论高校教学档案信息化管理

2018-11-24陕西艺术职业学院张静茹

办公室业务 2018年21期

文/陕西艺术职业学院张静茹

目前，在高校档案中，对教学档案管理的要求越来越高，尤其对于声像档案资料来说，更是在科学研究、科研项目等方面发挥着不可比拟的作用和优势。高校不断发展过程中，学科分类越来越完善，教学档案内容与日俱增，以往传统的档案管理难以满足高校档案管理的实际需求，所以必须要加强高校教学档案信息化管理，这已经成为当前高校档案管理的一项重要工作内容。

一、高校教学档案信息化管理的必要性分析

（一）有利于确保高校教学档案管理工作效率的稳步提升。对于计算机网络技术来说，在社会生活的方方面面已经得到了广泛的应用与推广，改变了以往利用手工操作方式的现状，对于高校档案工作效率的提升具有极大的促进作用。通过电子载体的应用，实现了档案管理手段向电子媒介的迅速过渡，将计算机存储量大、处理速度快等优势充分发挥出来，进一步完善档案信息服务。要应用好网络技术，构建教学档案网络管理软件系统，以便于实现网上移交档案、网上查阅下载等。总而言之，通过高校教学档案信息化管理，可以实现档案信息服务模式的创新目标，将档案管理提升至全新的高度。

（二）有利于充分彰显高校教学档案利用价值。教学档案价值与利用效率之间的关系是紧密联系、密不可分的，高校在内涵建设和特色建设过程中，要想实现教学档案信息的高效利用，对高校的建设和发展产生了极其深远的影响。对于公开的教学档案资料，要加强现代信息技术和网络手段的应用，利用者可以及时获得教学档案信息，使档案资源共享性目标的实现成为可能。通过高校教学档案信息化管理，可以为网络教学、教科研项目申报等提供极大地便利。尤其对于纸质档案电子化来说，可以有效避免实体档案出现损坏现象。

二、高校教学档案信息化管理的具体建议

（一）构建平台，创新服务。高校要积极构建档案管理专用网站，以此来进行档案归档、查阅等工作，这是实现档案信息化管理的重要举措。首先，基于档案管理信息化平台，可以增设教学档案栏目，要借助网络来进行教学档案收集、储存等工作，实现纸质档案保管成本的节约性目标，并避免在查阅时浪费过多地打印和复印费用。其次，要加强教学档案网上归档和查阅，严格规范档案归档管理范围，为档案归档整理工作效率的提升创造条件，实现档案的高效利用，从而实现档案管理工作在服务模式、服务内容以及服务手段等方面的创新目标。此外，档案管理网站也要加强与其他相关网站链接在一起，比如教学档案栏目可以与教育信息化中心的课程网站、学习平台以及各个科研机构网站等连接在一起，这对于资源共享性目标的实现也具有极大的帮助，进而确保高校教学档案信息化管理水平的稳步提升。

（二）应用先进技术，创新声像档案资料开发渠道。1.高校要加强数字化手段的应用，将价值较高的声像硬盘、U盘或者光盘与数字化处理结合在一起，做好数据采集工作，提高这些声像资料的使用年限。而且要想顺利完成目录数字化工作，还要对声像资料档案进行分类，实现目录数字化，以便于后续平台的查询与检索。通过信息化手段的应用，还要加强数据库信息化管理平台和检索平台等全方位的联动管理，推动艺术院校、综合类大学之间的资源共享目标的实现，进而充分彰显出声像档案的使用价值。2.高校要构建全新的服务平台开拓全新的服务类型，结合用户需求来进行创新开发。高校要对声像档案资料用户的需求进行充分了解，创新开发多种渠道，进而保证声像档案资料的可操作性。同时，还要对声像档案资料的不同类型特征进行深入分析，确保服务渠道开发的可针对性，以便于满足不同用户的需求。此外，要根据高校校园文化，从影视教育教学实际情况出发，构建相应的论坛，将交流互动渠道拓展开来，在交流与互动过程中，不断提高声像档案资源的利用效率，进而实现声像档案资源的共享性。

（三）注重信息网络平台的安全建设。对于电子档案来说，可以通过网络平台来进行传输，而网络的开放程度比较高，极容易出现计算机病毒和网络黑客等，进而出现严重的网络安全问题。基于此，必须要构建安全保密体系，要重点包括信息化教学档案管理，严格监管档案管理系统，尤其在影音档案资料方面，为教学档案数据库创建安全环境，进而实现教学档案信息网络高效、安全地传输。

（四）加大资金投入力度。在高校教学档案信息化管理中，软硬件档案管理设施也是极其重要的一个方面。其中，档案管理软硬件的更新换代速度极其迅猛，所以高校要加大资金投入力度，提供强大的资金保障。而且高校还要积极购置标准化的教学方案管理软件，所购置的教学档案管理软件要实现文档一体化管理，并具备教学档案全文存储与搜索的功能，从而促进档案管理信息资源库的顺利构建。