房地产企业工程合同档案管理的强化方式分析

2018-11-24山东省滨州市邹平县集祥房地产开发有限公司董艳萍

办公室业务 2018年15期

文/山东省滨州市邹平县集祥房地产开发有限公司董艳萍

对于我国房地产企业发展来讲，加强工程合同档案管理十分重要，其是提高房地产企业经济效益的有利要素，还是加强房地产企业市场竞争力的关键点。基于此，房地产企业内部相关部门需给予工作合同档案管理高度重视，促使其存在的价值与效用在房地产企业发展中充分地发挥出来，为推动房地产企业持续稳定发展提供有利条件。

一、房地产企业工程合同档案管理现状

（一）工程合同法律体系不健全。当前我国房地产企业工程合同法律体系还不健全，一些法律条例欠缺较强的严谨性，有很多纰漏，导致部分房地产企业出现有法不依、执法不严的现象，进而影响工程合同档案管理效率。

（二）业主行为缺失。当前房地产行业竞争十分剧烈，业主时常会提一些相对较苛刻的问题，而企业为了生存发展不得不接受。有的企业希望展开严格的合同管理工作，但在具体工作中时常因业主行为缺失而无法落实。

（三）合同档案管理意识淡薄。不依据合同办事，出现问题也不找合同，而是找领导协商，尽管是正当的索赔也切勿理所当然。没有设立专门的合同管理部门。诸多房地产企业都未构建合同管理组织，欠缺行之有效的合同管理制度与实际操作流程，无法对工程合同进行动态管理。

二、房地产企业工程合同档案管理的强化方式

（一）布设合同管理组织。想要加强房地产企业工程合同档案管理，首先需要布设合同管理组织，创建房地产企业工程合同档案管理部门。配合房地产企业工程合同档案管理工作人员，把工程合同管理的工作纳入房地产企业行政管理部门的管理内容中。此外，签订工程合同的当事人内部也需要创建一个工程合同管理部门，还需要为其配备一个工程合同管理工作人员，创建工程合同台账和统计以及检查报告制度，从而确保工程合同管理的质量。

（二）确定合同管理流程。在房地产企工中，针对一些经常性的工作，例如图纸批准的程序和工程变更程序以及分包商的账单查询程序等等，都需要进行严格的规范，在进行相关程序的时候可以有章可循。这样可以有助于工程合同档案管理工作人员的工作，为工程合同档案管理工作人员减少了一些不必要的麻烦。

（三）构建合同管理机制。第一，实施合同交底制度。在签订工程合同以后，合同管理工作人员需要对各个级别的项目负责人和各个工作小组负责人进行合同交底，把大家组织在一起对合同进行学习，对工程合同中主要的内容进行解释说明，使各个负责人可以熟悉工程合同中的主要内容和规定以及管理程序，深入了解承包人员的合同责任与工程的范围。第二，实施责任分解制度。房地产企业工程合同档案管理工作人员需要把签订的工程合同中的责任分解到每个工作小组和分包商的身上，使其可以明确自己的工作范围和责任，在其对工程合同中的责任有了深入的了解以后，再把相应的责任分解到每个人的身上，使每个人都可以尽职尽责，一起实施工程合同。第三，实施每日工作报送制度。想要有效地对房地产企业工程合同档案进行管理，需要在合同管理机制中实施每日工作报送制度，需要工程项目中的各个部门把本部门的实际工作情况和未来一周的工作计划，报送给工程合同档案管理部门，使工程合同档案管理部门可以及时掌握工程信息，并且可以及时对已经发生和即将要发生的问题进行解决。

（四）制定合同示范文本制。房地产企业想要有效地强化工程合同档案管理，可以实施合同示范文本的制度。通过合同示范文本制度，可以使签订工程合同的当事人加深对法律和法规的理解，使工程合同符合法律法规，防止出现缺款少项和显失公平条款的出现，并且也可以帮助当事人熟悉工程合同的运行。此外实施合同示范文本制度，有助于房地产企业的行政管理部门对工程合同进行监督，还有助于在发生纠纷的时候，有效维护当事人的经济利益。在签订工程合同的时候使用标准化的合同，有助于完善工程合同档案管理制度，利于工作人员进行档案管理。

（五）提高合同管理人员综合素养。随着我国市场经济的不断发展，房地产工程领域的工作人员需要加强合同观念与意识。因此房地产企业需要对工程部门的工作人员进行相关法律知识的普及和培训。此外，还需要对工程合同档案管理工作人员进行定期培训，提升其管理水平和专业素养。目前，我国的技术人员较多，但是在合同管理方面的人才较少，因此房地产管理层可以从技术人员中挑选出一些有潜力的年轻人，把其送到高校进行专业培训，使其可以成为优秀的合同管理工作人员，并且努力地开展工程合同管理工作。