网络环境下图书馆档案管理工作创新途径分析

文/宿迁市图书馆 赵凯

网络技术的发展为图书馆的生存和发展带来了巨大的冲击，在此背景下，图书馆必须要加强管理工作，而档案管理工作是图书馆管理工作重要的组成部分。网络背景下，传统的档案管理工作模式已经无法满足现代工作的需要，迫切需要完善和创新。因此，针对网络环境下如何创新图书馆档案管理工作途径进行研究具有非常重要的现实意义。

一、网络环境下档案管理工作的变化

（一）创新性。网络环境下，图书馆档案信息资源除了纸质档案资料以外，还包括视频资料、音频资料、图像和图形资料等，同时，网上档案信息可以通过网络进行阅读和传输，为用户的使用提供了方便。这就要求图书馆档案管理工作紧跟时代的步伐，根据管理对象的变化，创新管理方法，将信息管理与知识管理有机地结合在一起。例如，利用网络优势，进一步推进档案管理的智能化建设，提高管理效率。

（二）便捷性。网络技术的发展，为人们获取信息与知识提供了便捷，通过网络人们可以获得自己需求的信息与知识。同时，网络技术也为图书馆档案资料的管理提供了便捷，比如，为了妥善保存原始资料，可以借助扫描技术将纸质资料中的内容转变为图片，然后再利用网路对图片进行传输，从而有效地提高了档案管理的便捷性。

二、网络环境下图书馆档案管理工作的现状

（一）时事档案。时事档案主要指的是关于国内外学术交流内容、重大活动以及重要来访者信息等内容的记录。目前，图书馆档案管理人员往往忽视了时事档案的记录，一方面是因为图书馆日常工作的影响。另一方面则是由于时事档案的信息量通常比较大。

（二）政文档案。政文档案主要包括图书馆规章制度、日常电话记录和会议记录、工作日志、年度计划、发展规划以及党政材料等方面的内容。图书馆政文档案往往难以备齐，这主要是由于图书馆工作人员间综合素质存在差异及各部门间发展不平衡所造成的。

（三）人事档案。图书馆人事档案主要包括用户档案和工作人员档案两个部分。其中，用户档案主要包括用户的个人信息和借阅卡，而工作人员档案则主要包括图书馆人员配置、人事变动以及工作人员培训记录、考核情况、业务成绩、工作考勤等内容。网络环境下，用户档案管理工作的很多操作都需要在计算机上进行，如果工作人员操作不当就会使用户的隐私权遭到侵犯，甚至有可能会使得用户的个人信息遭到泄露，给用户带来损失。

（四）业务档案。业务档案是指有关图书馆工作的信息资料，主要包括各种工作的问题、要求及进度等方面的文字记录，还有关于工作的图片影像、论文报告、后期总结等。许多业务档案都没有在档案室进行备案，因此，需要工作人员进行业务档案的回收工作，在一定程度上造成了人力、物力、财力的浪费。

（五）设备档案。顾名思义，设备档案指的是关于图书馆各项设备的记录，主要包括设备的招标记录、采购记录、使用记录、检修记录及处理记录等内容。目前，图书馆的设备档案管理工作中还存在着一定的不足，比如，在采购设备时，指标不明确，造成设备的初始记录存在漏洞。

三、关于创新图书馆档案管理工作的途径分析

图书馆档案具有一定的历史价值，构建完善的图书馆档案管理系统，是时代发展的必然要求，同时也是反映图书馆发展轨迹的重要依据。图书馆档案中的资料记录着国家建设过程中发生过的各种事件，可以说这些资料是我国建设的历史见证。此外，图书馆档案资料中还具有一定的艺术启发价值，很多现代艺术创作的灵感就来源于图书馆档案材料。图书馆档案资料还是重要的评估依据，它不仅为档案管理工作的评估提供了重要的参考价值，而且为图书馆工作业绩的评估及图书馆等级的评定提供了重要的评估依据。因此，积极探索关于创新图书馆管理工作的途径是非常有必要的。

（一）创新工作模式。网络技术和数字化技术的应用及发展，极大地改变了图书馆档案管理工作的环境，在此环境背景下，档案管理人员应该迎合时代发展的需要，以实际情况为依据，创新工作模式。图书馆传统的档案管理模式是以人工为主，不仅效率不高，而且为用户所提供的信息服务具有局限性。网络环境下，图书馆应该充分利用网络优势，构建档案信息化管理模式和网络工作平台，为各部门提供线上服务。通过线上服务，提高各部门间信息交流的效率，使各部门间的配合更加紧密，充分发挥档案管理的整体优势。网络环境下，图书馆档案管理过程中应该加强各类数字化信息技术的应用，从而将档案信息资料完整、安全、长期地保存下来。

（二）提高管理人员的专业素质。目前，大多数图书馆档案管理人员的综合素质有待进一步提升，尤其是在网络技术飞速发展的背景下，加强管理人员的培训，提高管理人员的专业知识和技术水平是非常必要的。管理人员的培训工作主要包括两个方面：一是专业技术的培训。帮助管理人员掌握更多的档案知识和计算机技术，尤其是要掌握现代化档案管理系统的操作方法和技巧，从而提高档案管理工作的效率。二是安全意识的培训。网络技术在档案管理工作中为人们提供便捷的同时，也带来了许多安全问题，这就要求不断提高管理人员的安全防范意识，运用防火墙、电子身份认证等技术保证档案的安全性。

（三）设立专项资金。图书馆管理人员应该积极与政府相关部门协商，申请设立专项资金用于档案的管理。图书馆管理人员还可以通过上级补贴、社会捐款等途径来争取资金。此外，要加强财政监管，档案管理工作需要用到的设备，比如温湿度计、档案柜、摄像机、扫描仪、照相机和复印机等要及时申请采购，以保证档案管理工作的质量和效率，但是，设备的采购工作一定要严格按照相关程序进行，防止出现贪污腐败的现象。

（四）完善档案管理制度。完善的档案管理制度是保证档案管理工作顺利开展的重要前提和有效依据，档案管理制度主要包括安全保密制度、存放和保护制度、整理收集制度以及责任划分制度等。如果没有一套完善的档案管理制度，不仅很容易导致档案资料的混乱，甚至有可能造成一些保密档案资料的外泄，后果不堪设想。网络环境下，更应该注重档案管理制度的完善，只有制度完善了，才能使档案管理工作有章可循，规避风险和漏洞的产生，提高工作的效率和质量。

（五）构建档案信息的资源体系。随着网络技术和计算机信息技术的发展与应用，全国图书馆档案信息的资源体系正逐步形成。在此背景下，图书馆相关工作人员在实际档案管理工作中要积极探索网络信息技术的应用，加强档案信息库和数据库的构建，实现档案管理的合理化、科学化、智能化，从而进一步促进档案信息基础数据的利用和开发。

四、结语

总而言之，网络信息技术的发展为图书馆档案管理工作带来了便捷，也为档案管理工作提出了创新的要求。图书馆时事档案、政文档案、人事档案、业务档案和设备档案管理工作中或多或少存在一定缺陷。要想做好档案管理工作，就需要相关管理人员积极创新工作模式，提高工作人员的综合素质，设立专项资金，完善档案管理制度，并构建档案信息的资源体系，促使档案管理工作质量和效率的提高，推动图书馆长远发展。