档案管理现代化的现状与对策

文/四川省核工业地质局二八二大队 叶生葳

一、目前档案管理的现实状况

档案管理的现代化技术经过了几代人的不断努力和奋斗，已经有了较大的改变，从零开始到取得现如今的成就，都是一点一滴积累起来的。目前，我国的档案管理现代化水平已经处于一个较高的阶段，近几年来取得的成就主要包括以下四个方面：一是国家自己经过不懈的努力研发出来的档案管理技术已经比较成熟，应用起来也很方便，功能也很强大。二是档案的数据在档案管理的现代化方式下有了一个比较规范的操作流程，这样的比较标准的管理是档案管理进入自动化阶段的一个基础条件。当然计算机技术在数据处理阶段占据着重要的地位。三是档案现代化管理不仅在实践中取得了较好的成果，其理论知识也在不断地被研究，其进展也十分顺利，有望向更高的阶段提升。四是档案管理现代化技术的发展靠的是有专业素养的人员，青年人是社会发展的希望，这就让一些具有专业知识、有责任心的年轻人加入到档案管理行业中，使档案管理的专业人员更加充满了年轻的气息，也更加的专业。

虽然我国的档案管理现代化进程越来越接高水平，但是我们也要不断地自我批评，找到自己的不足加以改正。档案管理现代化技术是一个新兴的技术，虽然在不断改进，但是技术还并未真正成熟。目前还存在一些比较普遍的问题：

（一）部分人对档案管理现代化有一定的误解。目前，还有一部分人认为，档案管理现代化需要大量的现代化的仪器设备，有些人则认为有了现代化的管理设备就等同于有了现代化的管理技术。这些认知都是比较片面的。目前很多地方引进了现代化的管理设备，但是并没有真正起到档案管理的作用。出现这种情况的一个主要的问题就是，一些人认识不到如何去使用现代化的管理设备，虽然设备的技术需要去学习，但不是代表只有年轻人才可以进行这项工作。只有踏踏实实地从基础开始学习，才能使用好这些新技术设备。其次对档案进行分类管理是一种比较便捷的方式，只有这样才能使档案管理现代化成为可能。

（二）管理人员专业素养不够。要想实现档案管理的现代化，就必须要有专业的人员进行操作，只有技术过关才能更好地发挥这些高端设备的功能。但是目前的问题是这样的专业人才是相对较少的。这项技术不仅包含着计算机技术还有档案管理编目技术，因此同时能掌握这两项技术，并且能够联系在一起的专业人员非常少，这对档案管理现代化的进程有很大的阻碍。

（三）现代化管理前期的准备不足。很多单位在引进先进设备之前的准备工作并不充分，虽然在心理上做了足够的工作，认为只要努力学习技术，就一定能够很顺利地接手现代化管理。但是在实际情况中，却准备得不够充分，认为自己能够很容易地掌握这些管理技术，但是这个过程实际上是要从头认真摸索、学习和钻研的，需要积极、端正的态度。

（四）档案管理现代化进程和标准不一致。虽然目前全国正在开展的档案现代化工作，但并非所有的地区都能同时得到设备和技术，一些比较重要的部门可能较早获得这些技术和装备，更多的单位可能需要一定的过渡时间。另外一个重要的问题就是，即使拥有了先进的设备，但是设备的型号和性能都可能因为地区不同而存在一些差异，因此缺乏统一性，造成了现代化标准的定义也不相同。

二、解决现代化管理的方法

（一）加快研究的步伐。要把更多的精力放在研发上，在尽可能短的时间内，争取研究出更加适用的技术，为档案管理的现代化进程起到推进的作用。

（二）保证数据准备妥当。档案管理的基础就是数据准备充足，前期的工作中要做到人员的安排妥当，让管理工作可以顺利地进行下去。在一些比较细致的编目工作中，要做到细心，认真。

（三）管理系统要在实际应用时合理。我们应该根据实际，选择适合相应单位的管理系统，尽量要做到简单快捷、容易掌控。本身的兼容性要高，能够实现与其他单位之间的数据共享和交换，这样才能实现档案管理的现代化。

（四）档案管理人员的专业素养要过硬。档案管理现代化技术是一项新兴的技术，因此需要更专业的人员进行管理和操作。对于以前的一些老员工要进行相关的技术培训，对于相关专业学生的学习，要更加注重计算机的教学，让学生不仅仅能够掌握管理技术也能很好地掌握计算机技术，这对于以后现代化的管理有很大的帮助。

三、总结

档案管理现代化技术的进程，虽然我们取得了较好的成绩，但是我们还存在着很多的有待解决的问题。我们要不断加强专业知识的培训，提高管理人员的专业素养，加强研究的力度，争取早日实现档案管理现代化。