助推“双一流”战略发展的高校人事档案管理工作探讨

文/福建医科大学 陈珍

近年来，我国档案事业各项建设取得了显著成绩。2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，加快完善档案治理体系、提升档案治理能力，实现档案管理的多样化、便捷化、信息化、高效化、专业化。在教育领域，面对高校事业改革与发展新常态，高校人事档案管理工作也面临许多新的挑战。2015年8月18日，《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》的“双一流”建设规划启动。师资力量是“双一流”高校建设的一个重要指标，具备世界一流大学平均水平的师资队伍是“双一流”建设的支点，各个学校人事人才工作纷纷出台政策，积极谋划“十三五”建设新举措，突破体制瓶颈，走出改革深水区。高校人事档案是评估高校教师教学、科研、学术、工作等能力的综合表现，能为人事部门对高校教师的职称评定、选拔人才、人才规划建设等各方面工作提供重要依据。随着高等教育的发展加快和规模扩大，高校师资队伍也不断壮大，人才流动愈发频繁，现有的高校人事档案管理模式已不能很好地满足新形势的需要。加强高校人事档案管理工作的不断创新以适应当前新形势的需要显得迫在眉睫。

一、高校人事档案管理在“双一流”建设中的作用

高校人事档案是体现高校教师个体个性的档案材料，能够为历史地、全面地考察了解及正确使用人才提供重要依据。提高高校人事档案管理的效率和利用水平，可以为高等院校的教育教学提供稳定、有序的人才工作支持，为实现双一流建设目标奠定基础。

（一）高校人事档案的性质。高校人事档案是以高校教师为主体的，记载高校教师个人经历及社会实践的历史记录，是教师个人身份、学历、资历等方面的证据。另外，由于档案的价值具有稳定性和概括性，因此高校人事档案的价值主要发挥在对高校人力资源的评价、分析上。首先，高校人事档案具有全面性。其收集了教师的履历、自传、考核鉴定、学历、职称、科研、培训、政审、党团、奖励、处分、任免、工资等多方面的材料，涉及教师教学能力、学术能力、工作能力、职称、科研项目等内容，是教师个人信息的储存库，能够比较全面地反映教师的个人全貌。其次，高校人事档案具有动态性。一个教师的人事档案立卷后，其内容不是一成不变的。随着教师个人履历的不断增加，会不断形成新的能反映新履历的文件材料，这是一个动态变化的过程。第三，高校人事档案具有流动性。人事档案与人事关系相统一，教师人事关系所在单位保管其人事档案。高校人事档案工作中必须坚持“档随人走”，教师调往新的工作单位，应将其人事档案转递至新的单位保管。随着“双一流”战略实施进程的推进，高校的人才流动速度不断加快，人事档案的转递也越来越频繁。

（二）高校人事档案工作对双一流建设的作用。高校人事档案能够为高校人力资源管理积累丰富的档案素材，具有开发人才资源的作用。通过对人事档案信息的整合分析，高校可以及时调整人力资源计划，引进学校所需的人才，并根据现有人才情况制定培养计划。首先，人事档案是教师成长历程的真实写照，与教学、科研、管理等各项工作相关，创建世界一流大学的重要“支点”之一就是建设一批高水平高质量的教师队伍，做好人事档案各项工作，就是服务于双一流建设中教师队伍的建设。其次，高校人事档案是一所高校的人才资源库，通过对档案信息的统计，可以反映出师资队伍的各种结构比例，各学科之间的教师比例等关系。“双一流”方案建设中以学科为基础，通过对人事档案的价值挖掘，分析高校学科的建设中的问题和不足，找出优势学科，针对性地实现“一流学科”的建设目标。第三，高校人事档案也是宣传教育的重要素材，人事档案具有原始性和记录性，可以全面地了解一名优秀教师的成长历程，所体现和反映出的优秀教师的内涵为其他教师树立良好的模范榜样。双一流的师资建设不是单一的优秀教师建设，而是要培养出一批活跃在国际学术前沿的一流专家、学科领军人物和创新团队，形成浓厚的教师发展的氛围，为中青年教师提供良好的成长环境。

二、“双一流”建设下高校人事档案管理水平的提升

高校人事档案是高校人力资源管理的重要信息依据，但在实际工作中，高校人事档案管理重收集和保管而轻利用，大部分高质量的人事人才信息无法得到整合和开发利用。笔者认为应根据“双一流”建设需求，转变传统的工作方法和模式，提出创新对策。以下基于高校人事档案管理模式的现实操作提出一些思考：

（一）人事档案与其他档案的合作。高校档案分门别类，对教职工而言，除了人事档案之外，还包括了科研、体质健康、教育教学工作方面的档案，这些都是“高校教师档案系统”的子系统。根据系统论的理论，整体（系统）的属性和功能大于各孤立部分（子系统）的总和。因此将人事档案和其他类型档案进行整合，构建有效的高校教师档案是档案工作的第一步。在遵循档案集中管理的要求下，将其作为一个整体，进行一体化、信息化管理，充分调动各种资源、集中投入、合理利用。

（二）构建系统有效的人事档案内容。目前高校人事档案的最大问题是重复性严重，缺乏个性，不能全面、准确地表现出人事信息的亮点，效率较低。重新规划人事档案内容，整合成一份信息齐全、完整、有效的档案是解决途径之一。档案的内容应包含以下几点：第一，基本自然信息，三龄两历两职两表一协议以及党团。三龄是指教师的年龄、工龄和党龄，两历指履历和学历，两职指职称和职务，两表指登记表和工资表，协议指报到通知书、工作协议、岗位聘任协议、进修协议等。第二，特长类。包括专业特长，教学成果、成就，创造发明，科研项目和成果，著作，主持或参与的课题情况等。第三，评估类。主要记录历年的各种评优、考核和获奖情况，结合教师特点，为制定教师个人职业生涯规划书。第四，反思类。这部分材料可以充分展现出教师的个性，凸显出每一份高校教师档案的独特性，提升高校教师档案的现实价值和功能。可以以自我评价、他人评价、上级评价、下级评价等多途径展开反思，使教师档案真正彰显出自身的活力与魅力。

（三）改革高校人事档案管理模式。高校职能部门众多，档案资料和信息来源多样，在管理模式需要作出革新，应提升档案工作的准确性、安全性、连续性。首先，从信息安全角度看，以往高校的发展不乏恶性的师资竞争现象，“双一流”强调各高校的统一发展，这对消除恶性的师资竞争是十分有必要的。因此基于双一流的教师队伍建设要求，人事档案执行“双套制”管理，实现档案数据库管理与纸质档案管理互补、并存。其次，建立“文件中心”。人事档案管理体制分散、责任不清是当下高校档案的一个弊病，高校人事档案大多存在各自为政的乱象。职工档案归口人事处，干部档案归口组织部或是副科级以下在人事处，其他在组织部保管，这样导致了人事档案管理效率的低下问题。文件中心作为一种单位和档案馆之间的过渡，能够有效规避多头管理的问题，理清管理职责。第三，建立过渡性保管机构，具备经济、高效、服务快捷等鲜明特点。因此对国内的高校人事档案管理，教师档案实体与档案信息集中存放于本校，便于教师档案信息的收集和整理，信息准确度高。或者存放于学校所在地的人才交流中心，学校则仅建立教师档案管理数据库提供网络服务，这样不受个人工作单位的牵制，增强教师流动的灵活性、便利性。

（四）大数据背景下的人事档案信息化建设。高校人事档案所承载的信息越来越多，如何将大量的人事档案信息加以整合并提供方便高效的利用成为一个难题。应结合“双一流”战略需求，将高校人事档案信息转换为人事档案数据信息，加以整合并建立信息数据库，实现信息的快捷统计、分析。例如基于人事档案信息数据库关于学科建设方面的数据分析，可对学科人才情况展开分析，在学科建设中缺乏哪一方面的专项研究人才，一流学科建设师资的标准和现实的差距，采取针对性的引进措施来实现人才的开发。此外，通过人事档案数据信息还可以统计分析师资队伍的学历、年龄、专业等结构，从而服务于学校的师资队伍建设，挖掘人才潜力，提升高校发展的核心竞争力。

三、结语

人事档案是全面、客观、公正、历史地了解高校教师的重要依据，为教育管理积累档案史料，促进学校教育管理的改革，是评价师资队伍整体素质的重要依据。在当前“双一流”的建设背景下，探讨高校人事档案的管理工作，对于研究和制定师资队伍建设的发展规划和培训计划，挖掘人事潜力，为高校“双一流”建设打基础，为履行大学的教育、科研和服务职能起到重要保障作用。