文书档案管理中存在的问题及对策研究

文/菏泽市人力资源和社会保障局 刘冬华

一、文书档案管理工作的现状

文书档案管理本身具有一定的繁琐性，而且在进行管理的时候，需要确保对各种文件的等级和流转记录，整个过程比较复杂。我国以往的文书档案都是以纸质的模式进行流转，目前随着我国经济水平的不断提升，文书档案的内容逐渐变得更加丰富，而且载体更加多样。通过对文书档案工作的研究发现，文书档案管理工作比较耗费人力和物力，这主要是由于文书档案管理本身具有一定的标准和规范。管理人员在进行文书档案整理的时候，需要确保具有相应的统一标准，必须要满足相应的要求，因此文书档案管理工作需要确保严谨认真，具有一定的耐心。

二、文书档案管理中存在的主要问题

（一）文书档案管理工作比较复杂，没有针对性的管理制度。文书档案管理工作所包含的内容很多，其中不但有文书资料，还有行政管理和党群工作等，所包含的内容很多。而且在进行文书档案管理的时候，需要遵从相应的标准，整个整理的过程比较复杂，整理起来十分耗费人力。我国目前的文书档案管理并没有较为完善的管理制度，所以在进行登记、流转和整理的时候，往往出现各种各样的版本，导致后期的归档无法达到相应的要求。管理制度不完善，是我国目前文书档案管理相对复杂、控制比较困难的重要影响因素。

（二）文书档案管理人员队伍老化，技术水平偏低。随着大数据时代的到来，文书档案管理中所使用的技术在逐渐更新。但是我国的很多文书档案管理工作人员年龄比较大，而且自身对于先进技术的学习十分欠缺。很多文书档案管理人员只是兼职工作，导致工作起来十分敷衍，无法达到较高的要求。再加上文书档案管理人员队伍建设力度不够，很多年轻的工作人员被调往其他的部门，导致整个文书档案管理工作队伍年龄偏大，对于新技术的学习无法达到熟练使用的目标。

（三）文书档案管理中相应部门的合作部协调。文书档案管理并不仅仅是文书档案管理工作部门自身的工作，还是整个单位的工作。但是我国的文书档案管理存在独立的特点，很多单位领导对此并不重视。在进行文书档案管理的时候，容易受到其他相应部门的影响，无法做到快速地整理和归档，导致出现文档归档的延误。另外在进行文档整理的时候，由于文档有的具有较为专业的知识，单纯的文档管理人员无法弄清档案的具体情况，容易出现遗漏的问题。文书档案管理属于整个单位的集体工作，需要多个部门的相互协调才能够及时完成。

三、文书档案管理中存在问题的针对性解决对策

（一）建立文书档案管理的针对性管理制度。管理制度的建立和完善，是确保文书档案工作顺利开展和进行的基础保障。通过对以往陈旧的管理制度进行积极的整改和修订，将新的管理制度条款加入其中，提升管理制度的针对性。目前我国的很多单位都在积极进行文书档案管理制度的修订和调整，确保以此促进文书档案管理的标准化发展。对于以往存在漏洞的管理条款，需要进行及时的更改，提升措施的针对性。

（二）全面加强文书档案管理人员队伍的建设。人员队伍的建设，技术水平的提升，是确保文书档案管理工作水平全面提升的途径。对于我国的文书档案管理工作人员来说，一般都存在人员老龄化严重，专职人员较少的问题。为了全面加强文书档案管理工作的水平，必须要做好管理人员队伍的建设，不断加入具有高新技术的先进年轻人才，通过提升文书档案管理技术，做好全面的日常文书档案管理工作。对于现有的文书档案管理工作人员，需要进行全面的针对性培训，确保掌握相应的信息技术，提升档案管理新技术的使用水平。

（三）做好相应部门的协调配合。为了出色地完成文书档案管理工作，需要做好各个部门之间的协调和配合，提升对文书档案管理工作的重视。对于单位中各位领导，一定要端正态度，认清文书档案管理工作的重要性，通过各个部门的相互协调，做好不同部门文书档案管理工作水平的提升。对于档案中比较专业的内容，需要本部门具有专业技术的人员进行档案的整理和归档，确保档案的完整性。做好相应部门的协调配合，是确保文书档案管理工作顺利进行的保障。

四、结束语

文书档案管理对于任何单位都是十分重要的，而且直接关系到整个单位的和谐发展与稳定。在进行文书档案管理的时候，必须要确保档案相关文件的规范和完整。通过全面提升对文书档案管理的重视，做好文书档案管理中的相应工作。作为文书档案管理人员，需要全面树立积极工作的态度，提升日常工作的水平。目前我国正在快速地发展，很多新技术逐渐出现，必须要做好文书档案管理新技术的学习，提升自身的工作水平，确保文书档案管理工作的符合国家的要求。