大数据背景下档案管理模式变革的必要性及对策研究

2018-11-24贵州省都匀市档案史志局罗沚忆含

办公室业务 2018年15期

文/贵州省都匀市档案史志局罗沚忆含

随着科技的不断进步，近年来我们经常听到的一个流行词语便是“大数据”，大数据是一轮新的网络技术革命，无论是国家还是个人，在这个时代每天都会产生大量的数据，而且数据类型也在发生大变化，以令人震惊的速度不断影响着我们的世界，可以毫不含糊地说，未来的世界将是由数据而非是石油驱动的。大数据时代也会对我们的档案管理工作产生极大的影响，无论是数据的规模还是革新速度，要想进行有效的管理显然是存在着很大的难度的。在上一次的信息数字化革命之后，档案管理模式有了极大的变化，各种管理设备、管理方式都有了较大的变化，但是相比于此，大数据时代带来的各种巨量资源、创新思维都是更具挑战性的，高效化、个性化的信息需求开始出现，如何有效地为国守史，更好地进行档案管理是每一个从业者都需要认真考虑的。

一、大数据背景下档案管理模式变革的必要性

（一）大数据时代做好管理模式的革新工作能够更好地保护档案资源的完整性，丰富各类资源。我们档案管理部门的各种资源和数据都是人类文化和社会变迁的重要记录，保持这些资源的完整性和全面性，无论对于国家还是社会都有着重要价值，从某种意义上说，档案就是我们的“国家记忆”和社会活化石。在以往纸媒的时代，我们档案的管理收集是存在着很多障碍的，无论是对档案价值的判定还是一般的保护处理都可能会受到各种外在条件的限制。但是大数据到来之后，随着各种“全数据”等概念的提出，档案收集的来源、可供利用的保护方式、档案的共享查阅都变得皆有可能，保证“档案全数据”的完整已经不再是梦想。

（二）从具体的业务流程来看，大数据时代也能够起到优化和革新的作用。在传统的档案管理模式下，更多的是靠人工进行处理，无论是一般的索要，还是具体的服务都是非常被动的，21世纪以来的信息化革命在这方面做了很大的提升，实现档案“收”“管”“用”效率的大幅提升。而到了大数据时代之后随着各种远程服务、云计算、云存储以及全智能服务，档案的业务流程有可能实现高效的智能化，全流程控制中对人的劳动需求开始降低，能够再次减轻从业者的业务负担，提高档案管理工作水平。

（三）大数据时代也能够督促档案管理部门强化自身的责任意识，促成自身良好的管理体系。在当下快速发展的信息社会，传统的档案管理方式是不可能满足人们的信息需求的，而且随着时间的推移，二者之间的不协调性越来越明显。大数据到来之后十分有助于我们的档案管理模式的创新，对一些内部之间的部门分工进行重新设定，对一些部门的职能进行新的规划，也有助于实现不同部门之间有效合作，充分建立适应时代的现代化档案管理模式。当下随着企事业单位的改革，档案行政管理部门的业务工作性质也在发生变化，档案服务中介机构队伍迅速发展壮大，未来也会对档案管理产生冲击，大数据时代的到来，档案管理部门不可能垄断所有的信息，档案管理部门需要各种的互联网、数据技术公司、信息化工作部门的配合。

二、大数据对档案管理模式的影响

（一）对档案管理理论基础的冲击。我们目前的档案管理模式都是奠定在一定的理论基础之上的，有什么样的理论基础才会产生什么样的档案管理方式。大数据推动档案管理理论不断扩展，在以往我们传统管理方法讲究去粗取精，造成了相当一部分档案数据未归档，到了大数据时代，我们的观念就需要进行改变了，“一切归档”成为可能，我们必须抱持一切数据皆有用的思想，档案存在于日常生活的方方面面，一切具有保存和利用价值的信息是无处不在的。此外我们还需要树立大服务观和大平台观，技术的进步是为了提供更好的服务，新的时代到来之后，大众成为数据的最大接受者，不受时空限制的海量数据是每个人都需要的，因此我们应该把档案管理重心向服务倾斜，改变过去的档案只是服务几个人的守旧状态，关注用户的习惯和兴趣，改变档案利用服务方式，实现档案的大服务意识。在服务中我们应该建设好平台，现有的档案管理模式和平台是不适合的，很多单位如广州、青岛等都开始尝试新的档案数据大平台建设，资源富集、操作便捷、便于查阅，克服“信息孤岛”问题，实现档案的随时收录归档，完善全国档案管理系统平台的建设或许是大数据能够给我们带来的契机。

（二）对档案数据资源的影响。可观的馆藏资源是每个档案管理部门都渴望的，在大数据时代档案不再稀缺，数据的来源更广，网络化、社会化等各种资源不断出现，尤其是“全民皆档”的出现，这些都会使得网上信息成为档案数据的重要来源。从内容上看档案资源也会更加丰富，档案数据类型开始不断增多，这是时代发展的必然，档案数据总量只会逐年骤增，不再像过去一样移交进馆后就处于休眠状态，而且很多单位都不主动向档案馆移交档案，在档案管理中不仅仅是一些纸质、声像、实物等原始资料，还有一些用户信息、浏览查询痕迹等都是比较有价值的资料，这些以后也会成为档案馆藏的重要组成部分。档案数据处理速度加快，在十年前，各级档案部门共保存档案1.93亿卷，而到2020年这个数字可能会达到6亿，这些档案无论是管理还是查阅都是比较费劲的，只有依靠大数据平台和工具，用一些高科技手段才能够提升档案资源的处理速度。以前档案部门强制执行档案收集主要是相关人员感觉麻烦，大数据之后这种方式也会被淘汰，采用收集信息的新方法，借助于各种的媒介实现最快的传输。

（三）档案服务体系的变化。档案工作的根本目的便是服务于人，新的时代必然诞生新的服务方式。过去档案部门主要是为党、政府、企事业单位服务的目的比较明显，大数据时代网络用户开始进入，他们会无意之间成为档案用户和档案潜在客户，馆外资源显现出了价高的价值，不再像过去一样成为被筛选和淘汰的对象，从而被纳入档案服务内容的范围。这些也会让档案管理部门以用户需求为出发点，向用户传递相关知识，得到用户的利用需求和利用习惯，更有助于展开有针对性的服务。从具体的服务方式上也会有较大的革新，改变了过去必须亲自到访，需要各种介绍和身份验证的方式，一些用户可以通过互动信息栏与档案馆取得联系，用户表达诉求，而档案管理部门也可以分析、跟踪用户的需求，推送出用户感兴趣的知识服务，开启了档案人性化定制的服务时代。

三、大数据背景下档案管理模式变革的策略

（一）加强信息资源聚集。大数据时代的档案管理工作必然要发生调整，而首要做的便是建立覆盖广泛的档案资源体系，实现档案资源从结构化到半结构化、非结构化，虽然当前纸质资源还是比较多，但是我们必须有意识地向“大档案观”转变，档案部门将把责任向社会转移，积极地完善多维建设主体，通过自主管理、协商合作等方式借助社会力量优化自己的建设，与文化馆、图书馆等互助，收集更多的“社会记忆”。大数据时代档案部门要善于与档案整理者合作，当下很多民间的档案收集者的资源拥有能力不比政府部门差，一些档案收集的方式和途径也是非常多元化和便捷的，档案管理部门在一些比较棘手或者不方便自己出面的情况下可以通过合同、委托等方式向社会购买档案服务，这样也是一种更方便快捷高效的模式，能够充分调动起隐藏在民众中的信息资源，还有一些其他的互联网公司、数据分析公司也有重要的资源，比如阿里巴巴便保存着众多的社会信息资源，都有可以进行合作的。在信息收集中，我们也要注意改变档案资源采集方式，对于一些网络资源要学会主动抓取，改变被动收集档案资源的方式，实时地归档，不要像过去那样依法定期按时归档，这样能够分散工作任务，降低风险，进一步提高档案资源优化整合能力。

（二）创新档案服务内容。“数据本身是没有价值的，通过数据提供服务才具有真正的价值，数据即服务。”档案存放的目的还是为了提供服务，大数据时代档案资源加速流动与开放成为必然结果，为社会奉献丰富多彩的信息，改变档案资源服务方式显得非常必要，我们必须在档案服务中体现“以人为本”思想，尤其是大数据时代要对用户的利用需求、行为进行集中和跟踪关注，以知识管理理念为指导。在具体的落实中要充分拓展档案服务途径，关注微博微信等新媒体为载体，利用这些提供信息、咨询和服务的平台，拓宽档案信息服务的范围，关注方便快捷、节约成本的信息远程服务和云服务，以云存储资源为保障，将分散的档案信息通过云平台组织构建起来形成服务云，这样能够提供一站式全方位服务，最终有效地实现信息资源系统的共享利用。

（三）确保档案安全保密。档案资源安全是档案管理工作的重中之重，档案管理部门是国家宝藏的储存场所，必须做好安全问题。首先要做的物理防护，把建筑的安全摆在首位，避开自然灾害多发的地段，定年进行维护，消除“危房馆”现象，档案馆内要达到安全测评标准，自动灭火、温湿度自控系统是必须装备的，定期对档案进行检查。其次完善档案安全制度，尤其是责任到人制度，用责任和行动捍卫档案的安全，完善与之相对应的档案安全应急管理制度。依据国家秘密的信息系统分级保护要求，对接收的电子档案进行严格审查，注重系统、计算机安全等级，建立档案资源备份中心，建立重要档案异地异质备份制度。第三是最重要的，在大数据时代必须做好档案机密信息保护，防范档案安全风险，聘任有真才实学的档案学专业的人才，学习跨学科领域的如大数据知识、产权保护知识等综合知识，鼓励一般的档案人员变身“数据科学家”，提升综合技能。