新时期基层档案管理信息化建设的思考

文/长春水务（集团）有限责任公司 张玲

近年来，社会经济发展速度很快，网络信息技术在社会各个领域得到了广泛应用，基层单位档案管理信息化建设也受到越来越多的重视。以往基层档案主要通过人工的方式进行检索与调卷，这样档案的利用率很低，也容易出现重要资源破损、丢失等问题，不能满足时代发展要求。对此基层单位要提高重视程度，树立起新的思想理念，积极引入先进的信息技术与设备，让档案管理工作可以高效开展，更好地服务于国家和社会。

一、新时期基层档案管理信息化建设的必要性

传统纸质档案在温湿度、光线、灰尘、虫鼠、水火等因素下容易出现一定程度的损坏，且文字、图表、声音、影像等档案储存空间和面积较大，在维护时要投入大量资金，不便于进行查阅。在科学技术发展过程中，光盘技术、电脑扫描技术和微缩技术等应用日益广泛，使档案信息资源存储量有效提升，且存储时占用的空间小，能够实现快速查阅与长时间保存，档案利用率也因此得到提升。在电子政务与办公自动化快速发展的今天，社会各界对网上档案信息资源的需求也不断增大，这迫切需要基层单位加强档案管理信息化建设，才能满足新时期人们对档案的需求。

二、新时期基层档案管理信息化建设的策略

（一）转变观念，提高认识。基层单位领导应该形成新的思想观念，充分认识到档案信息化建设的必要性，站在单位工作的全局角度上思考问题，在单位长远发展规划中纳入档案管理信息化建设，在人力、物力和财力方面提供更多支持。同时档案管理人员应转变观念，认真执行现行《档案法》相关规定，并将单位制定的档案管理制度落到实处，将自身职责履行到位。要积极探索档案管理信息化建设的方法，将各项措施做好，确保各项工作有条不紊开展，才能为实现基层档案信息化建设创造有利条件。

（二）逐步增加资金投入。为推进基层档案管理信息化建设，需要投入更多的资金：一是要在先进技术上加强投入，让基层档案管理信息化建设工作更顺畅，能够有效提升先进性。基层单位要尽快将信息化设备配置齐全，主要包括计算机、复印机、打印机、扫描仪、除湿柜等，对于老旧的技术设备，也要第一时间进行更换，积极引进更加有效的档案管理软件，不断提升基层档案管理的信息化、智能化和数字化水平，确保基层档案得到有效利用，最大限度发挥应有的价值。二是基层单位要配置足够的专业档案管理人员，确保能够充分利用计算机技术和网络技术，这样基层档案管理信息化建设才能取得更大成效。

（三）开发档案信息管理软件。基层单位要注重建设规范化的档案计算机管理系统，具备各种基本的业务管理能力，让基层档案收集、整理、鉴定、存储、检索和利用等工作高效开展。要高标准、高水平开展档案信息管理软件开发工作，从基层档案管理各个工作与业务出发，与计算机硬件特性相结合，实行更高质量与效率的工作模式。基层单位要统一应用档案信息管理软件，这样才有利于实行信息资源共享，为档案资源数据库建设创造良好条件，让基层档案管理各个环节都实现信息化。这样才能提升基层档案管理信息化水平，为今后的档案查询与利用提供便利，让基层档案的作用真正得到体现。

（四）加强档案信息化安全管理。基层档案管理信息化建设要加强档案数据库安全防护，这要求将安全防范措施做到位，认真开展系统管理维护工作，并通过采取身份认证的方法提升基层档案的安全性。在使用档案信息系统时应明确各个用户的权限，确保在授权范围内操作，同时档案系统要采取专人专机专用的方法。在电子档案保护中应加强防毒，将防火墙和杀毒软件安装好，所有电子档案要做好备份，尤其是重要电子档案信息内容要加密处理，这样电子档案才会变得更加可靠，为基层档案管理数字化建设奠定良好基础，便于各个单位与部门之间更好地共享档案信息资源。

（五）提升档案管理人员素质。基层单位档案管理人员必须具备较高的综合素质，掌握丰富的专业知识，在基层档案管理中能够保持较高的责任心与事业心，主动适应时代的发展，推动基层档案管理信息化建设步伐。基层单位要定期开展对档案管理人员的培养工作，帮助他们学习先进的档案管理知识，更新知识结构，能够熟练操作各种先进的信息设备。同时还要做好人才引进工作，吸引更多懂档案管理、计算机网络技术操作能力强的优秀人才，夯实基层档案管理信息化建设的人力资源基础。

三、结语

总之，新时期加强基层档案管理信息化建设具有重要的意义，能够提升基层档案管理的科学化和规范化水平，让基层档案的收集、整理、存储、检索和利用等环节高效进行。因此基层单位各级领导要提高重视，大力支持基层档案管理信息化建设工作的开展，既要完善制度，还要注重人才培养，同时配置先进的信息化技术与设备，有效提升基层档案管理效率。