浅析如何做好学校档案的收集与整理工作

2018-11-24

办公室业务 2018年16期

学校档案，简单地说就是在学校综合管理工作中，各项活动如招生、管理、教学、科研等活动的历史记录，对于学校的管理工作、学生的生活以及社会的发展都具有一定的研究意义和价值。根据档案的载体来分，学校档案大体分为文本档案和电子档案，其形式涵盖多个方面，包括视频、音频、图表、图像、文字等。学校档案的日常工作由收集和整理两部分组成，它是学校工作的有机组成部分，对档案工作进行研究和分析，有助于提高工作效率，促进学校的发展。

一、学校档案的收集和整理工作

（一）学校档案的收集。学校档案的收集是一项复杂的工作，它涉及学校的多个部门、多种工作人员，既包含教职人员，又涵盖行政和后勤人员等，档案收集需要由专人负责，协调档案室与不同部门之间的关系，尽可能按照学校规定，将学校各部门的档案搜集完整，分类归档。为了更好地将档案分类整理，档案室要陈列整齐，编排有序，便于及时搜索收集到的各类档案资源，同时还应该注意通风、避免过度干燥出现火灾隐患，同样也要避免过度潮湿，损坏档案。要建立严格的归档制度，在搜集档案时要认真对档案内容进行审核，确保档案完整、系统、清晰、准确，按照档案编排顺序，对档案分类编排后陈列在档案室的相应位置。

（二）整理。档案整理工作是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。具体来说，档案的内容整理主要是鉴别档案的真伪和客观性，确定其是否按照学校相关规定符合收藏价值的标准；档案的实体内容整理就是对各类实体档案的分类与规整。整理工作是档案工作的核心环节，它直接关系到档案的利用，高质量的档案管理可以提高档案利用的效率，降低档案查询的成本，可以在短时间内完成档案的借阅与归还活动。在档案的整理工作中，工作人员要保持耐心、细致的工作态度，对于一些零散的档案内容，按照相似性将其进行主题分类，并统一设置为同一个卷宗，在卷宗标明其中存放的档案名类。档案管理人员尽可能把档案管理工作做的更加细致和详细，比如对于学生档案的管理，对于每一名入校的学生，在入校的第一天开始就建立学生的学籍档案，详细记录学生在每一年的学习成绩、品行表现等，一直持续到学生毕业。

二、加强学校档案收集与整理工作的有效措施

（一）加强宣传，提升学校师生的档案意识。在学校方面，应当加强宣传力度，促使内部档案管理工作人员的责任意识得到充分培养，加强档案管理工作人员的责任感，从而保证档案收集、整理工作的水平和质量。档案管理工作的有效推进离不开学校师生的理解和支持，所以学校要主动对档案管理工作进行宣传，在全校范围传递档案对于师生而言的重要性，对于学校发展的作用，帮助学校师生树立档案意识，全面支持学校的档案工作。

（二）建立健全学校档案管理制度。完善的档案管理制度是确保档案工作高效开展的制度保障，为此学校要建立学校档案管理制度，在管理制度内，既要涵盖档案的流通运用制度，还要包括档案管理人员的责任制度，围绕档案和管理人员两个重要因素，制定配套的管理制度，以此来确保学校档案管理活动有章可循。档案管理制度要随着时代的发展做出相应的改进，通过不断的改进来适应时代的发展和社会的需求。

（三）借助信息技术来提高档案管理的效率。信息技术的发展为学校的档案工作带来极大的便利性，学校档案管理工作要充分借助信息技术来提高档案管理的效率。在档案管理中，不仅要做好纸质档案的管理与搜集工作，还要做好电子档案的归纳与整理工作，将纸质档案与电子档案的管理信息全部录入到学校内部的档案管理系统之内，当需要查阅相关档案时，通过在档案管理软件内输入关键词就可以查找到需要的档案，极大提高了档案管理的效率。

（四）加强档案管理人才队伍的建设。尽管信息技术高度发达，档案借阅者可以通过学校内部的软件系统就可以直接查阅到相关的档案内容，但是档案工作归根到底来看，还是需要工作人员来具体执行，他们对于学校档案管理工作发挥着极大的作用，为此加强档案管理人才队伍的建设具有重要意义。学校要定期组织档案管理人员去其他学校进行交流，与其他学校交流档案管理经验，在交流中发现可以借鉴的档案管理办法；学校可以组织档案管理的专家和学者，到学校开展专题讲座，就学校档案的收集与整理活动进行详细的阐述，帮助学校档案管理人员了解世界上其他国家的档案管理先进方法，拓展视野，开拓思维，提高档案管理水平。为了进一步加强学校档案管理人才队伍的建设，学校要对现有档案管理人员建立严格的考核标准，对于全面档案工作零差错的、在档案管理中有突出贡献的、在档案管理工作中有所创新的档案管理人员进行实质性的奖励，激发档案管理人员的热情，提高工作的效率。