探析加强城市园林绿化工程档案管理工作的策略

2018-11-24辽宁省凌源市园林管理处宫冬艳

办公室业务 2018年14期

文/辽宁省凌源市园林管理处宫冬艳

园林绿化档案是在建设园林绿化时形成的具有保存价值的照片、图纸、文字等不同载体的文件材料，是园林绿化工程进行竣工核定和竣工验收的前提，为工程进行使用、管理、维护、扩建、改建等提供了重要依据。将园林绿化档案管理好可以有效保障工程质量，与城市的可持续发展有着十分紧密的联系，但是在快速发展的园林绿化建设中，尽管园林绿化工程档案管理工作取得了一定进步，但是仍存在了诸多问题，需要运用有效措施进行解决。

一、加强档案人员的专业知识和技能培训

提高档案工作者的素养是档案管理的基本工作。档案工作人员要对自己所承担的责任予以明确，有针对性地加大档案工作的专业学习力度，既要对档案管理制度和整理办法进行学习，掌握计算机知识和操作技能，同时还要学习工程施工管理的政策规范和园林绿化专业的业务知识等，真正成为全能型人才。现阶段急需对园林绿化工程施工单位的管理人员进行培养，让其掌握到园林绿化工程档案资料归档知识，以做到规范归档园林绿化工程档案资料。同时，还应培训档案管理工作人员，引导其在签订合同的过程中针对参建单位设置专门的条款，对各方应负的责任、提交档案资料的时间、质量和套数等予以明确规定，最终同时进行园林绿化工程竣工资料交接和园林工程竣工验收。园林工程档案资料与相关要求不相符的，尚未通过竣工资料交接验收的就不能进行园林绿化工程竣工验收，借助上述办法增强园林绿化工程档案资料的实用性、完整性和规范性。立足于此，加大对档案资料工作人员的信息化培训力度，内容主要有：网络知识的学习和培训；软件操作和维护技能培训；电子文件的发展、档案管理信息系统、计算机病毒等知识的培训等。可以以一套成熟的软件管理程序呈现出园林绿化工程档案资料管理，借助学习培训和推广运用相关程序，使管理更为规范。

二、加大对文件材料收集归档工作的力度

园林绿化工程技术人员、建设单位工程管理人员和工程项目建设单位要主动承担起自己的责任，从园林工程项目立项之初就把园林绿化工程项目档案资料管理机构以及管理人员设置好，对园林绿化工程项目每个阶段文件材料的收集工程负责，同时进行园林绿化工程建设和文件材料收集，严禁先把施工任务完成，后将材料补齐的现象发生。园林绿化工程档案人员要多问、多沟通、多深入一线，从各个方面收集相关档案，尽量及时确保园林绿化工程档案的准确性和完整性。工程项目正式启动后，应将工程负责人设立好，对工程档案管理工作予以负责，并做好专兼职档案人员和相关部门工作关系的协调工作，第一时间对前期文件进行收集，把收集工作中存在的新问题、新情况解决好，使园林绿化工程档案的完整齐全性得到保证。

三、完善档案管理制度

对档案管理制度予以健全，实施统一管理，不断提高档案管理水平和管理手段，要求必须科学地将与之相适应的档案管理体系建立起来。要积极创新档案管理，其中包括档案功能、管理流程、管理过程和控制、管理手段和方式、管理技术、管理制度、管理思维、管理模式的创新；要实施档案标准化管理，用“最优化”的理念，对各家的优缺点进行分析，形成最佳方案，在单位标准工作程序中纳入档案工作标准化，将档案管理整体水平提高。最后还要把八个纳入做好：在工程建设工作计划各项管理程序中纳入项目文件材料的形成、整理、积累和归档工作；在技术管理和工程建设生产各个环境纳入档案工作；在工程领导的议事日程和职责范围中纳入档案工作；在合同管理制度中纳入档案工作，依法对档案实施管理；在工程技术管理中纳入档案工作；在工程监理制中纳入档案工作；在验收程序中纳入档案工作；在合同结算和质量保证金中纳入档案工作。

四、引入信息技术开展现代化档案管理工作

现阶段，人们的生活水平得到了显著提高，而园林绿化工程的规模也变得越来越大，所以相应的增加了各种档案资料，同时我国现阶段的档案主要使用的是纸质档案，但纸质档案的整理工作具有十分大的劳动强度。而借助计算机对文件进行整理，可以省时又省力。在传统的人工立卷工作中，立卷人立足于自己的理解分类文件，尽管都依照统一的标准，但是由于每个人的理解都有所不同，对同一个文件的分类也不一样，那么分类不准确的现象也就在所难免，从而使案卷的质量受到影响，不便于今后利用工作的顺利开展。所以应根据新的《归档文件整理规则》，不用对案卷标题进行拟定，将单位制定为件，不仅把人为因素对文件归档工作的影响降低了，同时还能使计算机管理优势得到充分发挥，将工作效率有效提高，实现了深化检索、简化整理的目的。