简述工程档案资料的科学化管理策略

文/广州开发区城市建设和房地产档案馆 陈宁

在市场经济的影响下，基础设施建设加强，建筑工程深入到社会发展的各个领域。为了推动建筑工程的健康发展，国家出台了诸多相关法律法规，其中也不乏档案管理规范与制度，目的是为档案工作的开展提供指导性作用。另外，面对新的发展环境，档案管理工作的要求与标准也随之提升。工程档案实现了对工程项目全过程的准确记录，彰显价值资料的作用，为日后查阅与使用提供便利与参考。由此可见，建筑工程的有序发展离不开档案资源的支持，档案资料科学化管理不容忽视。但是目前，工程档案管理较之工程建设本身凸显滞后性，二者协调性不足，在根本上对工程档案管理产生不良影响，需要给予高度关注，实现二者的同步性。

一、深入剖析工程档案资料管理中存在的问题

（一）档案资料管理工作尚未引起足够的重视，受关注程度不高。为了有效提升工程项目管理水平，增强管理能力，政府与相关机构也结合工程发展实践，制定了针对性的制度与规范，但是，鉴于工程资料自身的特征，如材料收集周期较长、涉及诸多环节与流程、知识范围较广等，增强了档案资料管理的繁杂性与多样性。另外，一些外部因素的存在也会促使工程档案管理被忽视。从本质上分析，工程档案资料管理与工程本身关系紧密，但是，不良因素的存在使得档案管理的发展困难重重，这就使得工程进度受到影响，工程无法有序推进。反之，一旦工程档案管理不科学，资料保管不善，工程建设也会偏离规划设计。在工程建设实践中，参建主体更多关注的是施工质量与施工进度，工程档案管理工作尚未引起足够的重视。

（二）档案资源管理观念薄弱，凸显滞后性。立足当前工程项目建设发展实际，普遍存在档案资料管理观念较弱的情况，收集与归档工作很难与工程实际同步进行，滞后问题严重，同时，工作积极性不高。另外，工程档案管理工作具有较强的专业性，但是，档案管理人才却十分匮乏，具备较高素质与能力的人才严重不足，缺乏对工程建设以及档案管理的深刻认识。之所以出现这种情况，主要源于管理者档案管理思想的薄弱性，尚未认识到档案资料的真正价值。

（三）档案资料管理机制与制度不完善，无法为管理工作提供制度性保障。在工程项目建设中，鉴于经费与人员方面的因素，尚未设置专门档案资料管理部门，管理制度不完善，机制缺乏健全性，甚至很多档案管理人员是兼职人员，工作专业性无法保障。档案管理工作整体上落后于工程建设。鉴于工程在规模与数量上的快速扩张，传统工程档案资源管理水平与现实需求凸显不同步性，不协调性尤为突出。

二、如何有效提高工程档案资料科学化管理水平

（一）增强档案资料管理观念，构建科学化的管理思维。信息技术的发展为工程档案管理工作带来了新机遇，处于全新的发展背景之下，需要坚持与时俱进，运用科学管理思维，增强管理观念，全面贯彻以人为本的思想，深化整个档案管理工作。具体讲，作为工程管理者，要在观念上重视档案管理工作，发挥联动功能，为档案资料管理工作的顺利开展奠定基础，创造条件。

（二）重视构建科学的档案管理制度，实现档案管理与工程建设的同步性。为了给工程建设创造更好的发展条件，推动工程顺利进行，工程进度与档案管理需要保持统一性与同步性。为了达到这一目标，需要设置专业与专门的档案管理部门，完善管理制度，组建高素质的档案管理队伍，配备高素质与能力的专业人才，在深刻掌握档案管理知识的同时，还要了解工程建设的相关知识。另外，要对档案资料管理机构的职责进行合理划分，责任到人，形成更加科学与合理的档案管理网络，为人员之间信息的交流与共享提供平台。

（三）建立完善的档案资料管理机制，全面提高工程档案资料管理水平。首先，要重视收集工作，保障档案资料的整理与工程建设步伐一致，实现不同环节、各个阶段工作的无缝对接，有效维护资料的可靠性与完整性。鉴于建筑工程自身的特殊性，深受多种因素的影响，要对档案资料收集范围、质量与要求进行明确，制定详细的规划与方案，确保分工合理，职责明确，实现对工程建设各个环节与整个流程信息的全面收录，为整个过程的科学性奠定基础。其次，为了有效提高档案资料管理水平，要重视人员培养与教育，严格进行人才的选拔。立足工作实践，要积极开展专业技能培训，保证其能够及时掌握最新的行业信息与知识，拥有先进的管理理念。同时，重视工程档案资料管理信息化建设，提高管理人员信息化应用水平。积极推广先进信息技术，构建现代化档案管理新模式，组建资源信息化系统，发挥数据库作用。

三、结束语

综上，在建筑工程建设发展中，工程档案资料管理工作不容忽视，强化对工程项目全过程信息的收录，对整个建筑行业的长远发展有着深远意义。因此，要加快工程档案资料管理科学化发展与建设，运用先进的管理思维，加快机制完善，深入开展人员培训，在根本上有效发挥档案资料对工程建设的指导性功能，为工程建设长远、健康发展提供坚实保障。