事业单位人事档案信息化管理策略分析

文/黑龙江省煤田地质勘察院 安靖宜

人事档案在事业单位中发挥着重要的作用，是对个人开展本职工作期间的真实记录，因此可以为人才选拔、考核提供重要依据，同时通过利用人事档案还能够进一步提高人事管理水平。因此当前需要重视人事档案信息化管理工作，充分运用现代化信息技术，实现人事档案的网络化重审，而且档案信息化水平的提升，使档案储存、变更和查询都更具便利性，实现了档案信息的及时、快速传递，有利于全面提高人事档案的利用效率。

一、引进先进理念，提高工作人员素质

事业单位人事档案管理工作中，需要以“人”作为核心，而且事业单位人事档案信息化管理水平与人事档案管理人员的素质息息相关。因此在当前事业单位人事档案信息化管理工作中，需要档案管理人员加快观念的转变，应用先进的档案管理理念来全面提高人事档案信息化建设的进程。由于科学技术的快速发展，这也要求事业单位人事档案管理不仅要具备专业的档案知识，同时还要掌握信息化管理技术，并具备良好的职业道德素质。只有这样，才能更好地满足当前人事档案信息化管理工作的需求，加快推进人事档案信息化建设的进程。

二、增强档案信息化管理的安全意识

事业单位人事档案管理工作引入网络信息化技术后，人事档案管理的质量有了全面的提升，人事档案信息得以更好地开发利用。但在当前人事档案信息利用过程中，由于缺乏必要的安全意识，这就导致档案信息极易发生泄露。特别是对于当前电子档案来讲，其在具体存放和使用过程中容易受损，从而影响到档案信息的安全。因此在人事档案管理工作中，需要做好安全防范工作，不仅要严格界定各种档案信息资料的密级，同时在具体工作中还需要充分运用计算机的加密功能，对数据库中存在的数据进行分类和加密处理，处理好人事档案信息资源保管和利用的关系，及时消除不安全隐患，确保人事档案信息的安全。

三、完善人事档案信息化管理的规范和制度

为了进一步提高人事档案信息化管理的水平，在事业单位人事档案管理工作中，需要针对自身的实际情况来建立健全人事档案信息化管理制度，并对相关的规范进行补充，对人事档案信息化管理制度和相关规范的执行进行监督，特别是在实际工作中要做好人事档案信息的收集工作，这与人事档案信息化管理的效率和质量息息相关。要严格按照具体的规范和标准收集人事档案信息，并做好认真鉴别和归纳工作，确保人事档案信息材料的真实性、准确性和完整性。

四、促进人事档案信息化建设

当前事业单位人事档案管理工作中，信息技术应用十分广泛，这不仅与时代发展需求相适应，而且也能够使人事档案管理工作更好地服务于事业单位人事管理工作。在事业单位人事档案信息化建设过程中，需要建立人事档案信息管理系统，运用计算机及相应的技术来对员工的档案信息进行录入，并利用相应的处理技术来将文字、声音和图片等资料转化为数据资料，以此来提高人事信息发布的时效性，并为单位领导和上级部门对档案信息的查询提供便利，全面提升人事档案管理的效率。在人事档案信息化建设过程中，还需要充分运用网络技术来加快创新人事档案管理，对于不属于保密的档案信息可以尝试网络共享，从而为社会提供所需要的人事档案信息，使人事档案充分发挥其自身的重要性。

五、重视利用、深度开发

加强人事档案管理的最终目的，是要为单位和职工个人的发展提供服务。因此在实际工作中要重视档案在决策中的作用，事业单位人事档案在干部职工的职务调动、历史问题调查、职称评定等方面提供了大量的第一手资料，能够发挥重要的参谋和决策作用。提升人事档案在考核中的依据作用，在干部的考核和选拔中，人事档案能够提供该职工在任期内的工作情况，对于优化干部结构有重要意义。使人事档案更好地服务于科技创新，可根据需要，建立职工的各类荣誉、媒体报道、科研著作等等专题档案，以便于检索利用。

六、结束语

当前事业单位人事档案信息化建设取得了一定的成效，但随着信息化技术的快速发展，人事档案信息化建设内容需要不断更新和发展，因此在实际工作中还要重视设备和技术的更新，加大人才培养力度，有效发挥出人事档案信息化建设的优势，全面提高人事档案管理的水平。