城市管理档案归档整理问题与对策

2018-11-24青岛市城阳区城市管理局栾晓艳

办公室业务 2018年21期

文/青岛市城阳区城市管理局栾晓艳

档案管理是城市管理系统的重要内容之一，在一定程度上代表了城市综合管理水平的高低。通过城市管理档案，可以清晰准确地了解城市的发展历史，分析当前城市建设现状，预测城市未来发展趋势，由此可见，城市管理档案对城市发展的重要性。

一、加强城市管理档案管理工作的重要意义

（一）为城市管理执法提供借鉴经验和参考意见。随着经济社会的快速发展以及城镇化水平的提高，人们的思想观念和法律意识也发生了翻天覆地的变化，法律意识和自我保护能力不断提高。而城市管理档案准确记录了城市发展的点点滴滴，已经成为城市管理相关案件中的重要证据，城市管理档案越来越被城市管理人员所重视，城市管理档案管理工作也因此得到了许多政府部门的支持，加之，城市档案管理工作责任重大，工作内容比较复杂，涉及范围比较广，相关政府部门要适当地增加资金投入，提供强大的技术支持，将城市管理档案管理工作作为党和政府年度工作的内容之一，从政策、资金以及技术等方面推动城市管理档案管理工作的开展。

（二）指明了城市规划的方向。城市管理档案是衡量一个城市管理水平和文明程度的重要标志，不仅记录了城市规划策略和方向，也全面记录了本次城市规划取得的成绩和出现的问题，未来城市规划建设可以从中汲取以往城市规划建设的成功经验，避免出现重复性的错误，从而最大限度地提高了城市规划建设的准确性。与此同时，城市管理档案也是城市历史变迁的见证者，见证了城市规模从小到大的变化，也体现了城市现代化和科学化水平的不断提升。

二、总结当前我国城市管理档案工作存在的不足之处

（一）城市管理档案管理相关的制度有待进一步完善。我国部分城市政府相关领导并没有意识到城市档案管理对城市持续发展的重要意义，对城市管理档案管理工作的理解比较偏执，甚至有许多城市管理档案管理相关人员错误地认为城市管理档案只是城市发展历史的记录者，对城市未来发展没有任何实质性的意义，这在无形之中阻碍了城市管理档案管理工作的开展。此外，还有一些城市的档案收集管理机制并不健全，没有在第一时间对刚收集的城市信息进行科学合理分类，加之部分城市管理档案管理工作流程比较繁琐，缺少统一的管理标准，以至于很多城市管理档案相关单位只能凭借自己的判断和根据自己的工作量来收集整理各种信息，长此以往，容易造成城市管理档案信息的缺失。

（二）城市管理档案信息收集渠道有限。信息收集是档案管理工作的重要环节，与档案管理水平成正相关，如果档案信息收集流程较长会降低档案管理工作的时效性，收集的档案信息不完整会增加档案管理失误的概率，这些都会拉低城市管理档案管理工作的水平和工作效率，进而降低城市管理档案的参考价值。科学技术在城市管理档案管理工作中的广泛使用在提高城市管理档案管理水平的同时，也激化了城市管理档案资源不足和城市管理档案管理需求增加之间的矛盾，让城市管理档案管理工作效果大打折扣，对城市规划建设等工作产生消极阻碍作用。在现实生活中，很多城市管理档案仍以纸质档案为主，电子档案所占比重较小，更容易受各种自然灾害、火灾以及人为因素等影响，保存管理难度较大。

（三）城市管理档案管理队伍整体素质偏低。许多城市在招聘城市管理档案人员时，过于重视对应聘人员综合素质的考察，降低了应聘人员对档案管理专业能力的标准。以至于一些城市管理档案管理人员并不是档案管理专业毕业的大学生，甚至是与档案管理专业毫不相干专业毕业的大学生，根本没有掌握档案管理基本技巧，缺少档案管理的实践经验，降低了档案管理的专业水平和工作效率。

三、提高城市管理档案管理工作水平的途径

（一）加大城市管理档案管理工作的宣传力度，建立健全城市管理档案管理人员的长期培训机制。政府相关部门可以通过电视台、报纸等传统媒体以及互联网等新媒体进行城市管理档案管理方面的宣传，提高人们对城市管理档案管理工作的认识，正确认识城市管理档案管理工作对城市未来发展的积极意义。建立城市管理档案管理相关的长期培训机制，定期开展档案管理等方面的专业培训，提高档案管理人员的专业水平和工作效率。

（二）增加城市管理档案管理的资金投入。及时更换已经破损严重的档案管理基础设施，研发新型档案管理系统，优化档案管理工作流程，提高档案管理效率。

（三）完善城市管理档案管理相关的各项规章制度。创新档案管理人员的招聘制度，尽量招聘具有档案管理实践经验的人员，完善档案管理人员考核和晋升机制，提高档案管理人员的工作积极性。