部门在云端上进行更改后，其他部门的相应信息也会得到及时更新，防止出现因信息不对称造成的工作失误。

二、大数据视角下电子信息档案管理存在的困境

（一）电子信息档案管理不规范。实际工作过程中，绝大多数单位无法及时、有效地对工作中产生的电子信息档案加以数据化，加剧了档案管理的不规范性与无序性。比如没有派遣专业的人员定期核查储存在云端上的档案信息与实际信息是否有出入，没有及时将有关电子档案信息移交给上级部门。部分单位在相关工作开展过程中才发现信息有误，阻碍了工作的进程。

（二）电子信息档案资源共享意识不强，共享机制不畅通。虽然大部分单位的信息化程度较之以往都有所提升，但是在资源共享方面意识不强，共享机制还不够透明。一方面，有关部门查阅电子信息档案时不能在网络上填写审批表，仍然需要填写纸质审批表，由档案主管部门的领导签字、盖章后才能查档，遇到紧急工作或者身处外地时加剧了查档难度。另一方面，档案管理工作人员认为只要把电子信息数据化就是完成了工作任务，对电子信息档案数据化后储存在电脑硬盘当中，不及时将有关信息录入到云端平台，共享意识薄弱。这就导致电子信息档案即使被数据化之后，也处于一个“孤岛”的状态。

三、大数据视角下电子信息档案管理的对策

（一）研发电子信息档案智慧化管理系统。现今电子信息档案中的数据不仅包括文字、数字等传统的数据，还包括图片、视频、声音等非结构式的数据，档案内容和形式变化巨大，现行的管理系统已经不能适应档案管理工作的实际需求了，研发电子信息档案智慧化管理系统迫在眉睫。单位可以运用物联网技术建立对档案实体的智能感知网，这种感知网可以自动感知非结构式的数据，将其进行相应的数据化。

（二）健全电子信息档案管理制度。首先，单位要出台相应的规章制度，确保电子信息档案被数据化之后能够被上传到云储存平台，保证数据更新的及时性、实效性。其次，单位在岗位设计上要适应工作实际，细化工作流程，将工作流程落实到具体的责任人。再次，单位要组织工作人员定期对云端上的数据进行核查，发现与实际情况不符的要及时更正处理。最后，加强档案目录数据库建设。随着档案信息呈现多样化、高数量的趋势，如何快速对电子信息档案进行检索，关系到档案管理的工作质量。因此，单位要针对档案的种类进行目录编辑、归类。

（三）建立健全共享机制，提高工作人员共享意识。一方面，档案管理工作人员要树立“我为人人，人人为我”的共享意识，加强与其他部门、其他单位的信息沟通。对于新产生的电子信息档案以及发生信息变动的事项，要及时在云端上进行录入、更新，防止信息的重复收集。另一方面，单位要加强与其他单位的沟通协调，邀请业务上有重合、有关联的单位进行共享机制合作。例如，可以共同建设云储存平台，实现双方的共赢。

四、结语

在当前大数据浪潮下，电子信息档案数据化是必然的趋势。而我国在这一领域的起步稍晚，缺乏相应的理论以及技术攻克实践中的短板，这对档案管理部门来说既是机遇，又是挑战。单位电子信息档案管理数据化是一项系统繁琐的工程。这项工程的建设需要系统内部的各个部分都发挥作用，既要以档案管理工作信息化为方向，通过大数据处理技术，立足于现有的信息平台，建立一个科学、高效的电子信息档案管理机制，又离不开档案管理理念的与时俱进。