关于纸质档案管理与电子档案管理融合的思考

2018-11-24四川省攀枝花市攀钢集团有限公司综合服务中心档案馆张杰

办公室业务 2018年15期

文/四川省攀枝花市攀钢集团有限公司综合服务中心档案馆张杰

电子档案最鲜明的特点即是能够存储大量的信息，这一特点刚好填补了传统纸质档案在这一方面的不足，在纸质档案管理中引入电子档案的管理模式，使两者相互融合和相互促进，衍生了更为科学有效的管理模式。对于信息的大量、快速存储和信息保存的安全性都具有重要的意义。

一、纸质档案管理

（一）纸质档案管理的优点。随着信息化时代的不断发展，纸质档案在档案管理中依然保有一席之地，说明其自身存在着优势。这与其原始性、直观性、安全性等特点息息相关。首先，纸质档案采用人工手写的记录方式，长年以来形成了完善的保存管理制度，使用者看到的是直观的第一手资料，具有原始性、真实性的特点。其次，纸质档案一旦归档入库，就能够保证其安全性。如果有人私自修改档案，就会留下修改痕迹，有利于使用者迅速辨别档案的真伪。另外，纸质档案保护技术成熟、历史悠久，能实现长时间存放，基本不会出现纸张损坏至无法辨别和修复的情况。

（二）纸质档案管理的缺点。纸质档案管理的缺点，首当其冲就是需要占据大量的空间。纸质档案经过长期的累积，数量繁多，体积庞大，对储存空间具有较高的要求，无形之中增加了存储成本。与此同时，也会增加管理难度。尽管目前传统纸质档案归档采取的方法已经有所改进，但仍然存在着文件分类难、工作量大等问题。另外，纸质档案的归档时间是固定的，只能在档案完成后第二年的上半年进行移交，在档案完成后但并未归档的这段时间，存储和管理容易出现疏漏。

二、电子档案管理

（一）电子档案的优点。电子档案管理越来越受到欢迎，除了顺应时代发展之外，其自身也存在许多优势：第一，电子档案能够利用多媒体的形式，将档案的图片、声音等形象地展现出来，也更方便搜索和查询所需内容。第二，电子档案所需要的空间较小，但却能够存储大量的信息。第三，电子档案可以随时归档。随时归档的好处是可以避免档案的丢失和破坏。

（二）电子档案的缺点。电子档案虽然能够存储大量的信息，但是存储信息的载体却存在不稳定性，如果在存放过程中，受到外界环境影响而导致载体损坏，那么档案信息将一并损毁。此外，电子档案的安全性不如纸质档案，如果计算机遭到病毒或者黑客入侵，可能会出现档案信息被修改或者删除，并且很容易消除修改痕迹，档案信息的真实性受到考验。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理的共存。电子档案的应用越来越广泛，但纸质档案在很长时间内也不会退出历史舞台，两者需要相互融合，共同存在。但是两种管理方式之间存在着一定的差异，存储方式、保护手段以及利用条件都各不相同。因此，要想实现纸质档案管理与电子档案管理的融合，需要根据各自特点建立两套不同的管理系统。虽然两套管理系统都是独立管理，但是又需要建立两个系统之间的联系，实现两个系统之间的信息共享。电子档案是顺应信息化时代的发展，在纸质档案的基础上形成的，具有便于记录和存储的特点。与电子档案相比，纸质档案在信息录入上存在劣势，在这种背景下，建议将新的档案信息以电子档案的方式进行储存，保证信息录入的时效性。但是由于电子档案存在存储不稳定性的缺点，需要对一些重要档案以及需要永久保存的档案进行纸质化保存，通过纸质档案的形式确保档案的原始性和安全性。同时，日常工作中需要将原有的纸质档案进行信息化处理，尤其是内容繁琐的纸质档案信息可以优先制作成电子档案，便于使用者对档案信息的阅读和查考，从而实现档案信息的高效利用。这样不但解决了纸质档案效率低下的问题，也同时解决了电子档案不易储存的问题，实现了两种管理方式的相互融合。

（二）纸质档案管理与电子档案管理的相互促进。电子档案管理与纸质档案管理的相互促进是基于两者共存的基础之上的。两个管理系统需要各自独立发展，同时又是相互依赖、缺一不可的。因此，两者之间需要相互磨合，起到相互促进的作用。电子档案管理与纸质档案管理的相互促进主要表现在以下方面：第一，电子档案管理模式促进了纸质档案管理的改进。电子档案管理依托网络的优势和快速检索的功能，能够更加便利地检索到需要的信息，纸质档案通过与电子档案建立联系，通过在电子档案管理系统中的检索，而迅速地找到所对应的纸质档案。纸质档案管理受到电子档案模式的积极影响，直接加速了档案管理流程的进化，对于档案管理相互融合具有重要的意义。第二，纸质档案管理模式也促进了电子档案管理的完善。在纸质档案管理的积极影响下，电子档案管理也可以更加完善。两种管理方式在相互影响下取长补短，共同实现进一步发展，最终形成一种相互融合的完整的管理系统。