办公室公文写作应把握的几个问题

文/山东科技大学党委办公室、学校办公室 徐云飞

中国自古重视文字工作。邓小平说，与“召开会议”和“个别谈话”相比，“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。在办公室工作实践中，文字工作是与其他工作分不开的。领导讲话需要文字，制发文件需要文字，信息督查需要文字，请示报告需要文字，总结部署工作也需要文字。可以说，政务工作离开了文字工作不能运转，文字工作跟不上会拖累政务工作，文字工作出问题会影响政务工作。

办公室承担大量的文字工作。起草一篇公文，总体要求是符合党和国家的路线方针政策，符合上级机关的指示精神和安排部署，完整准确地体现发文机关和领导同志的意图，全面客观地反映实际情况，提出或制定的措施切实可行。在具体写作过程中，也应当注意要主题突出，观点鲜明，结构合理，条理清晰，表述准确，文字精炼。要做到以上几个方面，在公文起草工作中要注意把握好以下几点。

一、知意图

领导机关或领导同志的意图就是公文的主题，决定了公文要表达的立场、观点和意见等。领会好了意图，就把握了主题和方向，起草的文字材料就不会偏离主题，才能够达到公文的预期效果；如果意图领会错了，就会“下笔千言，离题万里”，领导机关或领导同志的意图也无法得到充分的贯彻，所以必须准确领会和把握领导意图。领导意图包括显意识、潜意识、未意识。显意识就是领导对有关问题或有关问题的某些方面考虑得很成熟，比较清晰的意图。潜意识是领导对有关问题或有关问题的某些方面有一定的考虑，但还需进一步深化的原则性意图。未意识是领导暂时还没有考虑到的有关问题或有关问题的某些方面，需要补充的意图。

要理解、领会好这些领导意图，必须围绕公文中心思想，对领导意图进行系统化处理：明确显意识、挖掘潜意识、补充未意识。也就是说，对显意识，要全面准确地体现在公文中；对潜意识，要顺藤摸瓜，进一步挖掘、延伸、深化，把问题弄清楚，形成完整的观点或阐述；对未意识，要主动思考，补充到公文中，进一步完善公文的结构、层次、逻辑等方面的要素。

二、扣需求

需求既和公文的主题有关，又和公文的主要内容有关。我们在回复上级时要扣上级的需求；申请上级批示，向下级发布文件、通知时要扣实际工作的需求；写领导讲话要扣会议、听众的需求。一篇文章、一个讲话能否产生好的反响，关键在于讲的问题是否是大家最关心、最感兴趣、最想知道的问题，所讲的问题能否拨动读者或者听众的心弦，使他们产生触动和共鸣。

要了解需求，必须对所起草的材料有宏观的认识，对这篇公文所涉及工作的背景、形势、经验教训、使用者、受众等有充分的认识。比如我们在向上级报送材料时，必须认真阅读、领会上级有关通知要求，针对上级的要求报送有关情况；领导面向基层讲话时，必须紧扣基层的需求，围绕工作主题，紧跟当前形势，阐明相关的热点、难点问题，解决基层关心的问题；总结部署本部门本单位工作时，必须深入调查研究，掌握第一手资料，总结经验，查摆问题，为总结部署工作打下良好的基础。

三、会构思

“有物有序”是古人写文章遵循的两条基本要求，“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。构思就是对公文结构、内容、表述方式等的整体构思。拿到一份文稿材料的任务，不能没有构思就下手。一篇文章的主要时间应该在构思上，古人说“袖手于前，方能疾书于后”。例如“初唐四杰”之一的王勃，写作前总爱先蒙头大睡，睡醒后方展纸搦毫而写，一挥而就。其实，王勃的“大睡”是假，“大思”是真，因为有了“睡”中的反复思考，烂熟于心，才能有“醒”来后的文如泉涌。假如他真的是“大睡”，恐怕醒来后等待他的不但不是“一挥而就”，而可能是“一筹莫展”了。

下笔起草前，要先对公文整体进行构思，包括对主要内容、结构安排、层次划分等进行通盘思考，围绕公文的主题和内容，积极调动思维和知识储备，就公文的立意、布局、素材等列好写作提纲，做到成竹在胸，就像工程施工一样先画好“蓝图”，再“按图施工”，这样才不至于搞成“三边工程”（边立项，边设计，边施工）。构思公文时要注重内容的逻辑性和条理性，合理划分结构、段落、层次，避免在一个段落里讲好几个意思，或者在几个段落里都讲同样的意思，使文章条理清晰，逻辑合理，这样才能让人对公文或讲话印象深刻。

四、善概括

概括包括对理论的概括、对材料的概括和对语言的概括。

任何一个观点，都需要理论的支撑，做到有理论依据，这是决定一篇文稿是否有深度的重要因素。在公文起草中，不需要复杂高深的理论，但是我们论述工作中的思路、做法等时，也必须要有例如哲学、社会学、管理学等方面的理论依据。如果缺乏理论依据，我们的工作就成了蛮干、乱干。因此，我们需要了解一些辩证唯物主义、历史唯物主义等理论的基本观点，对于我们理解有关问题，写好文稿具有重要的理论指导意义。同时，也要善于从实际工作中总结提升，把具体问题抽象化，把实践中的经验做法升华为理论，体现出公文的思想性。

对材料进行加工，需要去芜存菁，删繁就简。写作公文时，要善于在纷繁复杂的事物中抓住事物的本质，举一反三，把零散的认识汇总成系统认识，把感性认识上升为理性认识。例如我们在撰写本部门本单位工作总结时，通常需要下级单位提供一些基础数据、工作情况等材料。基础材料有了，不能简单地汇总到一起，还需要对材料进行概括、提炼、加工，把我们需要的材料留下，把不需要的剔除。对留下的材料再进行归纳、分类、合并等处理，应用到公文中去。

公文的语言是规范的语言，写作公文时需要对语言进行概括。领导讲话、公文等文字材料的写作不同于其他文学艺术作品，不需要跌宕起伏的故事情节、细致入微的感情描写，也不需要华丽的辞藻、晦涩难懂的道理。因此，语言要规范、简练、朴实、庄重。语言的概括就是对语言化繁为简，要求文风要朴素，语言要成熟，用词讲分寸。

五、多推敲

文字工作责任重大，白纸黑字，不容有失。文件更是“红头红章”，具有很强的权威性、严肃性。因此，文字工作不仅是语言技巧问题，更是政治责任心问题。往小处说是“不留后遗症”，往大处说是要“能经得起历史的检验”。因此，办公室文字工作人员应当对每一篇公文都树立“精品”意识，精益求精，努力打造精品。“文章不厌百回改”，文字材料拿出初稿后，要逐字逐句地反复推敲，反复修改。有时也可与其他同志一起探讨，请其他同志帮助一起推敲、修改，避免出现失误。

六、勤学习

俗话说“熟能生巧”，学的多了，想的多了，写的多了，量变就会引起质变，文字水平就会上一个台阶。向书本学习，向实践学习，向领导同志和有丰富经验的同志学习。不仅要有的一定文字表达能力，还要有广博的知识面。办公室的文字材料大多是关系本地区、本部门、本单位全局性的工作，这就注定了办公室的文字材料不是局限于某一方面的，而是全方位、全领域的，涉及到本单位工作的方方面面，要求我们学习各方面的知识。如果只知其一，不知其二，就有可能犯片面性的错误；如果知之不深，就有可能说外行话。因此，我们必须不断学习，掌握工作所需的知识。要努力“学思践悟”，坚持理论联系实际，勤于学习、乐于思考、善于感悟、勇于实践，在“学习—思考—感悟—实践”的循环往复中不断提高理论水平、思想水平和处理实际问题的水平，真正做好公文起草工作。

七、有创新

文字工作创新很难，文字工作创新不仅仅是词汇语法的创新，更是理论创新、观念创新、方法创新、机制创新等方面的创新。文字材料写多了，容易形成固定的套路，而创新能避免重复、老套，避免老生常谈，让人耳目一新。即使长期从事文字工作的同志，也应当注意要经常写得有新意，要么在立意和架构上出新，要么在表述和观点上出新，总归要抛出点新东西，也就是有的领导和同志说的“总得写出点道道来吧”。既不重复别人，也不重复自己，这样自己有兴趣写，别人听了看了也感到新鲜、解渴。曾经有从事文字工作的同志说：“如果写稿子的人都觉得写的话没什么意思，那么别指望用稿子的领导会很有兴致地去念；如果写稿子、念稿子的都觉得稿子不怎么样，那么听稿子的一定不会被打动，甚至根本就听不进去。”

关于如何做好文字起草工作，以上只是几个方面，实际工作中远不止这些，对文字工作者的要求也非常全面。再加上不同的文字材料有不同的要求，比如起草领导讲话和起草公文有不同的要求；领导在不同场合的讲话、不同领导的讲话有不同的要求；起草的公文因为文种不同要求也不一样，等等，这些都需要在实际工作中根据不同的情况具体分析和掌握。