高校二级学院办公室管理活动中的问题与创新对策

2018-11-24苏州科技大学人文学院杜鹏

办公室业务 2018年21期

文/苏州科技大学人文学院杜鹏

高校的发展是以二级学院的发展为基础，而二级学院的发展是由办公室配合和协调作为支撑的，由此看来，办公室的管理工作是至关重要的，办公室是二级学院与学校行政部门衔接的枢纽，以下就根据笔者的经验对高校二级学院办公室管理活动中的问题进行总结，同时提出相应的创新对策来解决问题。

一、高校二级学院办公室管理活动中的问题

高校二级学院办公室的日常工作都会有一些固定的操作步骤，也会遵循一些标准的流程，但是在这个信息化的时代，办公室的一些工作如果还是恪守陈规会限制学院的发展，阻碍教师群体的发展与创造。有一些在办公室管理中存在的问题需要被及时解决，具体的问题涉及以下几个方面：

（一）智能办公系统使用率不高。在高校中，由于各部门工作联系紧密，同时工作内容相互渗透交叉，比较烦琐，办公系统的智能化发展相对迟缓，这会造成资源在无形中浪费掉。即使智能系统在高校中投入使用，也会因为操作的复杂性和培训的力度不够而让好多人对系统无所适从。智能办公系统的应用会为高校的各项工作带来质的飞跃，如果工作人员都能熟练地进行智能办公，那么学校的教学质量、科研发展水平以及社会服务质量都会提高很多。

（二）个别教师工作的积极性不高。在日常的办公室管理工作中，好多工作是需要与教师进行对接的，这一过程需要教师们的积极配合，才可以很好地进行下去，但是个别教师会因为工作分配问题、人际关系或者是与自己关系不大的原因而消极怠工，需要按时完成的工作会出现拖拉的现象，甚至逾期完成，这不仅是对系里也是对学院的一种损失，因为个别的人对工作的不配合，可能会导致学院的工作整体质量不达标，从而影响年终的考核结果。

（三）工作人员对学校新的政策理解不够深入透彻。办公室的工作人员是学院里面最先接触到学校新的规章制度和政策的，那么，这就需要办公室的工作人员对政策的理解很透彻，同时在传达新的政策时，要表述准确，并且用通俗易懂的语言以及简洁的表达方式来向老师们解读新的文件，这样老师们才能领会文件所表达的内容，并且严格按照文件的要求来执行。但是实际上，有一些工作人员在对政策的理解上还是没有做到深入透彻，在表达的时候没有将所有的要点表达清楚，同时对于别人的关于新的文件的提问也无所适从，这就造成了工作开展得不顺利。

二、问题的创新对策

对于存在的问题，只要做到及时发现，积极协调来沟通解决，那么二级学院的发展可以跨越到一个更高的层次，之前提出的问题将不会是办公室管理活动积极开展的阻碍，针对这些问题，可以参照以下几条创新对策来解决：

（一）引用大数据与人工智能辅助办公。针对办公智能系统使用率不高的问题，可以引用大数据来分析每一个办公室人员的行为习惯，从而根据大数据的分析检测结果，可以利用依托于大数据信息库建立的智能系统为工作人员制定更符合他们思维逻辑和操作习惯的智能办公系统培训计划。在智能办公系统中加入人工智能的科技元素，可以把语音识别、智能文件分类与备份、图像识别和逻辑延伸拓展等功能植入到智能办公系统中，这会大大提高办公的效率。

（二）积极开展各项文体活动，提高团体凝聚力。教师的工作积极性不高的大部分原因是因为对这个集体陌生，感觉不到集体的关爱和热度，所以学院应该扶持工会的工作，加大人力和财力投入，针对教师们的喜好多开展一些文体活动，在活动中，大家自然而然地熟络起来，同时也会放松自己在工作中紧张的神经，从而感到身心愉悦。通过文体活动的方式让大家感受到集体的温暖之后，教师们的工作热情也会相应地提高。

（三）加强开展工作人员的教育与培训（引用大数据与信息共享平台）。关于工作人员的教育与培训，可以采取与时俱进的科学技术作为辅助，来帮助他们提高自己的学习和领悟能力。引用大数据与信息共享平台就可以很好地解决问题，新的政策和规章制度通过大数据的分析，政策的内容可以被有效地分类别拆解，不同的信息会被归类到不同的方向，这样更容易被理解，同时大数据可以将政策的内容进行联动，信息共享平台就是可以把大数据整合的信息放在平台上面供工作人员下载使用。