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档案管理过程中的主要问题及对策措施

2018-11-24贵州省晴隆县档案局卢安桃

办公室业务 2018年15期
关键词:管理工作部门档案管理

文/贵州省晴隆县档案局 卢安桃

在每个部门的发展过程中,往往会产生很多重要的信息资料,而这些信息资料的保存便会在使用过程中有序地归置到档案中,产生一定的记录作用,对于部门的各种活动、重大事项、典型事迹等都进行记载和保留。档案的最大作用就是能够在部门的发展道路上提供历史性的铺垫。比如在提高经济水平方面,财务部门能够提取档案中历年的经营情况,对各项数据作出对比,在之前旧模式的基础上改善和创新,从而使部门得到长足发展。

一、档案管理工作过程中出现的问题

(一)部门普遍对档案管理工作不重视,导致管理工作中频出漏洞。虽然每个部门都会或多或少地开展档案管理工作,但是各部门对档案管理工作不同的关注度,导致管理工作层面出现参差不齐的管理质量。部分对管理工作忽视的部门也总是会在管理档案过程中缺乏执行力度,而出现这一问题的主要原因是档案管理工作具有一定的无趣性和繁杂性。工作人员往往会产生得不到重视,无法发挥自身实力的感受,从而懈怠档案管理工作。从另一方面来说,部门高层也总是忽视档案的作用,尘封档案,给内部员工造成一种档案无用的错觉,无法发挥出员工们对档案管理的积极性和能动性。

(二)档案管理内部与外部环境不达标,质量低下。得不到重视的档案管理工作,只有素质低下的管理人员和简陋的硬件设施。档案管理工作其实是一项非常专业的资料管理工作,它需要专业人员进行有序的整理和把关,提高档案的利用率。但是很多部门的档案管理人员自身素质低下,对档案管理的基础流程不清不楚,也没有具备完整的计算机操作技术,所以档案管理工作总是会表现得更加繁杂和冗长,不利于档案管理工作效率的提高。另外,很多部门为档案建立的储存室设施简陋,办公环境差,甚至没有专门放置档案的文件夹和书橱,这也在很大程度上阻碍了档案管理工作效率的提高。

二、针对档案管理工作问题的对策措施

(一)部门一定要加强对档案管理工作的重视,不要忽略档案管理工作的重要性。有效的档案管理对部门的长足发展起到很大的作用。在日常工作中,部门要加强对管理工作的重视程度,不仅部门高层要时刻注重档案的作用,使档案充分为工作所用,而且还要在部门内部人员中树立档案管理工作的意识,加开关于档案管理的培训会,强调档案的重要性,从部门各个层面提高对档案管理工作的重视程度。只有部门人员的思想上发生根本的转变,才能在档案管理工作的实际行动中有所表现,确保部门档案管理工作的有效开展。

(二)为档案管理培养专业化的人才,并配备完善的档案存放环境。每个部门的发展都离不开各部门专业人才的培养。在加大对档案管理工作的重视程度后,部门还要加强对档案管理专业人才的培养。一方面应该招聘具有专业管理能力、素质强、综合能力与实践能力都很强的档案管理工作人员。一方面还应该在招收这方面人才的基础上后续增加针对管理方面的培训活动,使得这些有基础管理能力的人才能够不断提升自我和树立档案管理工作重要的意识,从这几方面入手,部门能够开展更好的档案管理工作,使档案充分发挥对部门发展的作用,保证部门的业绩不断上升。此外,部门还需要配备齐全的档案管理硬件设施,在给予档案保存足够大的空间之外,还要提供完整的档案管理工作办公室和完整的档案管理工具,如档案文件夹、文件袋、文件框等设施。如此一来在方便档案管理工作顺利开展的同时,也能为档案管理工作人员提供良好的办公环境,有利于激发员工的工作积极性。

(三)在保证档案管理工作具有良好管理环境的同时,部门还需要强调档案管理工作的保密性。档案是部门内部工作的历年资料和一些机密材料,属于部门内部机密性文件,档案对于部门在同行竞争中是非常重要的存在意义。所以在这个基础上,就需要部门的档案管理人员注意档案管理的保密性,意识到部门档案泄漏的危险性。部门需要时刻培养部门内部人员对于部门档案的保密意识,在日常工作中工作人员要提高警惕性,不随便在部门外部复印部门档案,不随便与部门外部人员讨论档案内容,不随便将档案搁置在办公区域以外的地方,妥善保存档案,让每一个工作人员都具有一定的危机意识,加强对档案的保护和保密措施。在此基础上,部门还需要制定相应的机密泄露惩罚措施,在警示全体员工的同时,对机密泄露带来的一系列损失有一定程度上的弥补。

三、总结

综上所述,档案管理工作对于部门的发展是非常重要的。部门要大力加强对档案管理的重视程度,从各方面改善档案管理的工作环境,保证档案管理的有效进行。当然,不同的部门在档案管理方面都会存在不同的问题,这就需要部门意识到自身的问题,从而针对这些问题产生的原因,从根本上制定解决措施,有效避免后续问题的产生,保证部门的长足发展。

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