基层检察院档案信息化建设的阻碍与策略

文/山西省吕梁市交城县人民检察院 张谊

基层检察院中，档案管理工作复杂且庞大，实现档案的信息化建设，一方面能够有效帮助检察院顺利完成每项工作任务。另一方面，能提升基层检察院甚至其他机关单位的工作效率。尤其是在当前互联网发达、大数据共享成为可能的背景之下，进行档案管理信息化建设是大势所趋，有助于形成基层检察院现代管理模式。

一、基层检察院档案信息化建设现存的主要问题

笔者就目前的基层检察院信息化建设过程中存在的主要问题进行分析，有以下四个方面的问题是值得注意的：

（一）档案的信息化资源比较分散。由于目前检查机关某些部门在使用办公软件系统时暂时不能够融入到档案管理系统软件当中，进而使得这些部门机关产生了越来越多的电子文件，导致这些信息化资源变得更加分散起来，在接收信息化档案工作时会加重其任务。

（二）不能够同时保障电子文件的真实性与长期性保管。因为电子文件的特点是容易复制、容易篡改，因而传统的纸质文本保存在实际的工作中是作为凭证使用的。同时，由于电子文档本身的非直读性、信息与载体分离等特性，导致由于存储系统的迭代更新，很容易产生信息数据丢失的问题。

（三）档案管理的基础工作未打牢。在软件的应用环境上，首先，普遍来看，基层检察院在进行信息化过程中没有制定专门的档案管理信息化工作流程规范，因此在工作过程中难免出现数据处理过于随意的情况。其次，在档案信息化建设过程中存在新旧交替的情况，即如何处置纸质文档与电子文档成为难点。

（四）可用的档案信息资源缺乏。基层检察院的档案部门长时间以来是基于归档制度约束下进行的档案实体的收集，“重藏轻用”的局面一直不能被打破。

（五）信息安全问题突出。目前的信息化过程中安全问题较为突出，一方面是缺少必要性投资，另一方面是要防范网络病毒性攻击。例如许多基层检查院目前为止仍然采用单机版杀毒软件，档案的信息化安全问题得不到根本性的保障，严重影响了其他相关工作的正常运行。

二、基层检察院档案部门信息化建设的策略

（一）档案信息化基础架构实施策略。档案部门信息化基础构架可以分为几个方面：基础设施、人才队伍、规范制度。首先要加大基础设施建设的投入力度。最基础的是要建立档案室、办公专用区域、联网计算机、硬盘、密集架、空调、散热器等基础设施。其次是建立完善的规范制度。档案管理是一项极其繁琐的工作，若无规章制度的约束很容易出现问题，尤其是信息化建设属于比较新的事物，更需要用规章制度引导其良性发展和普及。最后是要强化人才队伍的建设，如果说基础设施和规章制度是构架，那么人才队伍则是支撑构架的重要因素。当前档案信息化人才队伍建设主要以培训、引进为主。首先，要具备过硬的专业知识，并且在实际工作过程中不断对人才队伍进行专业知识、法律知识、综合素质等方面的培养。其次，要根据档案信息化建设的目标不断引进各类专业的人才。

（二）信息安全策略。基层检察院进行档案信息化建设，一方面，为了实现信息共享，让信息能够在相关的机关系统内实现共享，部分信息甚至需要对社会进行公开。另一方面，对于部分要求保密的信息要加强保密工作，尤其在信息化建设过程中信息可能可能遭受攻击、窃取，因此要重视关键信息的保密工作。因此信息安全策略的实施要先对档案的机密程度和开放范围进行明确划分，其次要充分利用现代化的科学技术，如杀毒软件、安全防护墙等形成第一道档案信息安全保障，还要加强档案管理工作人员保密意识的培养。

（三）服务策略。当前档案“储存”的服务作用不被重视，随着档案管理信息化建设的发展，档案管理的服务作用应当逐渐发挥出来。具体来说，可以从几个方面做起：一是将工作重心进行适当转移，将原先的收集、保管转变成为综合利用。配合好法律监督和社会需要不断优化工作模式。二是要主动地提供服务，征求社会和各机关单位对档案利用的意见和建议，积极采取多种形式提供可公开的档案信息资源；并主动做好宣传工作，如主动向社会公布检察院电子档案查询的方法、范围等。

三、结语

基层检察院的档案管理工作，应将原先的从整个检察院的立场和角度出发，提高到与全国检察事业发展相当的一个高度来进行布局。对于我国目前的基层检察院来讲，实现档案的信息化管理仍然是任重而道远。在检察院的档案信息化过程中存在诸多阻碍，要通过基础架构实施策略、信息安全策略、服务策略不断完善档案的信息化，才能将检察院信息化建设的成果广泛应用到检察与安全监督的工作当中，最终推动检察工作从传统的工作模式向信息化的高效率工作模式方向转变。