信息化背景下文书档案管理的创新

文/青岛市市南区八大峡街道观音峡路社区卫生服务中心 田波

随着信息化时代的来临，把现代化技术运用到内部工作中，不仅可以有效提升工作效率，同时还能减少人为失误，保证工作质量。从目前角度来说，采用原始的文书档案管理工作，不仅不能保证整体效率，同时还会因为人为等因素的影响，导致管理出现问题，影响文书档案今后的发展。因此，需要我们将原始文书档案管理方式进行优化和创新，把信息化理念和手段融合到其中，在提升文书档案管理效率的同时，还能保证文书档案管理的质量，以此促进文书档案的长远发展。

一、文书档案管理信息化的基本概述

所谓的文书档案管理信息化主要指，利用现代化技术，例如计算机技术、信息技术等，对文书档案相关信息进行采集和整理。由于文书档案相关内容较为多样化，需要相关活动内容进行体现和记录，记录的内容包含了运营管理、统筹规划等，记录方式除了文字档案之外，还包含了影像、图片等，如果一味地采用人工管理方式，不仅需要消耗大量的时间，同时还无法保证管理质量，从而引发问题出现。而在信息化背景下，通过开展文书档案信息化管理工作，不但能够有效提升工作效率，同时还能减少人力资源以及物力资源的投放，进而实现资源的充分调配和应用。在计算机以及信息化手段的作用下，给文书档案管理提供了便利以及高效的工作环境，给用户提供了优质的服务。

二、当前文书档案管理信息化存在的主要问题

（一）管理意识方面。文书档案管理作为档案管理工作中不可或缺的一部分。为了实现文书档案管理水平和质量的提升，就要在落实文书档案管理工作时，把现代化技术运用到其中。然而，结合当前情况来说，在进行文书档案管理时，部分管理工作人员缺少对文书档案管理信息化的了解，没有给予文书档案信息化管理充分注重，使得文书档案信息化管理水平偏低。并且，部分文书档案管理工作人员采用的管理方式依旧以原始模式为主，这种管理方式已经无法迎合现代化文书档案管理需求，进而给文书档案信息化管理工作的开展带来约制。

（二）管理流程方面。现阶段，在落实文书档案管理工作时，相关部门已经把信息化设施应用到其中，但是由于部分职工缺少对信息化设施运用和操作的了解，再加上受到原始文书档案管理理念的制约，仅仅对简便的信息化设施操作流程有所认识，进而不能将信息化设施在文书档案管理中的作用充分发挥出来，在某种程度上约制了纸质档案信息的采集和应用，特别针对信息转化，将纸质档案内容利用信息手段，将其转变为电子档案，严重影响档案管理的质量和效率。

（三）管理保密性方面。实施文书档案管理信息化的主要目的就是使其具备较强的保密性。由于在进行文书档案管理时，缺少固定式档案管理方式，造成工作效率大幅度减少，进而使得文书档案管理系统整体安全性较低，容易受到不法分子的侵入。并且，在此过程中，档案数据的真实性以及精准性将无法得到保障。和纸质档案管理进行比较，电子档案数据遭受外人侵入的概率比较高。因此，当文书档案管理数据发生一定改变时，相关管理工作人员将无法及时察觉，进而不能保证档案数据的真实性和合理性。而文书档案数据由于受到保密因素的影响，无法实现共享，给文书档案信息应用造成一定影响。

三、信息化背景下文书档案管理的创新对策

（一）提升信息化管理意识。思想意识针对人的行动而言，有着较强的引导作用。在开展文书档案管理信息化建设工作时，需要给予信息化管理理念应用科学引导。在落实文书档案管理工作时，应该把我国现代化技术和理念运用到其中。为了将信息化的作用充分发挥出来，相关工作人员应该给予文书档案信息化管理充分重视，加大管理创新力度，从思想方面实现优化，把现代化管理理念和方式融入其中，通过实现文书档案管理的信息化，不仅可以有效提升工作效率，同时还能保证文书档案管理质量。此外，加强文书档案管理工作人员专业素养培训，提升其专业水平，通过构建合理的激励制度，调动档案管理工作人员工作积极性，以此促进其学习更多的现代化知识和工艺，实现文书档案管理的创新和完善。

（二）优化信息化管理理念。在规范理念的作用下，可以确保各项工作和规划的全面落实。因此，在进行文书档案信息化管理时，需要凭借现代化管理理念引导文书档案信息化管理工作的开展。利用信息化技术以及计算机特性，将其充分体现在文书档案管理工作中。因此，这就需要将原始的管理理念进行突破，树立良好的文书档案管理创新意识，形成一个良好的文书档案信息化管理思想。并且，结合文书档案管理需求，有针对性和规划性地落实，加强相关设施和资源的投放，制定规范的文书档案管理流程，在降低人为操作的同时，还要实现人机结合，对数据采集和分配等流程加以简化，借助软件设施，实现文书档案管理的信息化和现代化。

（三）加强信息化管理平台建设。多元化的管理工作，能够让文书档案更迎合信息时代发展需求，以此促进文书档案管理信息体系的建设。在进行信息化管理平台建设的过程中，应该加强档案管理执行力度，尽量防止存在文书档案管理水平偏低等现象。从档案管理信息体系建设的角度入手，实现文书档案管理方式的优化和创新，在原始体系的条件下，对其进行修正和规划，以此确保新型档案管理体系和该领域真实状况相迎合。在建设信息化管理平台时，我们可以从三个方面入手：第一个是建立档案加工系统。第二个是设定档案信息存管系统。第三个是构建档案保密系统。针对加工系统来说，应该根据文书真实状况，合理设计，优化加工体系。由于加工系统自身含有查阅、处理等功能，可以有效缓解相关人员工作压力，实现管理时间的科学规划。存管系统具备的功能在于文书档案数据的采集和管理。并且还能对其进行简单搜索。另外，可以提升档案格式的科学性和合理性，实现档案数据应用效率的提升。保密系统需要安排专业人员进行设定，利用软件设施等对文书档案数据进行分类管理，并且通过设定访问权限，提升文书档案数据的安全性和平稳性，在此基础上，进行档案数据的传递和共享。此外，有关部门需要加强信息化管理平台的建设，利用信息化平台，对文书档案相关数据进行采集、整理和应用。并且还可以在信息化平台的作用下，进行文书档案的查阅和整理，以此给文书档案信息应用提供便利条件。

（四）提升文书档案管理人员专业素养。首先，从信息化文书档案管理工作人员角度出发，定期开展文书档案管理培训工作。通过实施专业培训，让文书档案管理工作人员专业水平得到全面提高，即便在较为繁琐的工作环境下，才能开展文书档案管理创新工作，并且及时找出存在的问题，对其加以处理。其次，对于文书档案管理工作人员，可以采用交流或者激励等方式，提升其职责意识，将其工作态度进行转变，以此保证信息化文书档案管理创新工作的顺利落实。最后，构建专业的学习团队，促进文书档案管理工作人员的学习和交流，以此实现文书档案管理工作人员专业水平的提升。

四、结束语

总而言之，随着社会的全面发展，这给文书档案管理提出了严格的标准。在信息化背景下，把现代化技术运用到文书档案管理工作中，不仅可以保证管理质量，同时还能提升工作效率。由于原始的档案管理方式已经无法迎合当前社会发展要求，信息化技术的运用，能够有效提高文书档案管理质量，同时还能确保档案数据的高效应用，进而为文书档案管理工作的今后发展奠定基础。