试论高校文书档案的科学化管理

2018-11-24安顺职业技术学院龙萍

办公室业务 2018年15期

文/安顺职业技术学院龙萍

在高校文书档案管理工作中，传统的工作模式操作复杂，而且效率低下，难以满足信息的有效共享和使用，给文书档案管理工作带来了消极的影响。新时期文书档案管理工作面临着新的挑战，这就需要加强人才队伍建设，提高工作人员的信息素养，从而更好地适应文书档案管理工作的需要。

一、高校文书档案管理的重要性

对于高校文书档案工作来说，随着高校的发展而不断地形成，是高校发展轨迹和路线的真实反映。文书档案管理工作，能够更好地反映高校发展过程中的真实情况，从而为监督高校管理工作提供了科学的依据。对于高校文书档案管理工作来说，它渗透到了高校发展的各个环节中，能够如实地反映出高校管理水平，能够及时地发现管理活动中的不足，从而为高校管理评估活动提供了支持。例如在高校后勤管理的过程中，涉及的经济利益比较多，通过加强对后勤相关文书档案的管理，加强与财务等工作的协同，能够有效地发现后勤支出方面的漏洞，最终维护了高校的经济利益。

二、高校文书档案管理工作存在的问题

在传统的文书档案管理工作中主要依靠人力来完成，需要人工进行分类等，这种工作方式需要花费大量的人力、物力和精力，而且效率低下。部分高校对于文书档案管理工作不够重视，表现在档案管理条件比较差，没有足够的安全防护措施，难以满足档案管理的现代化要求。例如对于档案查阅没有建立严格的准入制度，在文件查阅方面不设防，最终导致档案丢失、破坏现象比较严重，严重地影响了档案信息的完整性。在传统的档案管理中，其载体主要是借助纸质来实现的，在这种情况下，档案载体的保护要求比较高，容易受到病虫害以及火灾等条件的影响，导致档案的保存期限比较短，防护投入比较大，不利于档案信息的合理利用。此外，在传统的档案管理过程中，只重视档案的保存，对于档案信息的开发利用不足，没有充分地挖掘档案信息的价值。对于档案信息来说，当它们以比较分散的形式存在时，往往难以发现其内在的规律。在数据挖掘技术的支持下，能够充分地发现相关关联信息之间的联系，从而能够更好地挖掘其价值。

三、提高高校文书档案科学化管理水平的对策

（一）加强对文书档案管理的认识。高校文书档案工作是高校文化建设的组成部分，也是高校历史发展轨迹的真实反映，对于提高高校的形象和声誉等具有重要的影响。在新时期，应当不断地提高管理人员对文书档案管理工作的认识，将文书档案管理工作作为高校软实力的重要组成部分，将其作为对外宣传的窗口，从而使更多的人了解高校的发展历史和辉煌成就，从而扩大在社会中的影响力，吸引更多学子的目光和注意力，提升高校的招生质量。

（二）积极借助信息化技术。对于高校文书档案管理工作来说，应当与时俱进，只有这样才能提高档案管理的效率。特别是随着高校规模的不断扩大，在日常的工作中会形成非常多的档案信息，文书档案工作面临着巨大的压力。在信息管理系统的帮助下，文书档案管理工作的效率大大地增强，而且能够有效地实现信息的共享，同时也防止了出现信息丢失等情况。信息管理技术能够实现文书、档案的模块化管理，能够实现互不干扰、相互独立等，提高了文书档案管理中的安全性。此外，在利用信息技术的过程中，应当加强对网络的管理，建立防火墙等安全防护技术，防止档案信息因为黑客、病毒等因素而导致档案信息的丢失、不合理使用等。因此在日常的工作中，应当提高安全防护意识，严格落实访问管理权限，从而确保信息的安全。

（三）加强人才队伍建设。高校文书档案管理工作，看似比较简单，但是其对工作技能的要求比较高，需要专业化的人才队伍。在文书档案管理工作中，随着其对信息处理要求的不断提高，对于工作人员的个人能力和专业素质也提出了更高的要求。因此高校应当加强文书档案人才建设工作，加强对文书档案工作人员的培训，不断地提高他们的专业技能，提高他们的职业道德，自觉地遵守相关档案保密法的规定。积极地加强与同行业文书档案工作人员的交流，到其他高校进行参观学习等，学习其他高校在文书档案方面的经验和先进的工作方法。此外还应当加强对文书档案管理人才的引进工作，聘用文书档案管理专业人才和计算机人才，加强复合型人才的培养。