基层工会档案管理之探讨

文/长春吉勘环境工程技术有限公司 杨毅

一、工会档案管理的意义

（一）凝聚与传承。基层工会档案管理是一个巨大的黏合剂，它的意义在于将全体员工，或者说工会会员，在认同工会组织形象的前提下，产生一种企业主人翁精神的凝聚力和向心力，激励员工更加努力地去工作。同时，工会档案中保存的许多工会组织的优秀传统、光辉荣誉、历年工作经历等，都是宝贵的财富，发挥着承上启下的作用，在工会组织自身形象以及对员工的思想价值观建设中都具有传承的意义。

（二）激励与创造。工会档案管理所保存和记录的资料，为员工指出了努力的方向，使全体员工从内心产生一种昂扬向上的进取精神，极大地调动了员工的积极性、主动性和创造性。工会档案中的奋斗目标、发展蓝图都是宝贵的精神财富，员工们因此不仅能踏实工作，以企业为荣，并且还能主动创造，对企业未来充满美好的憧憬，更加增添了为企业发展贡献力量的无限动力。

（三）辐射与制约。工会组织建设成果，是企业物质财富和精神财富的总和，对整个员工来说，是全面辐射的一个状态。同时，工会档案中对每一位员工的行为、成绩、道德规范等，也起到很好的制约作用。在这个意义上讲，工会档案在潜移默化地影响和制约着员工的个人行为，对员工的心理和群体氛围能够产生强大的感召力。

二、基层工会档案管理面临的问题

（一）对工会档案管理认识不够，重视程度不高。在计算机技术日益发展的今天，一些企业对工会档案管理的重要性缺乏足够的认识，因为基层工会工作性质的原因，有些人对工会档案管理存在误区。有人认为，基层工会所做的工作，不过是逢年过节的一些慰问，或者是举办一些文体活动等，跟企业的效益关系不大，甚至认为工会档案与企业其他档案管理相比，更是可有可无，微不足道。

（二）工会档案资料收集难度较大。基层工会档案资料的覆盖面很广，涉及企业的各个部门，各个作业层面，例如基层工会档案涵盖了劳动竞赛、技术创新、信访资料、女工工作等等，然而因为对基层档案管理工作的认识不足，造成一些档案资料在收集中难度较大，有的资料收集不完整、不连贯，还有的资料存在缺失的现象。

（三）基层工会档案管理专业性不强。基层工会档案管理大多数没有专业的管理人员，通常是个别工会工作人员兼职档案管理工作。这种现象一是造成档案管理缺乏规范化和科学化。二是无法保证工会档案资料的收集及时和准确，三是因工会工作人员岗位的调动，造成档案资料的归集整理出现断档的情况。

三、对基层工会档案管理的几点建议

（一）提高基层工会档案管理意识，为可持续发展保驾护航。要成立相应的档案管理领导小组，重视对基层工会档案的管理，强化责任分工，明确责任目标，推进基层档案管理工作的有序发展。企业管理者不仅重视起工会档案的方方面面，还要努力为档案管理提供必要的设施，如配备专门的工会档案室，配齐资料柜、档案盒，做好纸质档案的防火、防潮、防虫、防盗工作。在有条件的情况下，尽量安排具有良好职业道德的档案管理专业人才进行档案的管理，充分调动基层档案管理人员的工作积极性，推进档案管理工作的可持续发展。

（二）提倡全员参与理念，深层次开发信息资源。基层工会档案管理要始终提倡全员参与意识，因为工会档案涉及多个部门，涉及企业的每一位员工，例如会员档案、员工教育、班子民主政治建设、先进班组及先进个人事迹等。所以，当全体动员起来，更深层次地开发信息资源时，工会档案管理的信息采集工作、档案利用价值才能更加充分地体现出来。基层档案管理人员要不断地学习和吸收先进的档案管理技术和技能，使自己不断学习和进步，融入档案管理中，更好地呈现给员工一个相互交流和促进的工会档案管理模式。基层工会档案管理要进一步拓宽运用范围，为员工提供全方位的信息服务，确保档案管理在工会工作中发挥其应有的作用。

（三）适应现代化管理需求，加快数字档案管理的开发。在当前的信息科技时代，很多档案已经不再是传统的纸质档案，例如音频、视频、光盘、图像照片等档案资料的管理，就需要工会档案管理工作紧跟时代发展步伐，以计算机技术和网络平台技术为手段，加快对数字档案管理的开发和利用。要采用规范的应用软件，建立统一的信息系统，实现基层工会档案在可允许范围内的信息共享，使工会档案更好地为企业服务，为职工服务。