对人事档案社会化管理模式的探讨

一、人事档案社会化管理，适应市场经济发展需求

人事档案的社会化管理是承载着市场经济与现代化的进程和发展，社会结构日益复杂，社会差异成分越来越多的情况下，建立的一种新的管理模式。它符合人事档案制度的公共政策创新：必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展。所谓“契约化”就是明确事业单位人员的公共雇员地位，强调其权利和义务的对称；所谓“社会化”，就是契约型的人事档案可以交给社会中介如人才市场去管理，公共权力部门、公共事业单位和公共雇员只能“袖手旁观”，既做到公正又节约成本；所谓“电子化”，就是通过电子手段建立个人征信体系和社会信用制度；所谓“法制化”，就是必须按照宪法及《公务员法》《劳动法》《保密法》等法律进行人事制度改革和人事管理。因此，这种管理模式具有：机构和服务对象的社会性，管理方式和服务方式的开放性，人事档案来源的广泛性和内容的复杂性，目前主要适用于流动人员人事档案管理，这预示着更大范围人事档案管理的一种方向和发展趋势，更有利于人才流动、人尽其才，有利于人事档案规范化、现代化以及网络化管理，是适应市场经济发展需求的必然产物。

（一）管理机构和服务对象的社会性。长期以来，我国人事档案一直作为组织人事部门的内部档案管理体系在运行，是各级党政机关、企事业单位组织人事等部门，按照党的政策，在培养、选拔和使用干部等工作中形成的记载干部个人经历、思想品质、业务能力、工作表现的重要依据。出于维护人事档案的真实性、准确性、保密性等因素的综合考虑，我国在干部人事档案的管理和利用方面，在保密和开放关系的处理上，一直存在着过分强调保密的神秘主义的倾向，奉行的是内向型、封闭式的管理模式。在经济日益市场化和政治日益民主化的今天，人事档案制度强调档案的严肃性、准确性、唯一性也屡受挑战，这种传统的人事档案制度的政策性缺陷已经显露无疑，它的负功能愈加明显。市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与传统的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制应动而生，人事管理变成了一种社会化的活动。因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然要具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事管理机构，只收集管理本单位人事档案，而适应市场经济条件建立的社会化人事档案管理机构，如各省、地市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是仅仅管理本单位人事档案。而是面向社会，管理对象包括该地区范围内所有流动人员的人事档案，服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

（二）档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供，往往由各单位内部人事机构行使，档案来源单一，管理对象仅限于本机构人员，内容也较简单，而社会化的人事档案管理，管理对象来自该地范围内各类人员，而每位人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也更显丰富多样。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及毕业生社会就业，都不容忽略人事档案的利用。在人才流动日趋频繁的当今社会，人们的知识在更新、观念在更新。承受着单位人变成社会人，职工本人有时需要通过其人事档案了解自身情况，从不敢过问自己的档案内容到要求适当向社会开放人事档案的内容，人事档案信息服务的要求也大大提高，希望得到更多的人才信息。相对而言，人事档案寄存在原工作单位的档案部门，在办理出具各类证明材料时有诸多不便，而人事档案社会化管理方式和服务方式的开放性，已得到越来越多业内人士的肯定和认可。

（三）管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度。与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理方式和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界人才信息交流，由单一途径变为开放式的交流模式。从信息管理的角度考虑，人事档案在本质上代表社会对某个个体的一种文字记录，是各级组织人事部门考查、培养、使用和向外提供相关数据的原始依据。就当前人事档案收集的材料来说，主要分为：（1）履历材料；（2）自传材料；（3）鉴定、考核、考察材料；（4）学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学习成绩、培训成绩表和评聘专业技术职务材料）；（5）参加中国共产党、青年团及民主党派的材料；（6）奖励材料；（7）处分材料；（8）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休退职材料；（9）各种代表会登记表；（10）其他可供组织上参考的材料等。其内容基本都是当事者自己书写和组织人事部门在考查干部、入党、入团、增加工资和录用、任免、聘用、转业、出国、退（离）休退职办理手续中形成的原始材料，这些材料都很珍贵，但大多都不需要保密。如果将这些人事档案全部纳入到社会化管理，利用计算机等先进技术手段，使人事档案利用电子化，配备档案专业管理人员对其进行规范化管理，从而代替传统手段，将减少人为因素，充分发挥人事档案信息资源的共享性、互换性、传递性，促进人才的合理流动。

二、人事档案社会化管理，对现代管理模式的补充

人事档案社会化开放管理模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理处于并存发展阶段。1.市场经济条件下的新模式，与计划时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构管理，比较封闭和内向，在过去人事档案管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中的唯一模式，而应更新、改革，建立新的模式。新的社会化开放式人事档案管理模式，是对现代人事档案管理模式的补充。2.两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用，具有优势。但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易实现现代化、网络化管理，但存在易泄密、丢失等问题。因此，在充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。3.社会化开放式管理模式主要适用于流动人员人事档案管理。由于流动人员大多是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。流动人员一般没有固定的单位，工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理。这种机构具有社会性、开放性与市场性的特点，适用于社会化开放式档案管理模式。但有的人才市场不规范，在流动人事档案管理中存在不少问题，有待进一步改进。

三、对人事档案社会化管理新模式的展望

21世纪是一个更加开放的社会，随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业。人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模在，同时这些人员“干部本位”逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，因此不可能也不必要严格按照干部、职工等级，由组织人事部门分管管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。另外，传统的人事档案与户籍管理，对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都可以解决。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化开放式人事档案管理模式是非常必要的。

总之，随着社会主义市场经济体制的逐步建立和发展，必将对人事档案管理的特色提出更高的要求，也只有不断加强人事档案的特色建设，才能适应新形势发展的需要。目前，我国人事档案部门实行社会化开放式管理，尽管在现阶段主要适用于流动人员人事档案管理，但今后在更大范围内、更多类别的人事档案管理中也是适用的。这种管理模式的拓展，会更好地服务于社会。