行政单位财务管理存在的问题及对策

□

（广东省卫生和计划生育委员会 广东广州510060）

一、前言

行政单位的职责是完成国家所赋予的行政管理任务。财务管理作为行政事业单位管理的核心，保证了行政单位计划和任务的顺利完成。只有不断地加强财务管理，才能适应当前各项财政改革任务的需要。然而，通过日常财务管理工作及对下属单位督查审计发现，行政事业单位财务管理还存在很多问题，违规情况屡见不鲜。加强财务管理，有利于从源头上反腐倡廉，有效预防和遏制腐败行为的发生，对各项财务活动进行有效的控制和监督；能够提高资金的使用效益，树立“资金走到哪里，管理跟到哪里”的观念，将资金使用的管理、控制、监督贯穿到单位的各个环节；可以建立行之有效的支出约束机制，根据单位的实际情况、业务特点、管理要求，建立完善的内部控制制度，加强部门之间、岗位之间的相互制约、相互监督，做到事前有预算计划、事中有跟踪控制、事后有监督管理。

二、现阶段行政单位财务管理存在的问题

（一）费用报销存在的问题

1.会议培训费存在的问题。（1）在会议培训费中列支接待费。由于接待超标准、超规模，或者安排了接待，但是无对方单位公函，无法报销，于是将接待餐费在会议培训费中报销。（2）会议培训费附件不齐全。会议报销只是附有发票，没有会议计划、会议通知、会议清单、签到表、会议议程等佐证资料。（3）违规收取培训费。举办培训班要求参训人员交纳培训费或是自行负担食宿费等方式转嫁、摊派培训费用。（4）挪用、转移会议培训费。日常督查中发现某单位列支会议费2万元整，经延伸审计至举办会议的酒店发现，该会议并未召开，报销单所附会议签到表、会议议程等均为虚假捏造。

2.差旅费开支存在的问题。（1）虚报出差人数。由于出差住宿人均超标准或是为套取出差补助，报销经办人多填列出差人数，导致出现同一人员同一时间出差不同地市的现象。特别是有些处室/单位业务需要邀请专家或是邀请其他单位人员出差，由于财务人员对外单位人员不熟悉，无法核实出差人员、出差行程，更容易出现多报出差住宿费、多报差旅补助的情况。（2）出差调研、考察无实质内容、无明确公务目的、异地部门间无实质内容的学习交流和考察调研等，或是在出差期间擅自改变行程绕道旅游。（3）转嫁出差住宿费。出差住宿超标准，就将费用转嫁下属单位或基层单位。（4）公务出差铺张浪费。在督导中发现某单位职工出差至某地，乘坐飞机往返，因当地无租车公司，又让自身工作单位所在地出租车公司派车前往作为当地督导用车。

3.专家劳务费存在的问题。一是发放手续不规范，专家劳务费发放没有附邀请函、签收表或转账记录，发放表未列明专家身份证号。二是擅自扩大专家劳务费发放范围。部分单位对专家概念界定不明确，擅自扩大专家劳务费的发放范围，劳务费发放对象除专家、学者外，还包括了抽调的一般工作人员、资料整理人员等。如发放专家研讨会专家劳务费时，将所有参会人员纳入发放范围；发放抽调参与专项督导检查专家劳务费时，将所有抽调的外单位人员纳入发放范围。

4.委托业务费存在的问题。一是存在委托业务拆分的现象。委托业务经费总的开支较大、委托数量也多，但通过政府采购途径的数量却很少，仍存在故意拆分委托业务的现象，规避政府采购。如受托单位相同且委托内容相似的业务，拆分成几项委托业务。二是委托业务合同不重视履约验收。在实际工作中，很多单位都自行组织对供应商履约验收，但是收而不验、验而不实的现象时有发生。比如某单位为了加快资金进度，将系统建设委托业务资金一次性支付给供应商，业务系统建成后迟迟没有组织验收，经财务多次催促后，业务处室验收敷衍了事，提供的验收报告更是简单随意。

5.资金管理不规范，使用假发票、假事项、真发票挪用财政资金。一是以假发票套取财政资金。如督查某单位发现，该单位报销的“停车费”等公务用车运行维护费用，报销票据的票面信息与国地税网上查询信息不一致。经在国地税网上查验，部门公务用车运行维护费存在 “没有查询到发售记录”和“发票盖章单位与发票领购单位不一致”等。二是以虚假合同转移财政资金。与业务合作公司签订虚假委托业务合同，或者存在真实委托业务，但是支付金额大于实际业务需要经费，转移财政资金。再从该公司支出，或者直接套取现金。三是使用真发票挪用财政资金。购买真发票报销，但是实际业务并未发生，或者复印电子发票，重复报销。

（二）往来账户不清理

在日常督导检查中发现，多个单位往来账户不清理。主要原因有：一是各单位历史遗留的往来款项，由于形成年限久远，账户审批人轮岗、经办人调动、财务人员轮岗，或是原始凭证、记账凭证的遗失、损毁等原因，无法查明清理账务。二是行政事业单位由于会计核算工作薄弱、财务人员不足，或是单位负责人财务管理意识不强，加上“新官不理旧账”的思想，对往来款项清理工作不重视，导致往来账户疏于管理，长期挂账不按规定及时清理。三是某些单位由于工作需要，专项经费未到账，挤占了其他经费先行垫支，事后又因各种原因，专项经费无法归垫，导致会计无法列支，长期挂账。四是会计核算错误形成的往来款项，主要是财务人员核算疏忽，或是不了解业务的来龙去脉导致。

（三）信息化程度不高

从行政单位内部管理来看，很多行政单位已实现财务信息化、会计电算化，但是由于建设的主体不同、建立的目的不同、投入使用的时间不同等因素，各个系统都是相对独立，形成“信息孤岛”，因此无法实现信息资源共享。例如：财政部门建立的财务核算系统、各个单位自主研发或购置的财务报销系统、采购部门建立的采购管理平台等，都是独立运行，未能实现信息一体化，这就造成各个信息系统数据不能共享。对于信息的使用者来说，需要人工整理、汇总、统计，或是重复录入、重复劳动。

三、加强行政单位财务管理的对策

（一）研究制定财务管理权责清单

近几年，巡视组、财政部门、审计部门通报的审计调查报告，指出财务管理存在的内部控制制度有缺陷、采购流程不规范、转嫁接待费和会议培训费等问题，都要求我们在监督到位和严格问责的工作机制上拿出更加有效的措施。为了进一步规范财务管理，我们组织相关处室，根据相关法律，研究编制了财务管理的权责清单，作为财务管理的工作规范指引。权责清单总结了过去财务工作中容易出现的不合规、不合理问题，包括预算管理、收支管理、资产管理、合同管理、采购管理等方面，一共274条禁止性条款，将不符合法律法规的条款明确排除，同时附上在工作、督导、审计中发现的问题和案例分析，重点是规范经办人行为，该做什么，不该做什么，严格了单位的支出管理。

（二）清理往来款项

首先要明确清理工作具体任务、清理时间节点，除了组织专业财务人员对下属单位的账务清理工作进行指导，还可以聘请会计师事务所协助清理。其次对各种往来款项进行分类，制定不同的处理办法。一是属于无法支付或是由于对方单位已不存在等特殊原因无法支付的应付账款，按要求核销账务处理后，款项上缴财政。二是属于向财政借款资金，没有使用或无需再使用的，按规定应及时归还上缴国库。如果已经支出且支出合理的，建议单位向财政部门申请列为财政拨款，经批准后，单位调账列为收入处理。三是属于单位职工个人欠款，如处室购置工具书，书店无法刷公务卡，经办人办理借款的，此类欠款应要求当事人在规定期限内归还，期限内不归还的，应停止对该处室或个人再次办理借款，并将催还欠款通知书抄送分管领导。四是对于一些账龄较长、凭证账簿遗失，无法查明原因的呆账，可聘请会计师事务所协助清查，根据相关的经济鉴证证明和审计报告作出资产盘盈盘亏处理。

（三）推进信息化建设

1.建立内部控制系统。受传统体制等多种因素的影响，行政单位内部控制系统不健全，在一定程度上影响财务管理的水平。内部控制系统是将信息化建设与内部控制制度相结合，通过内部控制信息化，优化财务管理流程，减少人为操纵因素，有效防范业务风险。内部控制系统建设需要对各个信息系统进行资源整合，建立一体化系统，实现信息共享。内控控制系统建设可以从一开始的局部零散的内部控制，发展成为整体系统的内部控制，也可以从一开始的单纯的会计控制系统，发展成为全面的全员控制系统，内部控制系统是一个循环往复、不断优化完善的过程。

2.信息化促进财务管理工作的案例分析。结合笔者所在单位的内部控制信息系统建设情况进行分析，一是在建立内部控制系统过程中，通过系统将经费预算、经费支出、风险控制三者结合起来，实现支出实时动态监管，从经办人在填写报销单时就开始预算控制、标准控制。没有预算或者预算超支等情况将无法通过系统审核，真正实现了经费的事前控制。二是在系统设计时，根据岗位设置不相容岗位相分离，明确各个岗位的职责范围，并将内部审批权限在系统上备注，使得业务审批更加规范化、报销流程更趋标准化。三是系统设置自动提示功能，报销经办人在填写报销单时，将报销内容所需材料提示报销经办人，并设置培训超标准、会议是否定点、接待有无公函等功能提示，实现系统的监控预警（如图1）。四是添加电子票据管理模块，报销人以电子发票报销的，需把电子发票代码和发票号码、金额等信息录入系统，进行查重，如果重复填列将无法保存报销单，以防止出现电子发票重复报销的现象。在信息化模式下的财务管理，岗位职责清晰，部门权限明确，业务处理高效，过程信息透明可查。