研究所办公室管理的有效途径分析

2018-11-25中国科学院东北地理与农业生态研究所张玉宏

办公室业务 2018年22期

文/中国科学院东北地理与农业生态研究所张玉宏

办公室是综合性比较强的事务管理机构，在研究所工作管理中，办公室需要发挥出上传下达的桥梁作用，帮助研究所顺利地完成各项科研任务，能够熟悉各种科研项目的研究进度，做好日常工作的时间安排，针对研究所工作中出现的一些问题提供合理的解决方案和解决对策，以人为本，与时俱进，不断创新研究所办公室管理的新途径。

一、研究所办公室的作用

（一）参谋协助。在研究所的办公管理中，办公室存在的主要作用是能够帮助上级领导收集并掌握更多的资源信息，相当于给领导起到了出谋划策的作用，因此研究所中的办公室人员要具备调查研究能力，能够及时发现一些潜在性的问题，同时对办公室发现的问题及时向上级领导汇报，做好研究所办公室咨询管理服务，帮助研究所领导根据现有的发展状况，做出下一步工作的准确判断，能够制定出一套科学的管理方案。

（二）沟通协调。研究所办公室还起到着协调沟通管理的作用，这也是今后研究所办公室管理中需要注意的地方，办公室是一个控制性机构，需要统筹兼顾各方面的信息，也能对全局展开控制监控，对特殊突发事件进行协调处理，同时需要对收集到的资源信息进行整合，起到一个上传下达的重要作用，要尽量按照规章流程来办事，避免在协调交流过程中过于随性与盲目，也要审时度势，根据实际情况的变化来调整研究所工作改革方案。

（三）监察督办。在对研究所各项工作进行有效的落实安排时，办公室还肩负着一定的监督查办的责任，保证研究所工作可以顺利地安排和落实下去，需要办公室具备严谨、务实的工作作风，能够做好办公室反馈工作，健全研究所内部的监察督办机制，可以把各项工作的责任安排落实到个人，提高办公室工作人员的责任意识，从而有效地提升研究所的办公办事效率，一旦工作中出现任何问题，能够及时地找到各级相关负责人来落实和解决。

二、提高研究所办公室管理水平的有效途径

（一）加强制度建设。为了能够有效地提高研究所办公室的管理水平，促进研究所事业工作的蓬勃发展，我们需要进一步加强研究所办公室的制度建设，也就是通过制度的规范性来规范研究所员工的个人行为，正所谓“无规矩，不成方圆”，可以在办公室管理中，制定出研究所员工的业绩考核方案，执行科学的岗位责任制，严格定岗、定位，责任落实到位，对突出贡献的员工给予奖励，从而激发员工的工作积极性，分工到位，各岗位人员各专其行，以人性化的管理要求推动研究所工作的开展。

（二）提升工作人员素质。要提高研究所工作人员的专业素质，提高办公室人员的服务意识，这样的员工在工作中才能够积极进取，能够应对办公室管理中各种复杂的工作要求，指导员工懂大局，识大体，在日常工作能够时刻考虑到研究所发展的集体利益，而不会因为个人的一点蝇头小利而中饱私囊，谋取私利，要想提高研究所办公室的综合管理水平，需要全体员工的共同努力，以真诚务实的态度工作，以诚实热情的态度来提供服务，敢于拼搏，勇于创新，提高工作人员自身的业务能力水平。

（三）完善办公室事务管理模式。健全并且完善研究所办公室的事务管理模式，也是促进研究所办公室管理的有效途径之一，需要加强办公自动化管理变革，提高办公室工作人员的计算机应用能力和会计电算化管理水平，能够熟练应用Microsoft Office系列软件进行文档编辑，表格绘制和PPT课件的制作，应用Photoshop CS5.0软件展开图像处理，进而提升研究所办公室的工作效率。

（四）促进办公室同其他部门间的协调沟通。在研究所办公室工作落实的过程中，为了提高办公室管理水平，还应当能够促进办公室和研究所其他部门之间的有效协调和沟通，明确上级领导所要传达的指令思路，在信息要求的同向传递中，要尽量取得同级部门的支持和配合，这是因为研究所中很多的工作需要多个部门之间积极协调与配合，所以必须要建立一个健全而完善的研究所内部协调沟通机制，提升研究所各级部门之间的工作凝聚力。