浅谈城乡居民社会养老保险业务档案的规范管理——以福建省周宁县为例

郑夕云

随着城乡居民社会养老保险惠民工程的推进，群众参保积极性不断提高，参保面不断扩大，随之产生的居民保业务档案数量越来越多，居民保档案管理工作任务更为繁重和艰巨。为了总结居民保业务档案工作规范管理经验，正视其存在的问题，寻求对策措施，从而推动居民保工作健康、持续的发展，笔者通过对周宁县及周边县（市、区）的了解，结合自身的工作实践，就如何做好居民保业务档案规范管理工作谈几点粗浅看法。

一、居民保业务档案规范管理中存在的问题

（一）档案规范管理意识有待加强

近几年来，福建省内各级人社部门对居民保续缴率方面都制定了达到90%以上的年度目标任务，而档案管理工作没有列入年度考核体系，因此各级领导在思想上更加重视续保率工作的完成，而对居民保档案规范管理的意识还有待加强。有的县居民保中心档案人员也觉得档案工作既然未纳入硬性考核，也不会为单位直接带来什么效益，再加上档案数量多、任务重，有的同志存在畏难情绪，由此产生懈怠心理，这些因素严重影响了居民保档案的规范管理。

（二）居民保业务档案收集不够规范

居民保业务档案材料大多由村（社区）、乡（镇）的经办人员收集，再移交至县居民保中心审核。由于经办人员多、传递环节多，容易造成收集的业务档案材料漏填、错填、乱填，或者附件材料收集不全等现象。如管理类的《参保登记表》填写不规范，有的经办人员用圆珠笔填写表格、印章不清晰，这样的档案材料是不能长久保存的；有的存在参保人姓名有错别字、身份证号码不准确、不选择缴费档次、未填写参保时间、经办人员未签字等，造成业务档案收集不规范；同时由于乡（镇）经办队伍的不稳定，经办人员频繁变动，业务不熟，也影响了业务档案收集工作的规范性。

（三）居民保业务档案整理不够规范

居民保档案数量多，但县居民保中心的档案人员却多为兼职，专职的较少，为此，有的地方不能及时在当年的6月份前完成上年所有居民保业务档案的整理工作。另外，在档案整理过程中，有的档案人员没有严格按照《福建省新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）》进行组卷。如未按材料办理时间先后排序，没有严格区分管理类、征缴类、待遇类、统计类、稽核类的材料。在档案材料装订中，有的存在材料边角不整齐，卷内目录、备考表填写不规范等现象。

（四）居民保档案室管理不够规范

有的县的居民保中心将业务档案材料整理入库后，对已经入库的材料管理不规范，存在档案室的制度不够健全，工作无章可循；日常管理工作懒散，未严格落实“九防”制度；没有定期对档案室进行检查并做好相关记录工作等现象。

（五）居民保档案电子信息化管理有待提高

居民保业务档案保管年限不一，分为永久、100年、50年、30年、10年等。纸质档案的寿命容易受空气中的水分、灰尘、霉菌等因素的影响而毁坏，长久保存存在一定难度。目前，各县（市区）都将档案的案卷目录、卷内目录等导入居民保档案管理信息系统，但是还有部分的县（市、区）没有将纸质档案进行扫描，未完全实现居民保档案的电子信息化管理。

二、加强居民保业务档案规范管理的几点对策

（一）领导重视是加强档案管理工作的前提

居民保业务档案与老百姓的利益息息相关。各级党委、政府必须统一思想，充分认识规范管理居民保档案工作的重要性，将档案列入工作日程，指定分管领导管事，安排经办人员办事，督促经办人员办好事。如周宁县居民保中心工作人员对全县9个乡（镇）实行划片包干管理，即每2人负责指导3个乡（镇）的居民保业务、档案工作，另外再安排一名工作人员专职档案管理工作。同时，周宁县每个乡（镇）均安排一名分管领导，既负责居民保的参保缴费，又负责档案工作，各乡（镇）也指定一名经办人员从事居民保业务、档案工作。

（二）业务档案收集规范化是做好档案管理工作的基础环节

居民保业务档案的收集是档案整理工作的基础环节，因此，县居民保中心应当加强对乡（镇）、村（社区）经办人员的培训和指导，特别是新来的经办人员，要求他们仔细学习业务经办规程，发现问题，及时反馈，把好材料的收集关。如周宁县各级经办人员根据居民保经办操作规程收集所需材料，要求业务档案的各类表单完整，相关印证材料（身份证、户口簿、特殊人员证明）齐全，乡（镇）劳动保障事务所于每月19号前将材料上交县居民保中心，县居民中心对上交的材料严格审核，发现问题及时退还给责任人员予以完善，材料符合要求后方可填写《业务材料交接单》，签字接收。上交县居民保中心存档的业务材料必须是原件，由县级经办人员在福建省城乡居民社会养老保险信息系统根据提交的材料仔细复核，复核通过后移交档案人员存档，确保纸质档案材料与信息系统相吻合，保证档案的完整性。

（三）业务档案整理规范化是做好档案管理工作的关键环节

档案管理人员要严格按照《福建省新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）》整理档案，确保整理归档工作不走弯路，不出差错，达到预期的效果。如周宁县居民保中心在整理档案过程中采取以下的做法：首先，初步整理环节。相同年度、相同类别、相同保管期限的具有主、副性质的表单，主表在上，副表在次，其他印证材料在下。如同一参保人的材料按份整理，表单在上，印证材料在下；参保人员办理待遇领取时形成的归档材料顺序为：待遇领取通知单——待遇核定表——身份证复印件。其次是组卷环节。组卷先区分年度，后区分类别（管理类——征缴类——待遇类——统计类——稽核类），再根据每个档案类别里细分出来的案卷类别进行组卷。如居民保待遇类档案细分为养老保险待遇核定材料、养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关材料、养老保险支付明细表和汇总表等3个案卷类别，必须将待遇类业务材料按照这3个案卷类别排序先后分别组卷，同一卷中材料办理时间在前的所排位置在上。不同年度、不同保管期限、不同案卷类别的业务档案不得混合组成卷。再次是编号、编目环节。档案管理人员按照文件要求认真规范填写目录号、档号、卷内目录、案卷目录、全引目录。另外装订时采取“三孔一线”的方式装定成册。组卷后装订前需要注意的问题。装订前应去掉纸质材料上的金属物，如订书钉、回形针、长尾夹等。打页码应当打在左上角或者右上角，空白页不打页码，装订时纸质材料的边角对整齐。最后是上架、入库环节。案卷统一按照年度——类别——保管期限——案卷号先后顺序上架、入库，确保居民保业务档案整理规范有序。

（四）档案室管理规范化是做好档案管理工作的重要环节

档案室是档案长久存放的地方，是档案寿命长短的关键所在。一是加大对档案室经费的投入。按照国家和省级有关规定选好符合要求的档案室，配备档案柜、档案盒，配齐温（湿）度计、空调、除湿机、灭火器、吸尘器、计算机、扫描机、复印机等，达到档案室“九防”的要求。二是建立健全居民保业务档案文件材料的归档制度，如档案保管、统计、保密、鉴定、移交、销毁、查阅利用、业务档案设备维护、岗位责任等管理制度，使档案室管理工作做到有章可循。三是档案人员要以科学、严谨的态度来对待档案室的日常管理工作，认真填写居民保档案室的温湿度记录表、档案移交（接收）登记表等相关记录表，发现问题及时整改，把居民保档案室的管理要求真正落到实处，确保居民保档案的安全、完整。

（五）完善档案电子化管理是加强档案管理的必要环节

居民保业务档案是群众办理养老保险的重要凭证，是今后续缴保费及领取养老金的重要依据，它关系到每一个参保人的切身利益。省级居民保中心已建立福建省居民保档案管理信息系统，推进全省的居民保档案进行电子化的管理，以提高应对外部不可抗力风险的能力，如水灾、火灾、地震等毁灭性灾害带来的损失。但是，由于居民保纸质业务档案数量巨大，有的县（区）纸质档案扫描工作进展仍然不快，下一步应加大工作力度，加快推进电子化规范管理的步伐，确保档案安全，维护群众切身利益。