核电企业文档一体化管理策略探讨

文/山东核电有限公司 魏志成

文档一体化就是结合文件、档案管理的需要，对文件的生成、办理、归档等进行全过程的管理。近些年来，信息科技水平不断推进，社会已经进入大数据时代，文档工作也逐步实现信息化、数据化管理，从而满足核电企业的发展需要。

一、核电企业文档管理的特点

在核电企业中，相关信息以文档管理为纽带，顺利形成核电档案，文档管理的特点主要表现在以下方面：

（一）文件材料分散。在核电企业建设中，首先需要对项目的可行性进行论证，对建设地址的地质灾害情况进行评估，其对核电事业的进步、国家政策等产生重要的影响。对于核电项目而言，其立项工作有分散性，因此相关文件分布在零散的人手中，使得核电项目立项之后，相关文档材料的归档工作等也会遇到困难。

（二）文档管理难度大。核电企业的项目工程需要长时间的建设，并且项目建设过程中涉及很多建设单位，供货单位数量多，签订的合同也有数百个。但是核电企业的文档部门管理人员数量不足，要使核电工程项目建设中施工、设备供应、安装、调试等环节的文档工作全面的处理，其难度是比较大的。当前核电企业项目建设一般都是总包管理的方法，将项目进行分包，从而使核电企业的文档管理压力得到缓解。

（三）文档数量多，技术保密性强。核电的技术含量是比较高的，核电项目建设需要积极创新。核电项目建设之后，涉及的档案文件材料数量巨大，文档材料中包含的材料信息也是高度保密的。

（四）档案文件长期利用。在核电企业项目建设中，项目从立项开始到竣工完成的过程中包含大量的材料信息，这些档案文件材料是核电档案的基础性内容，能够为核电站的运行、检修等工作提供科学的依据，并逐步形成新的档案文件资料。

二、核电企业文档一体化管理策略

为使核电企业文档实现一体化管理，需要做好文件产生到保存销毁全过程的工作，通过做好人方面的工作，全面提高核电企业文档一体化管理效果。

首先，做好文件产生到保存销毁全过程的工作。要建设良好的文档管理平台，核电项目建设中涉及很多参建单位，因此要建立办公自动化、网络系统平台，文件办理结束后将其归档到文档管理系统中。建立文档管理平台时，需要将档案管理的要求融入办公自动化系统中，使文件的办理、归档管理能够有效结合，从而使文件的产生、保存、销毁全过程管理有好的条件。与此同时，文件形成主要涉及文件的有效性、编码管理。如今信息技术发展，办公逐步实现无纸化，通过电子签名技术实现电子文件管理。为提高文档管理的效果，需要有效地控制电子文件的审批，从而使电子文件更加有效。在核电企业管理中，文件编码体系是重要的内容，文件编码就是从电子文件形成开始对文档进行管理。此外，核电企业工程项目建设的时间是比较长的，参建单位多，档案数量也比较庞大，因此给文档管理工作带来了极大的难度。核电企业的文档工作需要转变归档方法，要提前做好规划和计划，收集工作需要前后交叉进行。

其次，做好人的方面的工作。核电企业文档管理与传统企业档案管理人员素质薄弱不同，其人才队伍比较专业，并且团队之间能够有效地配合，其优势是比较明显的。

核电企业的档案管理部门要有专业的信息团队和文档管理队伍，更好地促进电子文件进步。建立信息化平台与管理模板，保证满足用户二次开发需要，其人才队伍中主要涉及专业的信息技术人员。文档管理团队中主要包括多样化的人才，如情报、档案、图书等人才，同时强化其英语知识能力。

由于核电工程项目的建设单位比较多，建设周期长，产生的文档数量也比较多，单靠一两个人是无法对文档进行管理的，所以需要在队伍配备上实行“文控+档案员”的模式。建设核电项目前期文件工作比较多，在文档一体化管理过程中，文控人员处于主导地位，档案人员辅助，由文控人员落实档案工作的前端管理，档案人员负责文件的归档与收集。核电项目建设后期，文件归档工作也达到最高峰，在一体化管理中，档案人员处于主导地位，文控人员辅助，二者共同配合使档案科学的整理并有效的专项验收。

对于核电企业文档管理而言，其是有特殊性的，“文控+档案员”的管理方法能够在执行中分割文档一体化。提高工作人员的素质与专业化水平，强化其档案专业以及文档管理系统平台的应用能力，并加强文控人员与档案人员之间的沟通交流，使其能够顺利实现角色转换，并强化其技能水平。

三、结束语

总而言之，在核电企业中，文档工作管理是极为重要的，档案的管理工作要注重其专项验收与日常的查阅。当前网络信息技术水平不断提高，文档一体化管理也注重对电子文件的管理和前期控制，要做好文件产生到保存销毁全过程的管理工作，还需要强化人员水平，通过这些方面的努力顺利实现文档一体化管理效果，更好地为核电企业发展服务。