浅谈企业人事档案信息化管理

2018-11-24

办公室业务 2018年16期

随着社会经济的快速发展，市场竞争日益激烈，而企业的竞争归根到底是人才的竞争，加强企业人才的管理是促进企业健康可持续发展的重要保障。人事档案管理是人才管理的核心也是最为重要的环节，其真实地记录着各类人才的信息，反映着人才的综合素质，对于人才的选拔与培养具有重要的意义。

一、企业人事档案管理信息化建设的意义

（一）有利于实现人事档案现代化管理。在强大的信息时代，只有不断挖掘信息资源，将其价值利用在企业人事档案管理中，加强人事档案信息化建设，才能把笨拙的工作转换成灵活的流程，极大地提高企业人事档案管理的工作效率，实现人事档案的现代化管理，从而促进企业顺应时代潮流而发展。

（二）有利于促进企业人事档案资源共享。在新时代背景下，信息共建、共享、共用已经成为一种趋势，人事档案管理信息化管理可以克服传统“纸质化”人事档案管理搜集、整理、分析中的缺点，快速、全面、准确地获取人力资源的基础信息、专业特长、个人发展、工作业绩等多方面的综合信息，实现人事档案的共享，提高档案的使用效率和效益，从而有效推动资源共享的进程。

（三）有利于方便对人事档案信息的查阅。传统的档案查询一般都需要很长时间，但人事档案信息化管理能够快速、准确地查阅各种人事档案信息。数字化和电子化极大地便利了档案查询流程，不论多么复杂的数据都能通过计算机集成处理变得简化起来，也方便了人们随时查阅人事档案信息。

二、企业人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）企业人事档案管理信息化建设重视不足。虽然很多企业越来越认可企业人事档案管理信息化建设，但由于人事档案信息化建设需要投入大量资金来配备基础设施，同时也需要对纸制档案进行数字化处理，所以需要引进与培养更多的信息化专业人才。但目前，由于企业缺乏足够的重视，无论是硬件建设，还是软件建设，都无法达到人事档案管理信息化的要求，直接导致企业人事档案管理信息化管理迟迟无法落实。

（二）缺乏统一规范的信息化管理标准。统一规范的标准是实现企业人事档案信息化管理的前提与保障。但现实中，很多企业存在着人事档案管理信息化建设不科学的现象，部分企业不愿意公开人才信息，或者只通过局域网进行内部管理，有些企业从自身利益出发进行管理，并没有形成统一规范的管理标准，造成档案信息网络不够通畅，无法实现档案资源的共享，使现代档案管理不能充分展示其强大的功能。

（三）企业人事档案管理信息化管理受人员制约。企业人事档案管理信息化管理需要以大量专业化、复合型的档案管理人才作支撑，而目前企业尤其缺乏这种管理人员，导致信息化建设只是流于形式、浮于表面。虽然一些企业引进了信息化设备与人才，但由于管理人员缺乏档案管理能力与经验，使得人事档案信息化管理的研究与创新受阻，制约了企业人事档案管理信息化水平的提高。

三、企业人事档案管理的信息化建设对策

（一）提高领导对档案信息化建设重要性的认识。在信息化、大数据时代，企业领导应积极转变观念，充分认识到人事档案管理的重要意义，从而在思想上重视人事档案管理信息化建设，进一步加大对人事档案管理信息化管理的扶持力度，有效协调内部组织、人事等部门，发挥其主动性与创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础。

（二）要为人事档案信息化管理提供硬件与技术保障。企业要想实现人事档案信息化管理需要相关的硬件设施和相关技术作为支撑。因此，企业应积极加强人事档案信息化建设，引进先进的管理设施与技术，使管理部门在保证管理体系正常运行的前提下实现动态管理，及时掌握档案信息化管理的最新动态。另外，要加强相关部门之间的沟通，使档案资源充分被利用，为企业提供更高效、快捷的服务。

（三）建立健全人事档案信息化管理的规章制度。企业应及时改革陈旧的管理制度，制定科学、合理、规范的档案管理制度，并在实践中不断落实与完善。同时，人事档案管理收集要完整、及时，保证人事档案的真实性，形成一套系统、准确、完整的管理体系。此外，还要及时更新档案的内容，保护人事档案的真实性、有效性，为企业人力资源管理提供真实的参考价值，更好地为企业人事档案管理提供服务。

（四）加强人事档案信息化管理人才队伍的培养。一方面，企业应积极引进具有专业的档案管理知识且能熟练掌握信息化操作程序的专业人才，推行档案信息化管理的高效展开。另一方面，加强现有档案管理人员的培训，拓宽其专业知识，提高其职业道德素养。同时，结合激励与考核机制，激发管理人员的积极性，使其认真负责地做好人事档案信息化管理的各项工作。