浅析事业单位文书档案的管理及使用

文/上海市长宁区教育局基建管理站 王炯

事业单位文书档案管理和使用在我国的社会稳定和经济发展中起着重要的作用，事业单位的文书档案记录着本单位的发展历程，因此如何做好档案管理和使用显得尤为重要。尤其是近年来随着信息化的发展，为事业单位文书档案管理和合理使用提供了机遇，需要改变原来的不规范、无序化的管理状态，本文在新的技术背景下提出了文书档案管理和使用的要点，以期提高事业单位文书档案管理的效率和准确率。

一、事业单位进行文书档案管理的意义

事业单位文书档案管理记录着本单位的发展历程，做好文书档案管理有利于为国家事务的管理提供依据。例如事业单位在进行重大活动时都会进行记录，部分人员调动也会进行记录，这些档案记录有利于为后期的工作提供参考，另外上级监督部门也会对这些内容进行检查。作为事业单位文书档案管理人员有责任定期对文书档案进行整理、维护，保证不会出现遗漏和残缺。其次，事业单位文书档案管理为社会人民提供相关服务，文书档案清楚完整地将事业单位的工作业务等活动记录了下来，这些事件的详尽记录在以后的事业单位工作中会被借鉴和参考，为其他活动提供重要的信息，也方便对相关工作记录的查询，提高事业单位的工作效率。

二、事业单位文书档案管理的物质条件

近几年，事业单位文书档案的管理，逐渐出现了联机网络化管理，部分档案管理人员也着手开发一些客户端进行档案管理。尽管事业单位文书档案管理采用了计算机，但由于人力和经费不足，管理并未达到真正的信息化，事业单位对文书档案管理系统开发的投入差异很大，领导重视的单位就重视档案管理的质量和管理效率，一些经费欠缺的单位则不太重视档案管理，导致了系统模块功能跟不上实践工作的需要，文书档案管理人员的业务知识不够等。

三、事业单位文书档案管理的问题分析

（一）对档案重要性认识不足。很多事业单位从领导到中层都不重视文书档案管理，认为档案管理不需要什么技术，都是重复性的工作，未建立专门机构负责文书档案管理，很少有事业单位宣传档案的重要性，经费划拨以及人员调配上都吝于出钱出力，甚至部分事业单位档案的库房年久失修。部分档案管理人员也不能从思想上提高重视，有些档案连时间都漏填，甚至出现密封不严的情况。

（二）档案管理不够规范。首先表现在收集的范围不合理，文书档案需要首先进行前期的整理，文书档案管理和使用中应该有个人的奖惩情况，但是有些事业单位不注重平时数据和信息的收集，对员工的综合评价过于模糊，对其道德素质方面更是很少提及。其次是整理中存在的问题，鉴定是档案管理重要的一环，但是部分管理人员对数据不辨别真伪，再加上对档案缺乏统一的标准，不注重对档案的分类。再次是档案利用中存在的问题，表现为利用程序不规范，档案有一部分是具有隐私性的，但是调查发现部分事业单位甚至出现将档案随便外借的现象，一旦丢失，将对个人和单位造成重大的损失。最后是档案保管不规范，具体表现在基础设施不够完善、制度制定与执行不到位、存在着分散多头管理以及档案保管人员素质过低的问题。

（三）档案管理信息化水平偏低。当今社会，随着互联网的迅速发展，各行各业都开始利用互联网实现信息化，对于文书档案管理和使用，信息化可以为档案管理和使用提供便利条件。但是部分事业单位对档案信息化建设的重视性不高，有些还目光停留在复印查阅等，加上吝于在信息化建设中投入经费，档案的信息化建设失去了基本的保障。其次部分事业单位购置了信息化设备，但是大部分时间都是用来聊天、游戏、购物等，对档案的管理使用传统的手工方法，这样对财力和物力造成了极大浪费。再次是信息安全得不到有效保障，由于事业单位不重视文书档案管理，因此在黑客的攻击下，档案信息容易遭到攻击，造成损失。

（四）档案管理法制建设不够完善。档案管理法制不健全是最根本的原因，首先表现在立法问题，现行很多的制度缺乏标准性和针对性，尽管部分人事档案管理机构也纷纷制定了一系列相关的制度，但是均存在着不全面、不系统的问题，缺乏具体、详尽的规定，再加上缺乏有效的监督，使得制度成为一张空文。其次是执法问题，主要表现在执法人员素质不高，例如大部分的执法者执法意识不强、档案执法人员的自身素质不够高。另外是执法内容不明确，缺乏健全的执法监督机制，使得档案执法对象的权益得不到合理的保障。

四、事业单位文书档案管理工作的要点

（一）加大宣传，提高对文书档案管理合理使用重要性的认识。单位内部必须建立档案室来负责文书档案管理，重视宣传工作，运用举办讲座、展览等方法宣传文书档案的重要性，另外要在经费上给予足够的支持。同时事业单位文书档案管理合理使用要创新宣传方式，不能只是举办一个讲座或者简单的会议，而要通过某些网络资源提高对档案重要性的认识，文书档案管理人员要转变心态，更好地为档案利用者服务。

（二）加强管理人员队伍建设。管理人员是档案管理的关键，因此要通过宣传增强管理工作人员对自身工作的认识，提高其职业道德和档案管理法律意识，通过对典型人物事迹的学习，增强管理人员的荣誉感。另外是优化管理队伍结构，多方面地培养创新型文书档案管理人才，通过合理的考核机制提升档案管理队伍质量，有效地优化管理队伍结构。还要加大培训力度，例如组织相关管理人员进一步了解《档案管理信息系统》，及时解决软件操作中出现的问题，动态地进行业务培训创新，使档案工作步入规范化轨道。同时建立激励机制，充分发挥他们的积极性，提高工作效率。

（三）加强文书档案管理的规范管理。无规矩不成方圆，首先要加强档案基础设施建设，使用多节柜分批封存档案原件，改善档案馆设施，在建设中要注意防水防火等方面的刚性需求，日常工作中制定科学合理的档案库房，做到监控不留死角，减少档案损失。其次是建立收集、整理、归档制度，建立一定的档案收集规章制度，畅通档案收集渠道，同时建立追踪收集制度，保证档案材料的完整和翔实。另外要建立完善的借阅、利用、登记、转递制度，确保个人档案和单位档案的安全。

（四）提高文书档案管理信息化水平。随着网络技术的发展，为文书档案管理合理使用信息化提供了可能，作为事业单位要采用先进的科学技术手段应用于文书档案管理过程中，提高利用率。要提高档案管理信息化水平首先增强档案管理现代化意识，主动适应事业单位文书信息化的发展要求，加强档案信息化建设的宣传力度，设立网上办公等便捷方式，转变人们的思想观念，提高对档案信息化的认识。