浅议办公室推行精细化管理的思考

文/云南省烟草公司保山市公司 杨辉

“精细”，现代汉语中有精致细密之意。文言文中有精明能干、细心仔细、清醒苏醒的意思。精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于日本20世纪50年代的一种企业管理理念，是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。精细化管理是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入，将精细化管理的思想和作风贯彻到企业每个环节的一种管理模式。现代管理学认为，科学化管理有三个层次：第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。

一、为什么要实施精细化管理

（一）消费群体的差异化。消费品市场竞争白热化，传统制造业随着社会发展进入大调整、大重组和全面优胜劣汰的境地，产品种类越来越丰富，顾客可供选择的余地越来越大，人们的消费观念和水平日益提高，个性化需求成为消费趋势，消费者购买商品越来越挑剔，越来越满足于享受超值、舒适的服务细节。因此，企业为了生存，为了符合顾客的需要，必须向精细化管理转变。

（二）经营模式的同质化。我国的经济发展到今天，企业和企业之间在产品、技术、成本、设备、工艺或服务等方面的同质化越来越强，差异性越来越小，在某种层面上而言，市场竞争越来越表现为细节上的竞争。在这种情况下，谁能为消费者想得更周到、细致，谁就会在竞争中胜出。

（三）管理模式的粗放化。改变粗放型的经营管理模式，实现由大批量生产管理向精细化管理的转变，已经是全社会的共识。尤其是行业竞争的不断加剧，企业面对越来越多、越来越强的竞争对手，企业做强做大是一个必然的发展方向。虽然影响企业赢利的因素很多，但内部管理依然是一个最重要的因素。如何洞察市场的变化、如何指定对应的方针、如何扩大自己的利润源、如何减少企业的成本等都是可以通过精细化管理来加强的。企业只有不断地持续精细化管理，提高企业的应变能力，规划好每一分钱、用好每一分钱、赚到可以赚到的每一分钱，企业才能健康稳定地发展，才能在未来的竞争中立于不败之地。尤其是我国企业传统的高投入、高消耗、高成本、低产出的管理方式，已经走到尽头，必须转变为精细化的管理方式。

二、推进办公室精细化管理的必要性

（一）推进办公室精细化管理是办公室职能的内在要求。办公室的主要职能是为领导决策服务、为机关基层工作服务，地位非常重要，其职能作用发挥得如何，在一定程度上决定和影响着企业工作的成效。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中，深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足、分析问题不透，导致调研工作脱离实际，无法为领导及时、准确、全面地提供调研材料，参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。

（二）推进精细化管理是提高办公室工作质效的主要途径。办公室作为机关的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。行政管理精细化，不仅是工作方式的转变，更是管理思想的改变，需要管理人员在日常工作中不断提高自我要求，根据精细化要求，改变工作理念与方式，实现行政管理工作的精细化。

近年来，办公室参与政务、管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的质量和水平都有了明显提高。但用高标准来衡量，办公室的工作还存在一些问题和不足：一是疏于政务、忙于事务。主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯，参政水平不高，领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，岗责体系不够健全，管理制度不够完善，不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。少数人的责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，有时出现一些低级差错，影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付性的工作，“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。一些同志认为自己的素质在机关还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。当前，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为机关、为基层服务。

三、办公室行政管理精细化对策

（一）更新观念，提高认识。“天下大事，必做于细”。一方面，办公室工作人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识，把重视细节作为一种素质，一种修养，一种工作态度，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，要努力实现“六个不让”，即不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的文件在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、不让各种差错在自己这里发生、不让前来办事的人在自己这里受到冷落、不让办公室的形象在自己这里受损。要努力做到“三个一点”，即常规的事，思路超前一点；急办的事，步伐加快一点；敏感的事，考虑周全一点。另一方面，要戒除三种行为，即遇事怕麻烦，办事凭经验，处事不冷静。无论是办文、办会还是办事，都要增强责任意识、创新意识和程序意识，“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。

（二）明确职责，细化流程。1.要依职能办事。办公室的主要职责，概括起来就是“履行六大职能，搞好六项服务”，即履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行把关职能，为中心工作服务；履行宣传职能，为依法治税服务；履行督办职能，为政令畅通服务；履行保障职能，为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”“怎么干”“干得怎么样”“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；按规章办事，按程序运作，按规程服务，既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。2.要按流程办事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化办公室各项工作流程。办公室的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时，要逐项建立信息调研、公文运转、档案管理、机要保密、秘书事务、安全值班、督促检查、新闻宣传、会议管理、信访处理等各方面工作的具体流程，做到环环相扣、互促互动。3.靠协调办事。机关许多工作都归口办公室管理，但又要靠各部门共同落实，需要依靠整个机关、整个系统的力量。因此，办公室要正确定位，摆正位置，加强协作，形成协调配合、齐抓共管的工作格局。主要做好以下“五个协调”：一是做好与领导的协调。及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向公司领导汇报，在当好“参谋”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。在工作中，由于各科室之间的工作侧重点和工作要求不同，不可避免的会产生一些不同的意见，办公室要主动做好协调工作，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决。属于需要领导出面协调解决的问题，及时请示汇报，做到既解决问题，又尊重各方面的意见。四是做好与地方政府及系统外部门之间的协调。五是做好与基层单位关系的协调，既让领导放心，又让群众满意。

（三）完善制度，强化考核。要对办公室现有规章制度进行补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前，重点是要建立和完善以下三项制度：1.建立工作日志。通过建立工作日志，提高办公室人员统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、学习、考察等日常事项，建立专门日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人工作日志。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台账，留存记录，防止安排的工作多了，顾此失彼。2.建立AB岗制度。AB岗工作制度是指办公室在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度。即两个相近岗位互为AB岗，当A岗因故不在岗时，B岗自动顶岗，及时办理根据工作性质可以即时办理的一般性事务和紧急事务。实行AB岗工作制一方面能够通过A、B工作人员互为备岗，保证各项工作流程顺畅、无缝链接，防止办公室职能发挥出现“缺位”，另一方面，在A、B岗工作人员都在岗的情况下，A、B岗能够相互把关、审核，最大限度地减少工作中差错或低级失误。3.完善考核制度。严格实行“三定”（定员、定岗、定责）和目标管理。按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标，明确完成时限、工作程序和具体要求，实行分工负责，责任量化考核，在考核过程中，要合理确定考核标准，对能够量化的工作尽可能地设计量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标。

办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转，影响领导的威信，影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。努力用“制度化、流程化、规范化”全面提升办公室精细化管理的品质，要建立“公文处理、会务、接待、值班”等各方面的标准化工作流程，强调办公室工作的精品意识，从而使办公室工作人员在工作中养成精细化思想，使企业办公室管理实现从制度化约束向文化约束的转变，提高精细化水平。精细已经成为企业竞争中最重要的表现形式，精细化管理也已经成为决定未来企业竞争成败的关键。精细化是管理的新方向，是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一种管理方式。精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路。