事业单位人事档案管理的创新探讨

文/湖北省襄阳市保康县财政局 陶玉琼

人事档案管理工作是现代事业单位管理工作中的重要内容，直接影响到员工的发展，对于单位的人事管理工作也会产生影响，随着近几年我国的事业单位改革的不断深化，事业单位的人事管理工作也得到了优化，人事档案管理工作开始受到重视。在社会形势发生巨大改变的时期，我国事业单位的人事档案管理工作也呈现出了新的特点，事业单位需要针对这些新特点进行人事档案管理工作的创新。

一、事业单位人事档案管理工作的意义

事业单位作为我国国家机构的重要延伸，其作用更多地体现在社会职能上，所以为了能够更好地发挥其作用，在事业单位的发展过程中，管理工作一直是工作的重心，其中人事管理是事业单位和企业都十分重视的工作，而在人事管理工作中，人事档案管理工作是其中的重要内容，直接影响到事业单位的发展。事业单位的人事档案中记载了事业单位员工的工作经历、工作能力和工作态度等相关信息，是单位领导进行人才管理和人事调动的重要参考依据，直接关系着单位的员工发展和员工职能的发挥，对于事业单位的发展十分重要。

现在社会的经济科技迅速发展，推动了事业单位的变革，事业单位在发展的过程中，也更加具有竞争意识和危机意识，事业单位想要发展，就需要重视人才，充分发挥人才在单位发展中的作用，人事档案信息是人才信息的重要载体，人事档案的内容是员工工作能力、素质和经验的直观体现，可以帮助事业单位领导更好地评价人才，将人才放在合适的岗位，使其发挥出最大的作用，进行事业单位内部人力资源的有效配置，从而促进事业单位的发展。事业单位的领导，通过对人事档案的管理来分析人才的能力和素质，并进行针对性的人才培训，努力提高工作人员的专业素质和综合能力，将人才放在最合适的位置上，使其在工作岗位上能够发挥更大的作用。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理工作不够重视。事业单位与一般的营利性企业不同，在发展的过程中更重视职能的发挥，需要最大限度地发挥出维持社会稳定的作用，所以工作的重心就放在了单位的发展中，重视提高员工的工作质量和效率，可是在该过程中，其他的相关管理工作却被忽视，尤其是对人事档案管理工作不够重视，大部分事业单位在人事档案管理工作上的投入力度不足，无论是设备、人才，还是相关的管理制度都不够完善，质量也不高，没有认识到人事档案管理工作的重要性，并没有将其作为单位管理工作中的重要内容，忽视了人事档案管理工作对事业单位发展的重要作用，认为其对单位的发展不会产生太大的作用，所以不需要重视。而相应的，人事档案管理人员在工作中也就忽视了自身工作的重要性，在工作中，经常会出现敷衍和责任心不强的问题，人事档案管理工作的流程也不完善，管理工作的质量和效率都很低，具有极大的随意性。

（二）档案信息不完善。档案信息不完善，是现在事业单位人事档案管理工作中的重要问题，人事档案信息是对职工的工作经历、工作能力的书面呈现，所以其中要求对职工的工作情况有比较齐全和完善的记录，要求信息的真实性和完整性。但是在实际的事业单位人事档案管理工作中，大部分事业单位及人事档案信息缺乏相关材料的证明，也就是说，缺乏相应的学历材料或书面材料对档案信息进行证明，难以验证档案信息内容的真实性，而且很多的信息也并不完善，难以对职工的工作情况进行真实反映，这会造成事业单位领导在进行员工管理时，无法根据档案的内容，进行合理的人员调配，员工也无法根据档案材料的内容来进行公平竞争，这对于事业单位的发展和员工的个人发展来说，都十分不利。

（三）硬件设施不完善。硬件设施不完善就是事业单位在进行人事档案管理工作时，相关的设备和经费比较匮乏，缺乏先进的设备来辅助人事档案管理工作的进行，很多的工作设备比较落后，档案室的设置也比较简陋，档案保存和管理的环境也十分不利，在人事档案的管理过程中，很容易出现档案破损等问题。

（四）档案管理人员素质不高。当前事业单位人事档案管理人员素质不高，也是影响其发展的重要问题，大部分的事业单位，人事档案管理人员都是选择一些即将退休的员工或其他职位的员工来进行兼职，其本身并不具备人事档案管理的专业知识和技能，造成了人事档案管理过程中的效率和质量低下。

三、事业单位人事档案管理工作的创新

（一）促进管理模式转型。当前我国的经济社会发生了巨大的变革，这带动了事业单位人事档案管理工作的变化，想要促进人事档案管理工作的创新，就必须进行管理模式的转型。在传统的事业单位人事档案管理工作中，事业单位普遍应用分散式管理模式，以事业单位或者事业单位内部的部门为一个单位，来对事业单位内部进行人事档案管理工作，这种管理模式十分分散，而且管理的内容也比较单一，其内容的变动，更多的是针对本单位或本部门的日常工作变化，这就意味着员工的人事档案信息更新来源十分狭窄。在现代事业单位的人事档案管理工作中，可以将传统的分散式管理模式，转化为多元化的集中式管理模式，事业单位在一定的行业范围或地位之内，建立其中的档案管理中心，来对事业单位的人事档案进行集中化管理，加强对人事档案信息的收集，从多元化的角度和方式出发，收集更加全面的职工工作信息，从而对人事档案信息进行及时和全面的更新。

（二）提高档案管理人员的素质。档案管理人员的素质直接关系着档案管理工作的质量，所以想在新时期促进事业单位人事档案管理工作的创新，就需要想办法提高人事档案管理人员的素质，提高其专业技能水平，提高工作质量和效率。首先，事业单位要将人事档案管理工作作为发展过程中的重要工作，相关的领导也要重视该工作，在日常加强宣传和教育，提高管理人员自身的责任感。事业单位也需要想办法提高档案管理人员的素质，比如对原本的档案管理人员进行培训，使其掌握先进的人事档案管理技术和方法，提高其工作的专业性和专业技能的熟练度，帮助其在工作的过程中提高效率和质量。另外，事业单位也可以从外部聘请人事档案管理的专业性人才，来进行单位内部的人事档案管理工作。另外，事业单位还需要对人事档案管理人员进行一定的职业道德培训，从而提高其职业道德水平和责任意识。最后，企业要注意为人事档案管理人员提供一定的升职途径，要尽量满足人事档案管理人员的物质需求和精神方面的发展需求，提高其工作积极性。

（三）实现人事档案电子化管理。我国正在逐渐进入信息化社会，新型金属和数字化技术已经成为一种必然的发展趋势，在社会各个领域中应用十分广泛，在事业单位的人事档案管理工作中，信息化技术和数字化技术也能够发挥出重要的作用，可以有效提高人事档案管理的效率和质量。事业单位能够通过建立人事档案电子数据库来对人事档案信息进行管理，同时方便查询使用，提高档案的利用效率，对于人事档案信息的真实性和完善性也有很积极的作用。

四、结束语

事业单位作为国家机构的重要分支，在发展的过程中，管理工作是其重点工作内容，其中人事档案管理工作是事业单位的重要环节，影响着单位员工的升迁和人才的应用，可是现在的事业单位人事档案管理工作效率和质量都比较低，严重影响事业单位的发展。所以在新时期，一定要加强事业单位人事档案管理工作的创新，提高人事档案管理工作的效率和质量。