新形势下事业单位人事档案管理的效能提升策略

文/延安市安塞区劳动保障监察大队 艾绍金

事业单位属智力密集型单位，干部职工是宝贵的资源财富，基于此，做好档案管理工作将会极大地提升事业单位的人事管理水平。但从目前来看，部分事业单位的人事档案管理不规范的问题比较突出，拖累了事业单位人事管理的整体水平。在事业单位改革深化的前提下，其重要性逐渐显现，需要将档案管理进一步规范化，从而为人事管理水平的提升带来有力支撑。

一、人事档案管理工作的重要意义

（一）为人事管理工作提供真实有效的信息。事业单位的管理者如果想要让员工发挥出自身的作用，最大限度地使员工发挥出其自身潜力，使之在工作岗位上有着较高的工作效率，第一步就是了解每一位员工最基本、最真实的个人资料。例如工作经验、学习经验、思想品德等信息。通过对人事档案的查询，清楚地了解每位员工各方面的信息，这些真实的信息可以为管理者提供参考，便于人事的管理工作。

（二）是人事管理工作的重要依据。事业单位的人事档案，还对事业单位的管理工作有着重要的影响。因此在管理干部的考核和选用、单位未来人才梯队的建设、对单位员工的绩效考核等方面，都离不开人事档案这一参考依据，通过对人事档案的信息进行全面综合分析，能够使得管理工作更加科学。

（三）对人力资源配置的优化作用。在人力资源的管理过程中，对人力资源配置优化是最大限度地提高管理工作效率的有效途径。在事业单位的发展过程中，由于人力资源管理工作并非一成不变，随着时间的变化，会出现人员的变动、岗位的变动，这个时候对人力资源配置进行优化就显得尤为重要，且具有一定的现实意义。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）管理人员的责任意识淡薄，自身素质不高。由于一些事业单位对于人事档案管理工作不够重视，没有从管理角度对其有正确的认识，甚至认为事业发展和人事档案管理工作并无交集，致使很多事业单位的档案管理人员将人事档案管理工作流于表面，没有进行落实，甚至产生应付的现象。并且事业单位的管理者对人事档案管理工作也不够重视，选用非专业的人员进行档案管理，甚至将一些临时工安排到这个岗位上。这样不但事业单位的管理人员对档案管理重视程度不够，而且从事档案管理工作的人员素质也不会得到有效的提高，不利于人事档案管理工作的整体高效运行。

（二）管理制度不完善。对于人事档案管理工作而言，只有制定健全完善的规章制度，才能保障工作的有序进行。但是就目前我国的事业单位而言，很多单位要么没有制定档案管理制度，要么规章制度不健全，所以要提升人事档案管理水平，必须配备一套完善有效的管理办法。

（三）管理方式落后。人事档案管理不仅需要工作人员具有较强的责任心，还需要具有过硬的专业知识。但是在实际的工作中，很多单位的人事档案管理工作人员并不具备专业素质，这就导致在实际的工作中会出现很多问题。同时由于科技发展迅速，信息化水平不断提高，很多地区已采用无纸化办公，通过电脑网络来开展工作，然而仍然有很多地方的档案管理工作仍采用传统的手工办公模式，不仅降低了工作效率，也不利于日常管理工作的进行。

三、提升人事档案管理效能的有效方法

（一）提升管理者的管理意识和自身素质。首先，对于单位人事档案管理的工作人员定期开展培训，培训内容包括专业知识和职业素养。其次，和其他兄弟单位进行沟通交流。比如让事业单位的档案管理人员去工作效果比较好的单位进行学习，学习其先进的管理模式。最后，定期对档案管理技能进行考核。不能将工作只停留在口头上，要落到实处，并定期地进行考核评比，从而提高员工在工作中的实际运用能力，将理论转化为实际。

（二）规范人事档案管理制度。人事档案管理效能的提高，离不开健全的管理制度，只有规范人事档案管理制度，才能更高效地展开工作。要根据单位的自身特点，建立符合单位现状的人事档案管理制度，并在实际的工作中不断进行改善。在日常的工作过程中，要按照规定的人事档案管理制度进行工作，对于在人事档案管理工作中出现的问题做到及时总结汇报。

（三）运用全新的工作方式和手段。由于传统的人事档案管理工作一般都是以手工形式进行的，在纸上进行日常办公，这就导致了工作效率的低下。应该将信息化的科学技术运用到人事档案的管理体系中去，做到信息化的管理模式，加快网络建设。

四、结语

综上所述，人事档案管理工作是人力资源相关工作可以有序进行的重要基础。所以加强事业单位的人事档案管理工作，对发挥人事档案管理的效能具有重要的意义。而延安市安塞区劳动保障监察大队中进行人事档案相关工作的部门，应该提升自身的管理责任意识，并在日常的工作中，提高对计算机网络的应用，切实提高人事档案管理工作效能。