实物类高校校史微档案资源建设的方法与路径研究

文/东南大学档案馆 杨东 江媛媛 张魁

高校的校史研究日趋成为大学文化建设的重要组成部分，而校史研究离不开校史档案。当我们拓展研究校史视角，从宏观规律转向微观个体，从校长、院士转向普通师生这些普通的校史档案形成主体，如教师、学生、班级、社团，发现其档案的存在意义和价值，从而建立一种对校史研究非常重要的新的档案类型——校史微档案。本文重点探讨实物类校史微档案资源建设的方法与路径。

一、实物类校史微档案的定义和分类

（一）实物类校史微档案的定义。微档案是近几年才产生的一个新概念，是个人或微小的组织在各类实践活动中形成的具有保存查考价值的原始记录。微档案的社会查考价值相对微小,但是微档案对其形成主体的价值却十分重要，同时由于社会上微档案的总体数量十分庞大，所以从微档案的整体价值来看是十分可观的。校史微档案是个人或微小的组织（如教师、学生、班级、团支部、各种社团、课题组、教研室、实验室以及一些临时性的活动小组）在高校各类学习、生活、工作、科研、文体等各种活动中形成的具有保存查考价值的原始记录，其形式可以是实物，也可以是数字化。

（二）实物类校史微档案的分类。1.教师形成的微档案。包括每一门课程的备课笔记、试卷、讲义、手稿等，同一门课把不同时期不同老师的与此门课相关的微档案都收集起来就是形成这门课程的发展史。2.学生形成的微档案。其范围可以贯穿学生从入学到毕业完整的过程，从入学的录取通知书，有保存价值的课堂笔记、实验报告、论文手稿、制作的道具模型、毕业设计、甚至是闲来画的漫画和素描。3.班级微档案。包括班级全体学生名单、每学期课程表、学习成绩等以外，还应包括学生介绍、历届班团委名单、班级公约、各项班级制度、学期工作计划和总结、班级活动记录、学习工作材料、党建团建材料、各类奖惩情况等材料。物品类的包括班旗、班徽、奖状、奖杯等有识别功能和纪念意义的实物档案。4.社团微档案。学生在班级之外最重要的组织活动就是社团活动，如今高校的校园文化丰富多彩，各种学生社团大量涌现，组织的众多学习、科学、体育、文艺活动中也留下了大量的档案。文件类的包括社团筹备、登记申请材料、有关业务主管部门审查文件，以及社团章程、领导成员的简历证明等材料。物品类的包括社团旗帜、奖状奖杯、每次社团活动的有保存价值的海报、道具、作品等。5.其他微组织的档案。教研室、课题组、实验室、兴趣小组等等是相对小众化一些的校园微组织，但在其开展活动的过程中也会产生一些有保存价值的微档案，比如共同设计的产品图纸、设计蓝图、有科研价值的实验装置、共同创作的文艺作品等等，也是整个高校微档案的不可或缺的重要组成部分。

二、实物类校史微档案资源建设的现状和影响因素

实物类校史微档案有以下几个特点：

“多”是指种类繁多，数量巨大，增长较快。实物类校史微档案产生于校园学习生活的各个领域，种类繁多，而每个高校有数万名教师和学生，加上教师和学生在学校内长期工作学习生活，几乎每一天都会生成相关的微档案，日积月累使得数量巨大，而且是不断地增加。

“散”是指校史微档案的资源形成的主体多元化，有成千上万的个体和几百个微组织，形成的微档案分散在不同的场所，不同的校区。而且微档案的载体类型材质多种多样，有纸质材料，有多种材质的模型，有金属制品等等，关于校史微档案的收集没有法定依据，缺少统一标准。教育部27号令只是对官方认可的档案材料收集标准做出了规定，至于对零散的个人、微组织形成的微档案则没有给予关注，缺乏统一的标准。在有限的保管条件下不可能照单全收。

“弱”是指校史微档案在整个高校的档案资源建设体系中处于非主流，边缘化的位置，普遍受重视程度不够。原因在于长期以来国内高校校史研究都着眼于探求一种宏大历史背景下高等教育发展的“规律”和杰出校友的成长“路径”，注重精英思想和制度形成，却忽视了历史进程中各种普通人物活动及其事件，这就导致了高校校史档案资源建设的收集范围局限于有关法律制度规定的比较官方的档案材料，而这些档案材料又以文件类为主，实物类档案所占的比重很小。加上高校档案馆普遍存在库房不足的问题，涉及普通教师、学生、微组织的实物类微档案更是难入档案馆的库房。

三、实物类校史微档案资源建设的方法与路径

由于“多、散、弱”这些问题的存在，使得实物类校史微档案资源建设难以有效开展，因此必须从思想意识、体制机制等方面着手，遵循科学有效的方法和路径进行实物类校史微档案的资源建设。

（一）树立“大校史观”，完善校史实物微档案资源建设的体制机制。高校的档案管理机构应该树立一种“大校史观”，提高对校史微档案的重视程度，认真调研梳理涉及普通教师、学生、微组织的实物类微档案的分布与构成，出台相关政策，建章立制，科学制定收集标准。制定管理办法、收集范围制度、查（借）阅制度、利用制度、奖惩制度等使实物类微档案的资源建设做到“有法可依，有章可循”。

（二）建立专门的机构和人员队伍。目前，绝大多数高校档案馆并未设立专门的部门负责实物类校史微档案的管理。二级院系和相关部门的档案管理人员也只是收集了一些教学类的档案材料。针对校史微档案“多、散、弱”的特点，应该建立一套“档案馆—院系—班级”三级网络工作体系，每个班级可指定一名学生负责班级里的实物微档案的收集，再由院系的档案员进行鉴定和挑选，再归档到学校的档案馆的微档案管理部门。这样可以确保最重要的、最有价值的实物微档案不会被遗漏，同时也保证档案馆库房资源具有可持续性。

（三）加大宣传力度，提升实物类高校校史微档案形成主体的档案意识。对数量众多的实物类高校校史微档案形成主体具有良好的档案意识是做好校史微档案资源建设的前提和基础，因此高校档案工作者通过报刊发文、网络媒体、展览等多种形式来加大校史微档案的宣传力度，使广大师生认识到校史微档案的重要意义和基本的鉴定、整理和归档方法与流程，以此夯实实物类校史微档案资源建设的广大主体基础。

（四）提高实物类校史微档案资源建设的信息化水平。由于实物类校史微档案存在“多、散、弱”这些问题，为了能够提高其归档的效率，必须要加强资源建设的信息化工作。高校档案管理部门在做资源建设顶层设计时，要考虑建设统一的实物类校史微档案管理信息系统，可以利用云计算、云存储、云检索等技术将传统档案管理模式升级的智能化网络平台, 它拥有海量存储、实时管理、远程服务等众多应用优势,能实现档案管理软件更新和档案内容的无限扩充。能够让各级专兼职档案员在归档时能够录入微档案的基本信息，上传实物照片，让档案馆的工作人员可以远程指导鉴定和归档。在库房管理中也要利用物联网技术，这样可以在人力有限的情况下保证校史微档案管理的安全、可控、有序。