工程项目中档案管控的规范化实践研究

2018-11-24贵州省贵阳市开磷集团矿肥有限责任公司廖益金

办公室业务 2018年15期

文/贵州省贵阳市开磷集团矿肥有限责任公司廖益金

一、工程项目档案的概况

（一）工程项目档案管控规范化的重要性。工程项目的档案的资料涉及项目从前期的准备到后期投入建成的整个过程中的需要进行收集、整理和归档的所有文件资料。通过建立、健全并完善工程项目的档案资料，能够有效地保存工程的原始记录，同时可以将施工过程中的管理方式和经验记录下来，供参考。工程项目的档案资料是企业对工程建设的整体反映，也是工程项目验收的依据。作为档案管理人员压力非常大，故加强档案管理规范化能够有效帮助工作人员完善档案资料，给档案管理带来便利。

（二）工程项目档案的特点。第一，专业性较强。工程项目的档案文件除了少部分的项目管理文件，大多是技术方面、专业性较强的档案资料，对于档案管理人员而言，并不熟悉这方面的内容，而技术性强的技术人员对于档案管理的工作又不擅长，所以容易在档案资料的收集和整理过程中，产生分歧和矛盾，从而出现归档文件返工的情况。因此，档案管理人员在进行工程项目档案资料的收集和整理时，要不断学习工程项目建设的专业知识，掌握工程施工相关文件的时间逻辑关系，拓宽资料收集的思路，并虚心向专业技术人员请教。第二，涉及领域广。工程项目的建设从初期准备到后期建设牵涉多家设计单位、施工单位以及建设单位、监理单位、上级部门等数十家部门单位。所以在档案资料的管理上牵涉的领域也就更加广泛。第三，时间跨度大。一个工程项目从可行性研究、施工图设计、土地勘测定界、勘察设计、确定施工及监理单位、工程施工、三级验收、试运行到最后竣工验收，一般在跨越几个月、一两年甚至更长。因此档案资料的时间跨度随着工程项目的进展而有所拉长。

二、工程项目档案管控规范化的实践举措

为了确保工程项目档案管控的规范化，在了解了工程档案管控的特点和内容的基础上，对档案资料加强管理和规范，确保资料的完整性和准确性。具体需要从以下几方面着手：

（一）将“依法归档”与“建立健全规章制度”相结合。首先，工程项目档案管理的重要途径是依法对工程项目的文件资料等进行收集、整理和归档，在工程项目的建设中，利用多种方式和途径，对《档案法》等相关的国家档案管理条例进行广泛的宣传和传播，建立、健全和完善工程项目的档案管理制度，完善档案资料归档整理的要求，明确档案资料的收集整理的责任制和归档移交的审查制度，根据施工文件的相关要求和标准进行资料的收集和整理，落实责任制。其次，监理单位落实自身的监督职责和责任，对项目的文件尤其是竣工图和竣工文件的准确性、完整性、系统性进行负责、监督、检查、审核、签字确认。再次，建设单位的负责人要对项目的文件进行复查和签字确认，按照规定的程序对材料进行归档移交。

（二）将工程项目档案的“收集、整理工作”与“工程项目建设实施过程”相结合。在工程项目档案资料管理中强调三同步，把工程项目档案的“收集、整理工作”与“工程项目建设实施过程”结合。所谓三同步指的是：第一，工程项目开始之后就把竣工图和施工技术的记录同步进行。第二，工程施工过程中将竣工图的积累、整编和审定与施工技术记录同步进行。第三，工程在验收过程中，将竣工图和提交成套合格的施工技术记录同步进行。

（三）将“业务指导”与“档案接收”相结合。所谓的业务指导指的是档案收集整理和归档的方法和手段，是档案收集最终的目标和结果。业务指导方面需要做到的是：时常深入工地，坚持对项目进行实时跟踪，收集施工现场的相关信息，熟悉项目工程的施工进展，对档案材料的收集和整理的情况进行检查和指导，将归档的档案资料的整理要求进行明确。在具体的档案管理工作中，必须要积极主动地参与到各个建设的活动中，对于工程的竣工和验收工作也要积极参与，把档案的收集和归档应用到实际的施工现场中。如果在施工过程中遇到无法解决的难题，需要及时向上级领导汇报，和相关的参建单位进行有效的沟通和交流，积极争取参建单位的支持和配合，在工程项目的移交之前就把相关的问题处理好，确保档案资料的完整性和准确性。另外，在档案资料的接收方面，要把三级审查程序落实到位，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格移交制。具体工作中要求工程在竣工之前必须进行档案的初步验收并签字，经过监理单位验收合格、建设单位的专业组负责人复查审核通过以及移交建设单位档案管理部门对工程项目档案的整理按国家整理规范进行检查，并且符合档案管理规范化的要求之后，才能够进行移交手续的办理和工程的结算。