浅谈新形势下的文书档案保密工作

文/国网浙江省电力有限公司温州供电公司 何虹

信息化和网络化的趋势使得很多文书档案的保存开始网络化，通过网络进行保存趋势化明显。无论是纸张人力的保存，还是通过网络手段进行保存，都要对文书档案进行保密工作，采取保密措施是很重要的。但是在进行文书档案保密工作时还存在着一些安全问题，因此，本文主要就文书档案保密工作存在的问题及解决措施进行阐述。

一、新形势下对文书档案采取保密工作的重要意义

文书档案对于企业、国家具有重要的意义，因为文书档案是有关企业运作、国家重要事件的记录，是对发生过的事情的记录以及对未来的计划，它涉及企业或者是国家的保密事项，因此，对文书档案采取保密工作是很有必要的，对文书档案采取保密工作可以便于后来查阅、了解之前的工作成果，并可以取精华去糟粕，在以后的发展过程中，可以有据可循，以更好地发展。在企事业单位经营运作的过程中，相关的重要文书档案是以往经营的记载，应该做好相应的记录工作以及后续的保密工作，因为它涉及相关企事业的内部重要事项，无论是纸质的还是通过网络记录的文书档案都要通过一定的硬件设备、借助一定的人力物力进行保密工作。

二、目前文书档案保密工作存在的问题

（一）对于网络运行的维护力度不强。现在，信息化、网络化趋势发展强劲，很多涉及企业秘密的文件档案都开始通过网络途径进行收集和保存，虽然保管和处理文书档案的计算机是严格保密处理的，但是依然存在许许多多的问题，通过网络途径收集和保管信息存在文书档案信息泄露问题，因为在文书档案保存的过程中对网络运行的维护力度不强，对网络中很多不安全因素监管力度不够，没有对网络信息进行及时监管，没有对一些不安全的网站进行禁止。保密管理工作缺乏相应的制度依据。很多部门并没有制定和完善内部的文书相关保密制度，导致很多的电脑和局域网因为疏于管理，处于放任的状态。虽然有些部门制定了相应的制度，但是因为落实不到位，致使其执行不到位。

（二）工作人员的保密意识不强。很多单位对文书档案的保密重视程度不够，并且很多单位对文书档案的保密工作认识程度不够。因为工作中很多工作人员认为很多机要的文书档案不需要进行保密，所以对重要文件的保密意识不够，在平常的管理工作中落实不到位，没有全面地管理好机要的文书档案。并且，文书档案的管理人员由于保密意识不强，在看了相关的资料之后，可能会有随口泄密的现象。

（三）硬件设备方面。在对档案文书进行管理方面，需要相关的设备进行保管，纸质的需要档案库或者是配备一定的人员进行管理，这就需要很大的资源腾出和大量的人力来对文书档案进行整理，但是进行管理的硬件设备还没有很健全，并且很多都是老式的，需要耗费大量的人力、物力进行管理，许多单位在配备设备的时候，会考虑到经费的问题，就出现有很多单位因为经费不足或者是经费过高而用一些廉价的设备，忽视了设备的性能问题和配备需求问题，从而很容易出现安全隐患。另外，网上管理设备参差不齐，没有对网络设备布置严密的安全防控，导致有些文书档案的管理文库很容易被黑客进入。

三、文书档案保密工作的改善建议及新趋势

（一）甄别文件的价值，确定是否需要归档处理。对文书档案进行保管的前提是甄别什么样的文件需要进行保密处理并进一步进行归档。文书档案是企事业单位的重要信息，很多企事业单位在没有归类确定什么样的文书档案需要归档的时候，将不重要的重要的都通过纸质或是计算机的保存方式进行了保存，在日后的再查、使用过程中，出现了查找麻烦、分类不明确的问题。因此，在文书档案的保管方面首先要知晓什么样的文件需要进行保密处理，根据相应的文书档案对企事业单位的价值进行保管，不能一味地都进行保密处理。对于那些企事业单位认为比较重要但是没有归档必要的文书档案，要规范销毁处理程序，采用合规的手段进行摧毁，严禁流传到企事业单位之外的其他单位或者人员手中。只有首先做好归档与不归档文件的甄别，才能更有效地进行下一步的文书档案保密工作。

（二）加强保密工作的培训，加强人员的保密意识。文书档案的保密工作必须做好，因为这些文件关系到相关企业和国家秘密，因此，相关部门一定要做好保密工作。做好保密工作的第一步就是加强对保密工作的认知，使得从事相关保密工作的部门和人员充分认识到保密工作的重要性，改变对保密工作的错误认识。因此，相关部门在相关人员的管理方面必须做好事前的培训工作，消除消极怠工的思想。要使得保密工作更加严谨，工作人员一定要区分好什么样的文书档案需要保密处置，并且了解泄露的严重后果。

（三）适当加大对硬件、人才方面的投入成本。硬件设备是文书档案信息化管理工作的开展基础。因此，相关的单位和企业必须引入相应的硬件设备，从而对相应的文书档案进行管理，包括对纸质文书档案和网上文书档案的管理。在纸质文书档案的管理方面，要分配相应的区域和人员进行整理，需要投入大量的人力和物力，因此，一定要根据管理工作的实际情况引入硬件设备，不能一味地把价格昂贵的作为好的，而是要考虑设备的性能和对设备的需求，综合考量设备的引入问题。在对网上文书档案进行管理方面，要加大电脑系统、软件管理系统的引入力度。因此，相关的工作人员要进行定期的培训，包括对计算机操作的培训和整理资料的能力，相应的文书档案保密工作。要积极引入一些高素质的计算机人才，提升档案管理团队人员的计算机知识。在新员工到岗之前，需要做好人员的保密培训工作，定期实施计算机引入与应用方面的培训活动等，使保密工作相关工作人员对文书档案管理中信息化技术的应用价值有明确的认识，积极对信息技术进行学习与应用，从而为档案信息化提供支持。

四、结语

在网络发达的今天，相关企事业单位的文书档案保密工作也要跟上时代发展的潮流，配备相应的具有资料信息整理能力和计算机操作能力的人才对文书档案进行整理和进一步的管理，并且相关管理人员的保密意识一定要加强，提高对文书档案保密工作的重视程度。另外，相关的企事业单位要加强对相关管理人员的培训，增强他们的保密意识，增加对文书档案保密工作的认识，还要加强网络维护工作，设置防火墙并安装相应的软件以防止黑客的侵入、病毒的攻击。文书档案的保密工作还有很长的路要走，要从每个细小的细节做起，加强监管。