浅析如何做好企业办公室接待工作

文/青岛前湾集装箱码头有限责任公司 董雪

接待是一个企业非常重要的工作，接待最能体现公司形象，来访者通过观察企业的设备情况，员工的形象气质，接待物品等情况，就能洞察到这个企业是否积极向上、实力强大、蓬勃发展。当然接待也是展示公司实力，体现企业文化的最好时机。接待工作是由无数个琐碎的小细节、小事件组成的，要考虑的点非常多，这就需要具备缜密的思维能力，超前的预判能力，做到滴水不漏。“接待无小事”，再小也是大事，一着不慎，就会满盘皆输，所以一定要“谨慎、严密、细致、全面”地做好接待。整个接待工作要周密计划，严密组织，明确分工，落实责任，考核到人。

一、超前考虑，细致周密地做好接待准备

在收到上级领导指示或参观联系函以后，要主动联系对方，了解对方的出发地点、出发时间、行程路线、参观时长、车辆数量、车牌号、车型等情况，询问客人是否熟悉来访路线和参观点的具体位置，是否需要派车迎接。如参观路线需要门卫放行，一定要提前通知保安人员，确保通行顺畅。客人参观离开后要去哪里，准备走哪条路线，是否需要引导，都要提前沟通好，安排好。

如果是会议性质的接待，在收到接待通知以后，要主动联系对方，弄清对方企业性质，来访人数，主要领导及职务，座谈主要议题，来访时长等，安排公司内对口的部门领导或级别相近领导参会，并将我方将要参加座谈的人员情况，整个流程的安排告知来访者。

会议性质接待最重要的是正确安排会议室座次，基本原则是面向正门的一方为上，属客方，主要领导居中而坐，其余人员遵循右高左低的原则依次而坐。重要会议要放置黑色板夹及铅笔、打印桌签和主客方名单，主方前面摆放客人名单,客方前面摆放主方名单，桌签及名单上的姓名和职务要反复核对，必须做到一字不差。

如果是参观为主，不需要座谈，就要根据采访者性质安排公司内参观点，并将各参观点的内容、时长告知对方，双方确认。各参观点之间的顺序安排要合理，尽量不绕行，不走回头路，同时安置好车辆，如需乘车赶往下一参观点，要安排车辆提前在出口处等候。

整个接待流程都明确以后，拟接待计划，报公司领导审批后，在公司内部下发，接待安排计划应简洁清晰，便于操作，衔接顺畅，责任明确，一般应包含以下内容：团组名称、接待领导、日程安排、准备事项、接待总负责人及联系方式、环境卫生、车辆情况及各部门职责分工等。

接待计划下发后，办公室要抓好落实工作，落实各部门分管领导是否已知晓接待任务并执行，明确责任分工，确保任务到人，考核到位。

二、高度重视，认真负责地做好接待工作

参与接待人员都代表着公司的形象，一定要选择形象好、素质高的接待人员。要按照商务礼仪的要求，原则上着工装或衬衫西服，一定要干净平整。接待人员要做到“目中有人”，重视对方，自然大方，面带微笑，有礼有节，不卑不亢，言行举止稳重，恰当，有分寸，让来访者感到既受重视，又舒适，有“宾至如归”的感觉。同时在接待过程中要眼观六路耳听八方，随时观察领导和客人的举动，机智灵活地处理突发事件，反应要迅速，处理要得当，充分体现企业员工的高素质，超能力。

接待任务来临，接待主管人员要主动与客人联系，确认客人的具体方位和到港的确切时间，提醒公司接待领导提前10分钟到位迎接，并落实其他参与接待人员到位情况。

接待中的安全问题也要高度重视。在来访者进入本单位区域以后，接待企业就有责任保障采访车辆、人员的安全。要做好本企业的危险风险辨识、隐患排查和风险管控，对来访者进行安全告知,并提前作好防范措施，确保来访者参观过程中的安全。

接待活动开始以后，负责人要随时掌握进展情况，如有变化立即向接待领导汇报，启动应急方案，并及时通知相关部门和人员。整个接待过程要务必做到全程衔接顺畅，万无一失、圆满成功。

三、及时全面、翔实有效地做好接待总结

接待任务结束后，要分析接待中每一个环节和每一个细节。哪些地方做得恰到好处，最让客户满意，要继续保持并不断改进，哪里安排的不好导致出现了问题，当时的应急措施是否处理得当，正确的做法是什么，都要及时作出总结并形成纸面记录，以便持续改进，不断创新，提高服务质量、提升服务水平，确保今后的接待工作高质量、高水平。

最后要做好接待资料的归档工作。很多重大的接待活动忙完以后就忘了，必须及时登记好时间、地点、来访者、来访事由、接待领导等事项，与接待计划、接待的图像视频一起保存并做好标识，年底归档。

接待工作会耗费大量的人力、物力、财力，但都是必须而且有回报的。他不像企业的生产经营活动，能够产生直接的经济效益，但对于一个具有国际影响力的大型企业来说，接待能够提高知名度，扩大影响力，能够促进贸易合作，间接产生经济效益。所以说接待就是生产力，接待是企业的重要工作，必须高度重视。