医院人事档案管理存在的问题及改进措施

文/昭通市第一人民医院 熊梅

医院的人事档案是一个医院人力资源管理部门在组织医院人事管理活动中形成的各类资料，它记载和反映着医院每个职工的学习和工作经历，德能勤绩和工作表现，是每位职工业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反映，以每个人为单位集中收集整理保管备查的各种方式和载体的历史记录，是医院档案的重要组成部分。

一、医院人事档案管理存在的问题及原因

目前很多医院高度重视人事档案工作管理，目的就是使人事档案发挥其最大的优势，培养一支高素质的医疗卫生队伍人才，满足医院医疗工作的需要。根据我院人事档案管理的实践，现就医院人事档案管理工作面临的问题和原因分析如下：

（一）医院人事档案管理工作人员不重视档案工作。长期以来，档案工作被认为是“养老”的岗位，管理人员都是在其他岗位被淘汰的人员担任，且担任人事档案管理工作的人员还属于兼职负责管理，档案管理人员没有档案管理相关知识理论，也不具备相关素养，而管理的初衷仅仅是资料的统一存放保管，且医院人事档案管理人员不具备相应的相关的业务知识及技能，资料收集只是定期下发通知到各科室，催交职工资料，缺乏动态性管理医院人事档案的意识。收集保管的档案资料没有经过开发利用，只是简单的归档保管，档案信息未能为医院领导提供决策依据。

（二）医院人事档案管理方式相对落后。尽管大多医院用电脑管理人事档案资料，但只是扫描电脑保管常见的信息资料，处于信息化管理档案的低水平阶段。有些人事档案资料填写过于简单或不规范，没有对收集起来的人事档案材料进行甄别和价值鉴定，也没有对资料的真伪和价值进行取舍，而是将所有的资料都归入档案，这样就把一些不应归档的资料归入档案。导致人事档案资料混乱，资料来源不清楚，部分资料残缺不全，直接影响了人事档案的权威性、系统性。

（三）医院人事档案管理意识相对淡薄。随着医院之间的竞争日益激烈，医院的中心工作和主要任务是创新管理机制，突破发展瓶颈，优化就医环境、拓展医学人文关怀、提升服务品质，以便为广大人民群众提供优质诊疗服务，力争在医院改革中处于不败之地。因此，医院普遍存在着不重视档案工作的实际，医院行政后勤工作人员的工作就是全心全意为临床工作服务，满足临床发展需求，普遍人意识不到档案存在的价值及作用，档案管理人员只是负责“守好摊”，应付档案的调用和查看，这样不利于医院人事档案发挥其应尽的作用。

二、解决医院人事档案存在问题的措施

（一）转变工作理念，提高人事档案管理人员的管理水平。首先，必须要提高人事档案管理人员的业务知识，通过各种培训班的学习培训，确保人事档案管理人员都能掌握运用档案相关知识，医院组织工作人员定期进行工作业绩考核，并严格考核的结果运用来实施奖惩。其次，要加强对人事档案管理人员的思想政治素质教育。档案收集资料种类繁多，并随着人员的流动而流动，随着人员的成长不断需要补充资料，是一个动态性的管理过程。因此，需要人事档案管理工作人员树立吃苦耐劳的精神。树立服务理念，根据医院人事工作的需求，主动利用人事档案，主动将人员结构、人员培养引进信息提供给领导参考，不断开拓新的档案利用途径。

（二）运用信息化管理医院人事档案。随着信息技术渗透到各个工作领域，办公自动化水平的不断提高，医院工作效益的提高，需要快速准确地做好各项工作。所以高效率做好人事档案管理及开发利用工作，就必须建立信息管理、网络管理档案的平台，对提高人事档案管理工作效率，加强人事工作管理有着十分重要的意义。现在，我院自2010年开始建立了人事档案信息自动化和网络化管理平台，充分使用信息化技术安排，可以用微机检索的方式来查询每个职工的信息，从而为医院可持续发展奠定人力资源基础。

（三）强化法制建设，加大法治力度。要做好医院人事档案管理工作，相关的从业人员必须认真学习实践《干部档案工作条例》《流动人员人事档案管理暂行规定》等，用有关部门对人事档案及人事档案工作的基础理论进行实践，使人事档案工作有章可循。通过认真宣传学习相关法律增强医院领导和人事档案管理人员的档案法制观念。

新时期医院人事档案管理工作要顺应新时期医院改革发展工作的需要，在工作中需要不断解决问题，需要全院干部职工都高度重视人事档案工作的重要性，同时转变档案管理人员服务理念，提高档案管理人员的思想道德素质和专业知识水平，确保人事档案工作能够围绕医院重点专科、专病、学科建设工作，有针对性地筑牢每个专业、学科发展的人才基础，让更多的优秀人才脱颖而出，形成“带动一批，影响一片”的学科人才梯队与品牌优势。因此，改进人事档案管理人员的服务方式，对医院积极融入医疗卫生体制改革，优化配置医疗卫生资源，完善医院运行机制，开创医院发展的新局面具有重大的意义。