大数据视野下档案信息化建设的新思考

2018-11-24广东新粤交通投资有限公司古尽平

办公室业务 2018年15期

文/广东新粤交通投资有限公司古尽平

对于大数据而言，其涵义广泛，处于持续性发展中，被诸多国家纳入长期发展战略。大数据之所以具有如此大的影响力，主要源于其巨大的信息容量，几近爆炸状态。因此，数据的收集、保存以及维护领域备受瞩目，成为重要研究方向。借助大数据，信息交换效率提升，信息被更加全面地分析与整合，对于新知识的发现以及创新能力的形成意义重大。信息技术与档案领域的融合促使档案存储介质不断发生变化，尤其是出现了形式多样的电子数据存储设备，为信息管理提供便利，数据增长速度飞快。由此可见，档案信息化建设是时代发展的必然产物。

一、档案信息化建设适应大数据时代基本要求，二者具有一致性

档案自身有效发挥载体的作用，实现对社会发展诸多信息的记录。信息时代的到来促使档案载体更显多元化的特征，尤其是电子文件与电子数据的形成，更显收录方式的丰富性。由此可见，档案信息化建设与大数据的特征异曲同工。另外，在信息技术的支持下，档案管理工作更显高效性与便捷性。档案工作本身既要为社会提供数据资料，又要进行多方面信息的分析与整合，对数据质量提出更高要求，需要提升数据结构的规范性，力求数据筛选的精准性，同时，大数据整合与使用能力是关键，这在根本上与档案的编研、管理工作具有一致性。

二、大数据环境下档案信息化建设机遇与挑战并存

（一）大数据推动档案信息化建设的全方位发展，切实提升档案管理效率。对于档案信息化建设而言，大数据的作用有目共睹，得到整个社会的认可与肯定。在大数据的支持下，档案信息化建设速度加快，效率提高。大数据为档案信息化建设提供更大的发展机遇。社会的发展促使各行各业活动更加频繁，档案信息量呈现急剧上升的趋势，库藏数据迅速膨胀，档案数据管理更显复杂性，数据类型更加多元化。档案管理需要与网络信息系统进行有机结合，强化对海量数据的有效处理。具体讲，档案是各个领域发展进程中形成的信息数据，将网络信息系统引入档案管理实践，满足档案用户的信息需求，同时，对档案创建、流转以及应用提供便利性，档案管理效率显著提升，维护信息的全面性。大数据背景下的档案收集工作更显广泛性，载体多样，突破传统单一文字形式，融图表、视频等多种模式于一体。面对大规模信息数据，其潜在利用价值需要进行深入挖掘，强化提炼作用的发挥。

（二）大数据促使传统档案管理模式凸显滞后性，与信息化发展需求不相适应。大数据的发展促使档案管理者面临全新的标准与要求。因此，要积极转变传统的档案管理模式。在传统档案管理中，档案管理机构与相关部门责任明确，但是，应用电子档案之后，档案职责不再单一，职责交叉现象严重。档案机构可以与相关部门展开合作，促使其了解档案管理的要求与方向。另外，档案收集方面也面临巨大挑战。大数据的信息变化较快，处于实时更新中，因此，全过程记录十分关键，突破传统管理中信息的选择。除此之外，在传统档案管理中，以集中模式为主，数据分析法尚未引入其中，因此，在未来，海量数据的挖掘与处理成为档案管理的难点。

三、基于大数据视野如何加快档案信息化建设

（一）以用户需求为准则，构建数字档案知识服务系统。为了健康档案数字化建设，首先，要积极开展档案收集工作，构建完整的档案管理体系，强化与办公系统的结合，合理扩大收集范畴，尊重用户需求，强化重点信息的优化与处理。其次，做好数据整理与检索工作，提升检索速度，增强便捷性。再次，合理进行知识整合与加工。具体讲，要做好编研工作，融入创新思想。第四，强化知识共享与交流，借助网络与档案系统，加快数据集成。结合用户需要，制定个性化服务模式，实现服务由被动向主动的过渡。

（二）加快档案管理制度创新，为档案信息化建设提供制度保障。为了促使新时期档案管理工作满足大数据要求，档案信息化建设要注重思维创新，构建完善的信息化规章制度，强化对业务环节与流程的优化，提升管理规范性，维护电子文件的安全性与可靠性。另外，以国家标准为基础，构建档案信息标准体系，统一相关标准，实现对档案数字加工的优化。

（三）全面加强档案管理队伍建设，培养集档案管理与信息技术于一体的综合性人才。档案管理工作的发展与人才培养息息相关。伴随着档案信息化建设的推进，电子档案成为主流，计算机技术不可或缺，档案管理整个过程都离不开信息技术，更显信息技术人才的重要性。因此，要培养既懂档案管理，又掌握信息技术的复合型人才。基于此，要积极开展培训，有效提升从业人员的管理水平。