浅析信息技术与档案利用服务模式的创新

2018-11-24吉林大学档案馆赵旭

办公室业务 2018年15期

文/吉林大学档案馆赵旭

一、档案服务模式的现状

档案利用服务简单来说指的是档案部门向需求用户提供存储档案的一项活动。传统的信息服务模式主要依托载体就是档案管理的工作人员，其主要的信息服务包括借阅、复制、检索等，过于强调人的参与，而从利用者与提供者方面来说，前者受到了时间和空间的限制，后者基本处于被动状态，浪费了大量的人力资源，降低了档案利用服务率。但不可否认的是，传统的信息服务是一项面对面的基础性服务，拥有着广泛的群众群体，所以不应全面摒弃。

目前，我国大多档案馆基本是公益性的服务场所，在满足用户需求的同时，几乎无利可谋，虽然档案馆的公益性得到了认可，但也存在着诸多弊端。在网络事业不断壮大的今天，人们对于档案信息的需求也不尽相同，通过信息技术对档案管理进行创新服务，是社会发展的必然选择。

二、档案服务模式的问题

新媒体背景下，档案信息的功能发生了质的变化，传统的档案利用服务模式不能满足当下人们多样化的需求，档案工作的重要性得不到社会的普遍重视，导致档案利用服务仍存在以下问题：

（一）档案利用服务的重视度不高，不能与新媒体的发展相结合。档案管理过程中，工作人员“重管轻用”的思想严重，对于档案管理服务工作仍停留在传统的简单编制全宗指南、机构沿革等模式中，没有提高对档案信息开发与利用的重视，采用的编撰方式陈旧、管理手段落后、模式千篇一律。新媒体的发展，使人们接受了将档案信息制作成数字电视节目，进而宣传的新方式，但是在推广过程中，由于档案管理人员仍然存在坐等上门的服务理念，致使档案信息的利用率仍停滞不前。

（二）档案信息技术无法适应网络信息技术的高速发展。我国的档案管理工作大多都是公益性的，在开展管理工作时，需花费的经济来源主要是国家的救助，在一定程度上增加了国家的成本支出，浪费了社会资源。档案管理工作的开展，从利用者方面来看，在操作中几乎亲力亲为，费时费力；从管理者方面来看，大多只能做一些整理、录入、管理等基础工作，无法进行深层次的开发，缺乏将枯燥的纸质文字转换成图文并茂、可读性强的新技术人才。

（三）档案的编写工作停留在表面，真实性、感染力不足。档案管理部门在进行档案的编研以及升级的过程当中，虽然也进行了一部分的自主研发，但是几乎大多停留在数据的表层，没有提供一些系统、全面、科学、严谨的数据，导致编研材料无法被利用者所用。还有一部分档案信息由于稳定性差，在进行传播和分享的过程中容易发生转换，对档案的真实性、严谨性产生影响。

（四）档案利用过程中，无法给利用者提供便利、多元、层次清晰的服务。目前，国家的发展遵循“以人为本”，即在社会活动中，服务活动应该为需求者提供优质、便捷、多元的服务体验。但是在目前档案馆藏中，档案的结构过于单一，无法满足当下社会人们对于多元化服务的需求；档案的分类工作不规范、检索手段过于老旧，影响了档案管理工作者的管理以及需求者的查询效率。

三、档案服务模式创新的手段

（一）档案服务思想观念的创新。新技术的发展，使得被动单一的服务模式无法适应档案管理的发展需求，因此，要想彻底改变传统的服务模式观念，首先要改变服务思想理念，把“知识”和“创新”相结合，制定管理目标，强化信息转化意识和档案使用的效率意识，即将散落在众多单体中的档案，根据分类以及相关需求信息，系统地整理到档案库中，同时，加强对档案的使用，强化档案的利用率，提高管理效率。

（二）档案服务方式的创新。档案服务方式的创新主要分为两部分：一部分是利用服务内容和服务范围的创新。另一部分就是服务方式的创新。服务内容和服务范围的创新简单来说就是通过信息网络技术的宣传手段，扩大以往的档案服务范围。而服务方式的创新指的是摒弃传统服务的被动性，主动地对利用者提供及时的、适合的服务工作，这就需要档案管理工作者依据相关数据及社会调查，加强档案利用者对于需求的研究，将利用者利用档案的阻碍降到最低。

（三）档案服务队伍的创新。俗话说，管理队伍素质的高低对于相关服务工作的开展具有重要影响，因此为保障利用服务模式创新工作的顺利开展，应该提高管理队伍的素质，即培养两大精神和两大习惯：爱岗敬业和求实创新的精神，独立思考和勤奋学习的习惯。