基于会计信息档案安全的软件陷阱源头防患

2018-11-25解放军原沈阳军区65117部队财务处贾一

办公室业务 2018年22期

文/解放军原沈阳军区65117部队财务处贾一

会计核算软件是会计电算化的核心，其性能状态直接影响会计信息档案的安全。就会计信息档案的安会性而言，最好的应对策略是严格把好源头关，即在选择核算软件时洞悉陷阱、深究细节、超前防范。

一、常见会计软件陷阱

（一）会计软件功能陷阱。有些自行开发的会计软件和市场化会计软件，没有严格遵循财政部颁布的《会计核算软件基本功能规范》要求，虽说也通过了评审，但仍存在着一定的隐性缺陷，其功能陷阱主要表现在：初始化运行结束后，没有提供对初始化数据进行正确性校验的功能；会计软件没有对输入的记账凭证编号进行连续性控制；正在输入的记账凭证中的会计科目，借贷双方金额不平或者没有输入金额，会计软件没有必要的提示，有些会计软件仍将这些凭证作为有效的凭证存入凭证库；会计软件没有提供对审核功能与输人、修改功能的使用权限控制；已经输入并审核通过或登账的记账凭证有错误的，会计软件提供了直接修改凭证的功能；会计软件在运行过程中发生故障，导致机内会计数据被破坏的情况下，会计软件不能利用现有的会计数据恢复到最近状态。

（二）会计软件开发陷阱。一些由单位自行开发的会计软件，因开发人员的系统分析和总体设计缺失，往往导致会计软件既不符合会计业务处理要求，也不符合国家统一的会计制度规定；在系统设计阶段，系统设计人员没有严格按照说明书中的需求正确设计，或是设计人员在系统设计时留下非法接口（会计软件中的陷阱，有近50%来自系统设计阶段）；如果按照程序设计说明书编写，但说明书没有体现系统设计的意图或说明书本身描述不清，极易导致程序编码错误。

（三）会计软件运行与维护陷阱。一是缺乏严格的岗位责任制。有些单位的会计电算化主管在分配任务时，由程序员兼任系统的操作员，有的系统由凭证录入员兼任凭证审核员，有的单位虽然在会计软件中通过口令的形式明确工作人员的职责权限，但每个工作人员的密码相互都知道，且在业务繁忙的情况下相互代替。二是软件的修改缺乏必要的审批制度。有些单位的会计软件在使用过程中出现问题后，未经单位领导和上级主管部门批准，即由程序员擅自修改，修改之前没有制订详细的修改计划，修改后也不经调试就立即运行，往往导致会计数据处理方法的前后不一。三是软件容易被非法修改。有些单位自行开发的会计软件以源程序的方式运行，操作人员在操作出现问题时，可以轻而易举地调出源程序进行修改；有些单位会计电算化用的计算机，单位所有人员都可以使用，这样的会计软件，很容易被非法修改。

二、会计软件陷阱应对策略

（一）版本不宜一次到位。市场上流行的核算软件，大都为单机和网络两种版本，且从单机版向网络版升级时，可以补齐差价。面对优惠，不妨先用单机版，其益处：一是经实际运用，测试、验明核算系统的真实性能；二是先用低成本版本培训员工，待用法娴熟、业务需要时，再更换网络版，既减少了投资风险，又培训了队伍。

（二）首选教学、测试版。如果单位选定的核算软件可以提供教学版和测试版，则一定要充分利用。这些教学、测试版本，一般只是在一些功能上加以限定，其主要功能结构与正式版基本相同，但费用低廉，甚至可免费使用。通过测试版，可以体验其功能设计、用户界面等是否符合单位的业务核算需要，使用人员能否适用，对于需要更正的地方可先行提出，以避免不必要的麻烦。其实，设计先进的核算软件提供的测试版，其测试数据可以按正式版使用。

（三）尽量减少数据冗余。要充分发挥现有网络及管理系统的作用，如单位已经建有内部网或管理系统，则在选用会计核算软件时，一定要充分考虑到接口的问题，以及从现有网络中提取其他数据的能力和为其他部门提供数据的能力，提高单位整体的数据使用效率，减少不必要的数据冗余，提高数据的时效性。

（四）考虑软件的成熟度。随着信息技术的发展，新的核算软件不断涌现，但选购时必须权衡软件开发公司的实力、软件的功能、硬件的要求、售后服务等细节，并充分考虑到软件的升级服务、应用平台。当下，会计核算软件的功能已从单一业务，过渡到了完整的财务核算，并逐步具备预测、决策等能力，摆脱了事后核算的被动性。

（五）售后技术支持。软件产品毕竟不同于其他产品，产品到达用户手中后只具备了解决共性问题的能力，属于用户自身特殊要求的功能则需要再同软件开发商共同协商开发，而有些软件甚至还提供给用户二次开发的平台和接口，这些都需要开发商的技术支持。